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秘书办事篇 2009-4-11 第一章 创造良好的工作环境 一、办公环境的内容: 办公环境主要包括硬环境和软环境 1、硬环境：绿化环境；空气环境；光线环境；声音环境。 2、软环境：工作场所人际环境；接待人员个人素质； 二、优化办公设备的基本要求 1、合理布局：根据工作需要和工作职能布局、保障公共空间和私人空间的独立 2、优化设备：光源；办公桌；办公椅；隔音玻璃；隔音板；百叶窗；档案柜；屏风；空调；电脑、传真机、复印机等办公设备。 三、整理办公桌 办公桌必备物品：电话、电脑、参考书、文具用 品盒、文件夹、办公桌抽屉。 整理办公桌的技巧： 1、将不常用的东西转移到其他地方； 2、清理过期的文件； 3、注意电脑显示器； 4、充分利用办公空间； 5、清理旧的阅读资料。 四、设备规范保养的基本要求 1、严格遵守基本维护保养规范 2、排除常见设备干扰 合理放置办公室设备及物品 电脑是办公室空间里的重要办公设备，一般应有独立的存放空间； 设备资料应放置在既方便他人工作，又不妨碍自己工作的地方； 经常使用的物品放置在容易拿到的地方； 内部共用的常用物品放在位置明显的地方。 意外事故或紧急情况中人身财产损失的控制 安全工作是秘书工作的第一要务 1、采取有效措施，控制事物蔓延； 2、迅速、准确地向相关人员汇报危险发生的情况； 3、迅速、准确的进行事后汇报。 第二章 如何管理上司 时间管理技巧 1、要事第一； 2、以最终的结果来开始行动； 3、学会说“不”； 4、学会对付不速之客； 5、减少冗长的会议； 6、办公桌上的“5S”运动： 整理、整顿、清扫、清洁、修养。 工作计划的拟制 1、整理：学会分类 2、排序：时间管理矩阵图 Ⅰ.重要紧迫 Ⅱ.重要不紧迫 Ⅲ.不重要紧迫 Ⅳ.不重要不紧迫 计划管理工作 一、制定目标与计划 1、确定目标 2、制定计划 二、任务展开，组织实施 三、设置控制点，纠正偏差 1、阶段性成果 2、工作日记 安排约见的原则 区分轻重缓急；准备充分；准时赴约 约见方法：电话、信函、拜访或会议、会晤中确定 约会事务的原则 1、配合上司的时间表； 2、分辨轻重缓急； 3、分析约会； 4、酌留弹性； 5、适当必威体育官网网址； 6、内外兼顾； 细心安排有方法：时间、细节、日程表 约会变更：己方变更、对方变更 旅行事物的安排与管理 旅行准备（与上司一同出差） 出差事务（上司出差秘书留守） 公司事务（上司返回需处理的事项） 掌握为上司挡驾的不同方法和技巧 电话挡驾（一般事项秘书代为转告；重要事项向上司请示，由上司决定） 接待挡驾（没有预约都要挡驾：秘书亲自接待，问明来意；听取求见人意见，将情况做记录书面向上司反映；无理取闹坚决下逐客令） 书信挡驾（一般工作情况书信，做出摘要请上司阅读；要求解决困难和问题的，将信件转有关部门处理；要求违反原则办理私事的向上司汇报以书信方式予以挡驾） 第三章 会管理日常事务 值班工作的主要任务与要求 1、办理上司交办的事项； 2、上传下达，沟通内外； 3、认真处理来函、来电； 4、负责接待工作； 5、掌握上司的外出活动； 6、协调处理安全保卫工作。 值班安排表的制作 值班内容的记录 值班日志、请示汇报、来人登记、 记录制度（接待记录制度、电话记录制度） 值班事务处理方法与技巧 1、做好公务接洽工作； 2、值夜班时汇报情况的技巧； 3、突发事件、紧急情况的处置。 印信管理 1、印章的种类 2、印章的样式 印章的刻制、启用 印章的管理与使用要求 介绍信的管理和使用 成本控制的含义： 所谓成本控制，是企业根据一定时期预先建立的成本管理目标，由成本控制主体在其职权范围内，在生产耗费发生以前和成本控制过程中，对各种影响成本的因素和条件采取的一系列预防和调节措施，以保证成本管理目标实现的管理行为.  成本控制的主要内容 1、合理使用办公文具； 2、正确使用办公设备； 3、利用网络办公。 接打电话流程 接听电话的礼仪规范； 处理好电话投诉； 处理好点好咨询； 如何传电话。 邮件的处理 1、邮件的收进 2、邮件的发出 3、邮件信息系统 第四章 迎接八方来客 接待工作物质准备与心理准备的主要内容 1、物质准备：必备接待用品的准备；辅助用品的准备；良好环境的保持。 2、心理准备：诚恳、尊重、公平、风度、效率。 接待工作的原则 诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事、检省节约、保守秘密 接待工作的基本环节 1、迎客：站立迎接，礼貌招呼；亲切询问，恰当应对；热情有度，举止规范； 2、待客：行走引导；进入房门注意事项；安排座位；准备茶水。 3、送客：起