如何使用GoogleDocs(组图).docx

如何使用Google DocsGoogle Docs是一个基于Web的工具，它有跟Word相近的编辑界面，有一套简单易用的文档权限管理，而且它还记录下所有用户对文档所做的修改。Google Docs的这些功能令它非常适用于网上共享与协作编辑文档。Google Docs甚至可以用于监控责任清晰，目标明确的项目进度。对于简单的项目，它使用起来直接了当，不像dotProject那般复杂。从Writely开始，我就一直在使用这个网上文档编辑工具。Writely被Google买去之后，整个工具跟Google的其它系统如Gmail，Google Spreadsheets等结合在一起，并且更名为Google Docs Spreadsheets。这个教程讲的只是其中的Docs那部分，因此我这里只叫它Google Docs了。?　　另外，跟其它很多Google的产品一样，Google Docs在Firefox上有最好的显示效果，因此，这个教程引用的所有例子都是在Firefox上实现的。?　　登陆Google Docs?　　我一直很纳闷为什么国内的朋友很少知道Google Docs，因为Google Docs的链接如下图，就在Gmail主页的左上角上，一点就进去了。后来我才知道，如果Gmail的显示语言是设成中文的话，这个链接现在是没有的，相信Google Docs的中文版出来来后应该会加上去吧。?　　?　　图1：从英文版的Gmail进到Google Docs　　不过那也问题不大，可以直接从这个网址进去：?　　?　　如果有Gmail帐号的话，可以用Gmail帐号登陆。如果你用习惯了原来的电邮地址，还不想体验Gmail的超级功能的话，你也可以点击登陆页面上的“Create a new Google Account”链接，用你的电邮地址来建立一个Google帐号。?　　2、创建文档?　　在Google创建一个文档非常简单。?　　?　　图2：在Google Docs上创建文档　　如上图，你可以?　　A. 点击“New Doccument”直接创建文档，或是?　　B. 点击“Upload”上传文档。?　　A. 点击“New Doccument”直接创建文档的文件名为“Untitled”，改文件名如下图，?　　?　　图3：更改文件名B. 点击“Upload”上传文档?　　a. 用户可以从本地电脑把文档直接上传到Google Docs。目前Google Docs支持以下几种文档的上传?　　Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) 及StarOffice (.sxw)?　　一次最大可以上传500k大的文件。具体操作跟一般网站上传文件没有大的区别，如下图，?　　?　　图4：从本地电脑上传文件　　b. 每个Google Docs上的文档都有一个特定的电邮地址，用户也可以向指定的地址电邮创建文档。如下图，?　　?　　图5：电邮上传文件　　可以用两种方式电邮创建文档?　　没有附件的电邮。这时电邮的标题就变成文档的标题，电邮的内容变成文档内容。?　　有附件的电邮。这时每个附件文件名转为文档标题，附件内容转成文档内容。?　　3、编辑文档?　　Google Docs的编辑界面跟Word相似，当然少了很多功能。用户在Google Docs上可以编辑简单的文字格式，表格，图片等。这些功能对一般用户来说已经够用了。?　　我这里主要讲一下添加与修改文字链接，用户可以直接从其它网页或是文档上复制带链接的文字到Google Docs上，但有的时候，用户还是要自己添加和修改文字链接的。?　　如下图，首先用户选择了要加链接的文字后，点击工具栏上的“Link”图标，?　　?　　图6：创建文字链接　　然后在弹出的窗口中填入相应的信息，再点“OK”就行了。见下图，?　　?　　图7：添加与修改文字链接4、协同编辑?　　Google Docs有很容易使用的文档权限管理，因此，Google Docs非常适合用于网上协同编辑文档。　　在Google Docs上有很多种方法进入到文档权限管理的页面。比如，?　　A. 用户可以在Google Doc的第一页文件列表上点击相应的“Share Now”链接。如下图，?　　?　　图8：点击“Share Now”链接进入到文档权限管理的页面　　B. 或者，用户可以在编辑文档的时候点击右上方的“Collaborate”标签进入到文档权限管理的页面。见下图，?　　?　　图9：点击“Collaborate”标签进入到文档权限管理的页面　　Google Docs的文档只有两种权限：?　　协作者。协作者拥有对此文档的可读写权限。协作者也可以修改此文档的权限。但协作者不能删除此文档。?