谁说汇报不可以赏心悦目 (2).docVIP

谁说汇报不可以赏心悦目 /cfan/2012-04-17/1334631756d59662.shtml ??? 图1?最近经常有朋友问我如何写工作汇报，如何让工作汇报更好看，如何让领导多看两眼自己辛辛苦苦写出来的报告等等诸如此类的问题。于是，我觉得有必要单独开一个章节和大家聊聊关于工作报告设计与优化的话题，让大家以后无论是写Word报告还是PPT报告，都可以做到“赏心悦目”四个字。 策划《电脑爱好者》编辑部? 监制 书童? 撰稿 卓旌国际首席咨询师 包翔 ?首先我讲一件我亲身经历的事情。2007年我曾经为一家电信运营商做管理咨询项目，当我们参加完所有的招标会，过了两周之后对方告诉我们“中标了一半”的结果。我们当时非常诧异，咨询了那么多年，咨询了那么多单位，只听到过“中标”或“不中标”，从来没有听说过“中标了一半”的事情。客户方提出要我们项目组的项目经理与其他竞争对手公司的项目经理参加一次面试，面试成功才算真正中标。我们假想了很多客户可能问的刁钻问题去面试，哪里知道对方啥问题都没问就直截了当地给了我们一张A4纸，上面就印了一道当年的高考作文题，然后让我们结合这个高考题目写一份对这个项目的理解、实施思路和工作执行的商业报告。出门的时候听竞争对手的一位顾问轻轻骂了一句：“我靠，都是报告惹的祸。”由于我平时非常注重各种报告的素材积累，以及报告美化的技能，所以最终我当时作为项目经理在所有候选人中脱颖而出，拿到了这个百万级的管理咨询项目。现在看起来，不是报告惹的祸，而是报告给的幸福！ ??? 图2?话说2010年重庆市政府要求40个区县一把手汇报工作一律采用PPT，4分半钟汇报一年的工作亮色和来年工作憧憬。后来，众多好事者又专访区县一把手，谈谈PPT的制作过程中的艰辛，材料的筛选和拼凑安排等等，其言下之意，制作这样的PPT还是很费神费事的，有些领导甚至还加了几个通宵班才敲定。?为什么政府一改原有汇报形式要求用PPT汇报呢？仔细琢磨一下的话，答案显而易见，其实政府领导已经厌倦听“假空大话”式的Word长篇乏味的催眠型汇报，而是更希望看到简明扼要的悦读型汇报。?一、常犯的工作报告三大误区?结合我这些年的观察，我发现很多职场人士对于写演讲稿、工作计划、工作总结等工作报告存在三种比较常见的误区：?（一）误区一：“写好写坏一个样” ??? 图3?我观察过很多朋友写工作汇报，最近还有好几个朋友让我给他们的工作报告出出主意，我觉得大家对工作报告从认识上可能还不是非常清晰，感觉这个事情是个累赘：一种人认为：“做好做坏就那样，再怎么写也没法改变现实”；第二种人认为：“即使写好了也不给我多加一分钱，随便写写就算了”；第三种人认为：“我千万要写差点，写好了以后都是我写”。坦率的说，在我十年的管理咨询实践中，我没有看见过一位有这样思想的人最终坐上领导位置的，哪怕是个小领导。所以，最后我总结出一条职场黄金定律：“写作是做事，做事就是做人”。?（二）误区二：“只要内容好，形式不关键” ??? 图4?我想很多朋友都参加过“睡会”，大家一到会场等演讲人一开讲听了没多久就找个安稳的姿势一觉睡去，文人雅士们流点口水，彪悍无敌派则直接打起呼噜。你有没有想过这种会议的问题症结在哪？我总结了四个主要原因：一是会议和你本职工作关联不大；二是主管你的领导没有参会；三是台上讲的内容太无聊；四是报告压根没有任何美感可言。其实很多时候，睡会是这几种原因的综合产物。相反，你可以回想一下苹果公司Steve Jobs的每次演讲，他每次都穿几乎一样的黑色套衫和牛仔裤，他演讲的语音语调几乎也不曾改变，但是他的演讲穿透力极强，他的秘诀在哪里呢？除了演讲人出众的演讲才华和深厚的肚才之外，他的演讲报告非常简洁、美观。你可以想象一下，如果Jobs没有这种美轮美奂的幻灯片，他的演讲效果也肯定会大打折扣。所以，这其实给你我一个很重要的启示：报告内容很关键，但形式也很关键！?（三）误区三：“我没学过设计，能做成这样就不错了” ??? 图5?有一次一位我培训的学员问我一个有意思的问题：“老师您觉得孩子和成年人最大的区别在哪里？”我回答道：“尝试！”成年人获取的知识和技能越多，他们对周遭的认知也会相对更周全，但自卫性的思考会越来越多，这直接导致了成年人遇到具有一定挑战性的事情是不像孩子那样敢于尝试。在我接触的很多接受PPT培训的学员大多数都说过这样一句话：“我没学过设计，能做成这样就不错了。”每次我都纠正他们说：“我和你一样也没学过设计，但我们有一件事可能不太一样，那就是你打开电视的时候，我打开了PowerPoint软件。”其实的确如此，我觉得设计没有那么多的高难度动作，关键是敢于尝试、勇于尝试，仅此而已。?二、工作报告优化的五大“魔法术”?接下来，我们将针对以上的一些误区进行“精准打击”，