新时期档案管理工作探究.doc

新时期档案管理工作探究 　　1 档案管理工作面临的现状 一是档案管理工作的重视程度有所提高。随着现代计算机技术的应用与完善，以及信息的便捷传递，各单位与部门的领导已认识到档案管理工作的重要性。不仅在硬件的配置上而且在软件的提升上都给予了充分的重视，同时对资源和专业人才的配备都给予了相对的倾斜。这给档案管理工作的改进创造了必要的条件。二是档案管理所需的现代化设备相对齐全。电脑、打印机、扫描仪、专业管理软件、多功能保管柜（架）以及监控设备等基本能正常配备。“巧妇难为无米之炊”，有了必要的设备，就为档案管理的新常态提供了保障。比如，进行电子档案的数据化录入，纸质档案存储区域安装各种摄像头等监控设备，确保了档案核心机密的安全性。三是档案管理的信息化建设水平有了提升。无论是机关、事业单位还是事业单位都在向无纸化办公迈进，档案管理工作也随着开始了信息化和数字化。各种档案资料都通过统一的数据库进行录入和管理，方便调阅和查询，使数据分析更准确和便利。有些单位开始将档案管理系统和办公系统以及网络服务系统进行有效整合，从而提升了档案管理的便捷性和高效性。四是有些人对档案管理信息化认识不到位。档案管理信息化作为一种新的档案管理手段，在管理方式及管理理念上与传统的档案管理有一定的差异。在从传统的纸质档案管理向电子信息化管理转换过程中，一些人不能与时俱进改变认识，认为纸质储存才是档案，电脑储存失去了档案的原始意义；另外，档案管理搞信息化建设需要设备资金投入，录入也会浪费大量时间和精力。这些不到位的认识会影响到信息化的进程 2 基于人力资源管理信息化平台制定目标和方案 1、制定人事档案管理信息化的目标 事业单位在人力资源管理信息化平台上，建立内部的档案管理系统和数据库，让人力档案与资源管理相统一，使其变成一个供事业单位各部门查阅和参考的信息源，进而使人力资源管理部门的工作规范化、数字化。这样可以为事业单位发展提供支持，发挥其应有的作用 2、制订人事档案管理信息化的设计方案 事业单位要根据自身的实际情况，在人力资源管理平台上，加入事业单位各部门的业务，填??部门业务信息，建立管理体系。在这一体系中，员工的基本信息及工作岗位的调动，都是档案管理的基本组成部分。这就要求人事档案管理部门明确自己的工作，搜集各部门的人员材料，并对收集的材料分析、鉴别，从中找到有价值的信息进行整合，以纸质或数字的形式保管，并在信息化的系统中增设档案利用的服务，转递档案、统计信息。同时，还要根据业务，在系统中设计数个模块，为事业单位提供服务 （1）档案信息管理 收录到档案中的信息包括员工的基本信息，及相应的档案内容。其中，基本信息包括员工的姓名、性别，在事业单位中设立的档案标号，担任的职务及名称等。而档案部门的工作人员收录这些信息后，管理人员要及时根据员工信息的变化，加入新的信息，及时改正错误的信息，定期查看，排除积存的档案，确保档案的完整 （2）收集材料归档 档案管理部门要在系统中加入数个子菜单，其中包括材料送交、鉴别、归档等，为了解决材料送交出现的错误，还要设立一个材料送交还原功能 （3）档案转递 由于事业单位人事调动或是员工职务发生改变，其档案会随着人员的变动，转移到另一个管理机构，改变其所属的部门，这就要求档案管理部门使用档案转递业务，实现档案的转移。但档案传递菜单的功能不可以单一，而要根据不同的转递情况给出不同的业务。如新员工加入公司或事业单位内部的人事调动、岗位调整等情况，可以设置档案转出、办理转递两个子菜单，把档案变成转入档案，归到转入档案的子菜单中，最后进行接收、查询。但如果是员工离职，或不属于集团的组织要求，只需三个子菜单即可完成，包括调档申请、转递、查询 （4）查借阅 查借阅是档案主要利用方式之一，档案管理部门要设置查阅与借阅的子菜单，为社会和事业单位提供数据服务。因为大部分档案已经做了数字化处理，可以让借阅人员在任何时间、任何地点借阅，支持在线远程业务。查阅包括两个子菜单，即申请和查询，而借阅则是三个子菜单，分别是借阅、归还与查询 （5）查询统计 档案管理人员在查询统计的模块，对各项档案业务进行统计，比如信息综合查询、是否缺档等 3 新常态下完善档案管理工作的有效举措 1.提高对档案管理工作重要性的认识 档案管理工作小到与我们每个人的工作和生活息息相关，大到关系国家方针、政策的制定和调整。档案管理的信息化和数字化，可以对庞大的数据群体进行迅速分析，从而得出最科学的结果，应用到国家的各项建设事业中去。所以，只有全社会都重视档案管理的新常态化建设，我们的档案管理工作才能有实质性、突破性的跨越。利用电子计算机以及专业档案管理软件，可以有效提高档案管理工作的效率，减轻档案管理