办公室日常事理.ppt

第二章 办公室日常事务管理;一、办公环境管理 1、办公环境管理的含义与作用 2、办公室环境的布置和管理 3、办公室的布局设计——封闭式、开放式、公寓式 一般来讲，现代办公空间由如下几个部分组成：接待区、会议室、总经理办公室、财务室、员工办公区、贮藏室、茶水间等等。; 二、接打电话 1、接听电话的技巧与要求 （1）接听电话必须及时 （2）接听电话首先问候并通报 （3）做好电话记录 （4）正确处理电话的临时中断 （5）学会处理不在的同事的电话 （6）学会处理转接电话 （7）适时结束电话 （8）同时处理打进来的多个电话 （9）按听打给上司的电话 ;2、打电话的技巧与要求 （1）尽量选择合适的时间打电话 （2）打电话前的准备工作 （3）准确拨号．耐心等待 （4）及时自我通报 （5）要求对方做好电话记录 （6）替上司拨叫电话 （7）拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之 （8）如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话 （9）运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话;注意事项：;3、领导不接电话的处理 （1）领导不在场 （2）领导无暇接电话 （3）领导拒绝接电话 实务演示：接打电话 ;三、领导活动的安排 1、领导活动的预安排 即预先把领导每月、每周、每日的主要活动，在征求意见的基础上列出表格或要点，经审定后印发给每个成员和有关部门。（为什么要这么做？） 分月安排、周安排、日安排 注意事项： （1）服从上级领导和机关的有关活动安排 （2）要分轻重缓急 （3）注意劳逸结合 （4）随时补充、调整 ;2、一些具体领导活动的安排 （1）记者招待会 （2）庆典活动 （3）表彰颁奖会 （4）谈判活动 （5）深入基层调研和检查工作 ★了解领导外出的任务、意图、时间和地点，然后根据具体任务考虑计划和措施 ★制定领导调查研究或检查工作日程表 ★准备有关文件资料 ★积极配合领导搞好调查研究;四、印信管理 1、印章的种类 2、印章的刻制和启用 3、印章的使用 4、印章的保管 5、公章的停用与销毁 6、介绍信的保管和使用;五、值班工作 1、值班的组织形式 专职值班室、专兼职值班室、轮流值班 2、值班工作的任务 ☆承办领导交办的事项—— ☆负责信息传递—— ☆负责工作接待—— ☆处理突发事件——;☆掌握领导外出活动行踪 ☆做好值班记录 电话记录、接待记录、值班日志 实例：某制衣有限公司值班室接到公司仓库的电话，仓库管理员报告成品库起火，火势较大，难以控制，作为公司值班室的秘书要如何做？