用好WordXP的十三个好习惯.docVIP

用好Word XP的十三个好习惯 习惯1　用样式定义文档　 　　很多与Word打了很久交道的人，仍不习惯使用样式功能。其实，这是一个很大失误。使用样式有很多好处。首先，可以方便地重新定义文档格式。其次，更便于组织、统一文档格式，也更便于浏览检查文档内容。文档使用了样式功能，还可以自动生成目录、交叉引用，以及自动进行章节编号。这对撰写书稿来说特别重要！如果不使用样式，文档将难于管理、难于阅读、难于校对，而且文档体积也会变得很臃肿。另外，要想自动生成目录、交叉引用、自动编号，更是难于实现。特别要提醒的是，这样的文档很容易变成坏档、死档。　 样式的使用并不复杂。简单说，就是指定适当的样式给各个段落。比如，这个段落是正文，就指定“正文”样式给它；是标题就指定适当级别的标题样式给它，如“标题1”、“标题2”等。整个文档编辑完后，如果你对某种样式感到不满意，可以修改它，几秒钏内整修文档将随之发生改变，而不用一处一处修改。这就是样式的魅力！　 习惯2　时常处于“普通视图”模式　 　　编辑文档时，最关心的是文本样式。所以，应尽可能处于“普通视图”模式，同时激活“格式”菜单下的“样式和格式”功能。这样，就能随时了解各个段落的样式。尤其是当你处理别人的文档（比如书稿、论文等）时，这将带来很大方便，可以随时从样式区域查看文档各部分的格式定义。　 习惯3　学会查看格式信息　 　　由于新版Word不再使用编码定义格式，所以没有显示编码功能。这是很多Word老用户深感不便的一点。不过，新版Word提供了查看格式信息的其他方式。除可以通过样式区域查看，还能使用“这是什么”功能。按Shift+F1键，这时鼠标指针旁边会多出一个“？”号。在你想了解的段落点一下鼠标，就会出现一个信息框，显示文字、段落的格式信息，而且不论是以样式定义的格式还是直接定义的格式都可以显示出来。这个功能也称为“显示格式”。如果出现“？”后，想放弃显示格式，可以按Esc键，或者不管它，径直输入新的文字即可。　 习惯4　显示段落标记　 　　这个命令在“视图”菜单下。选中它，可显示文档中的段落标记，这种标记是非打印字符。也就是说，你可以在文档中看到，但打印到纸上不会出现它。那它有什么作用呢？实际上，Word所有格式信息都保存在段落标记中。当你一段接一段输入文字时，下一个段落会“继承”上一个段落的格式编码。如果不打开显示段落标记功能，就很有可能陷入迷雾中。　 习惯5　不要用“回车”产生空白行　 　　使用Word时，不少人喜欢以连续回车两次的方式来产生一个空白行。其实，这是不必要的，甚至是错误的，会给文档的保存还来潜在危险。因为前面已经说过，Word每个段落的格式信息是保存在段落标记中的，另外，多数Word文档的体积都比较大，不必要的硬回车会进一步增大文档体积。一个段落用上了两次回车，文档破坏的可能性会大大增加。那么正确的做法是什么呢？单击菜单“格式”，选择“段落”命令，在对话框中通过“段前”、“段后”的行距来定义。　 习惯6　学会使用不同级别的格式　 　　Word中的文档格式由低到高包括三个级别：文字、段落和节。文字格式指字体、文字效果等；段落格式指缩进、制表位、行距、段前间距、段后间距、文本分页控制等；节格式包括页边距、纸张大小、纸张来源、页眉、页脚、页面垂直对齐方式等。　 要军事计划某段文字的格式，需要先选中它。不过，如果要定义一个段落或者一个节的格式，就只需要将光标移动到该段落或该节中的任意位置即可。这里特别要注意的是节。通过状态栏中的提示，你可以知道目前正在编辑哪一节。对于新建的Word文档，默认状态下只有一个节。如果你希望文档各部分有不同的格式、页眉、页码，就需要有多个节。要添加新的节，可以单击菜单“插入”，选择“分隔符”命令，然后在“分节符类型”下面选取需要的类型。接下来，就可以定义那个节的格式、页眉、页脚等。　 习惯7　学会定义页眉和页脚　 　　首先，有一点很重要：对于每一个新建文档，Word都会自动为它加上页眉和页脚，只是这时候页眉和页脚的内容是空白，所以你实际什么也看不到。为了在页眉、页脚位置放上内容，比如数字、图片等，只需单击“视图”菜单，选择“页眉和页脚”命令。此时，光标会出现在页眉位置，同时会出现一个浮动工具栏，通过它，你可以在页眉和页脚之间切换、插入页码、插入日期、设置页码格式，甚至进行页面设置等。将鼠标指针移到按钮上，会出现相应提示，你就知道它们各自是干什么的了。　 如果你的文档有封面，通常不会希望封面也出现页码。为此，可以单击浮动工具栏中的“页面设置”按钮，选中“首页不同”选项。如果要双面打印，可以选中“奇偶页不同”。页眉和页脚属于节一级的格式命令。如果在同一文档内，你需要不同格式的页眉和页脚。比如某书稿分为五个节：扉页（书名页）、目录、正文、附录A（横向）、附录