IP103-项目沟通管理.ppt

水平沟通（horizontal communication） 在团队成员之间，或者在组织同一级别的职能领域内的沟通。 在团队内部，即便是跨越了功能领域，沟通通常会被看作是水平沟通，一般都不太正式。 注意：团队的内部与外部的沟通，通常被看作是垂直的，因为它比较正式。 注意还有：水平沟通有一定弊端：与垂直沟通相比，更容易泄漏信息，造成事态的扩大。 * 组织结构与项目沟通（作业！） 示例：下图是一个项目的组织情况。 。请你自己画出此图（用Visio），然后在图中标注出哪些是垂直沟通，哪些是水平沟通。（此题必做） * 4.2.3 绩效报告 绩效报告（performance reporting） 是主要的项目干系人最关注的信息，是信息发布的主要内容。 绩效报告包含了3种类型的报告： ——状态、进度和预测。 绩效报告是关于项目范围、进度、成本和质量的总的报告信息（可分类编写、发布）。 * 4.2.4 管理收尾工作 在项目或项目阶段结束的时候，所有干系人都关注收尾的结论性信息；还有关于项目的评价信息，以及对项目成功与失败的原因是怎眼解释的。 然而，此时最需要严谨而详细的文档材料——平时的文档管理工作做的如何？。 * * 如何加强项目的沟通？ ——不少人天生就会沟通，但更多的人需要提升自己的沟通技巧。 在决定你将会在事业上取得多大成就的问题上，唯一最重要的因素可能就是成为一名高效的沟通者。 换言之，如果你不能有效地使用口头和书面沟通，那么想取得事业上的伟大成功可能只是空中楼阁。 * 有效召开项目会议 很多人讨厌开会，但是，不开会又没办法。这不怨参会的人，而是会议组织者没有尽到责任。 会议低效的原因： 缺乏充分的通知和准备活动 没有会议日程 不当的或过多的与会人员 缺少控制 政治压力及隐含日程 没有结论或后续内容 * 示例：糟糕的项目会议 某一天，项目负责人忽然注意到项目进度，于是赶快开会。但会议的目的不明，似乎是想通过开会的形式把大家找来，问问情况。 但领导很忙，这个会指派了他的副手来主持。 会议开始之后不久，主持人就从参会者的发言中发现了问题，于是就开始批评、指责、教训，然后，发号施令。 到时间了，会该结束了，于是开始布置任务。参会的人，每一个吭气的，只管低头记录。 …. 可是，过了一个月，又开会了。几乎和上次一样。 * 开会的好处 表4-3 会议给项目团队带来的好处 定义项目、团队成员和核心利益相关者； 提供修订、更新、修改和阐述项目核心状况的讨论区； 为团队成员提供机会，以使其更好地理解他们的贡献会怎样配合整个项目的范围； 通过澄清任务分配以及项目的其他细节，增加工作效率和工作满意度； …. * 开好会的准则 表4-4 给出了举行高效项目会议的准则。摘要如下： 1.在会议召开之前 界定召开会议的目的，确立讨论的基本准则； 确定并邀请那些需要参加会议的人员； 事先通知会议的意图、地点和时间，事先分发会议日程表； 准备所有的演示文稿、讲义或其他资料。 * 2.在会议之中 准时开始和结束会议，开始时要先具体说明召开会议的目的； 以良好的倾听技巧，从所有的与会者处收集信息； 做好笔记，或者安排人员记录会议议程； 保持正轨和切合主题； 借助可视化辅助功能加强信息共享 依据达成的共识或亟待解决的争论，定期总结讨论的成果 如有可能，要以明确的时间限制给与会者安排活动事项 * 3.在散会之后 会议的实际召开的过程和人员、内容等，可能并不是完全按照原来的设计进行的，所以会后要进行回顾，补充新的信息，如： 会议召开的时间和地点，与会人员及项目角色 讨论会议事项，达成的决定或进一步要研究的决策 活动项目，包括由谁来负责以及结束的时间基线，等等 …. * 关于如何演示 按说，演示也会给团队带来很多好处。但演示效果却常常令人失望。 微软的PowerPoint现在业已成为计算机演示文稿的事实标准。但也存在被误用的可能 演示文稿里面增加一些华而不实的小零碎，实际却干扰了演示效果。 事先不很好地计划、设计演示的内容和演讲的材料。 … * 与会者应该更好地倾听（Listening） 很多人不善于倾听。为什么？ 大多数人的语速是每分钟120～140个词，这比人的倾听速度要低得多（有人每分钟却能听600个词）。 说得慢，听得快（但不一定真的听懂），这样的沟通过程，会导致听讲者容易走神。 * * 协作技术 1.视频会议 两人或多人使用集成电话、视频记录与重放技术进行远程交互。 2.桌面视频会议 一般由两个人借助集成计算机、电话、视频记录和回放技术，使用桌面计算机进行远程交互。 3.群件 支持人们更高效率地协同工作的软件。 * 群件GroupWare 是由一组（群）人使用的应用程