02-zz会议组织与管理.ppt

组长级干部培训系列 会议的组织与管理 课程目标 掌握如何组织部属开会及调动部属发言的积极性 会议的类型 指导会议 研讨会议 解决问题会议 组长级干部培训系列 zzh-02-* * 会议潜在的功能 沟通 解决问题 危机管理与灾害控制 显示地位 友情赞助 会议组织应遵循的普遍原则 准时开会 以轻松简单的议题开始,然后进入困难耗费时间的议题 不要离题、可印制会议议程 注意时间与进度 会议完毕立即结束 议程计划 为使大家彻底了解会议的目的,应说明的事项与方式各为何? 为使大家勇于发表意见与想法,应按照何种程序,如何发问? 讨论的深度如何,讨论的重点为何? 有那些相关的说明与讨论时所需的资讯及资料须先行准备 说明或讨论的内容中,有无须事先请示上级的事项?会议时间约需若干? 会议的准备 各项必须资料皆应准备,并分发给部属 根据需要,事先准备足够的资料如能预先分发,与会人员尚可先行阅读 预先告知部属开会日期、时间或地点或固定开会日期 请部属先就讨论主题,加以准备 会场布置 选择容易发言、听讲、看到对方的环境，使之能全神贯注进行讨论 须事先充分考量，避免闲杂人等由外窥视，发生影响会议进行的情事 布置会议室时，应避免与会人员任意进出会议室，或其他妨害会议秩序等事情发生 组织部属开会，会场气氛不宜过分凝重，给部属以紧张感 会议的程序 导入议题 1 引发意见 2 归纳要点 4 导出结论 3 发问方式 以全体人员为对象 ? “就此而言，请各位谈一下自己的观点” 指名发问 ? “某某，你的意见是什么呢？” 交替发问 ? “各位，您对某某的意见有何看法？” 反质问发问 ? “某某，您自己对于这项内容的想法怎么 样？” 主持会议的要决 全体人员发言不够热烈时 ? 须以坚强的耐心进行指导，提供感兴趣的话题 ? 引用实例与比喻，以激发共同的兴趣与关心 ? 先向能作答的人员发问，藉以形成讨论的动机， 带动其他人员参与讨论 ? 首先发问的问题，以能用“是”或“否”回答为宜， 在进入“何故？”“为何？”之层次较深的问题 ? 提示足以打动及刺激好奇心的问题，问全体与 会人员 主持会议的要决 部属个性内向时 ? 仅能发问其才能范围内可作答的问题 ? 见解正确的意见，应予适当的鼓励 ? 纵使意见不妥，仍应给予陈述的机会 主持会议的要决 讨论内容过分离题时 ? 可探询离题的内容究竟与议题有何关联 ? 使与会人员的发言内容能与议题产生关 联，并导引重新回到原题上 ? 提议停止已离题的讨论，并须争取谅解 ? 扼要整理讨论后的内容，暂告结束 ? 允许有短暂时间探讨已离题的内容 主持会议的要决 意见都不一致时 ? 要求能对问题再行深入研究 ? 指出不够明确之处 ? 由其他观点提出问题 ? 指出缺失之处 ? 给予暗示 主持会议的要决 出现抽象性意见时 ? 采用5WIH发问方式，以使抽象性意见具 体化 ? 使之提出具体的实例 主持会议的要决 出现内容广泛的意见时 ? 先就意见内容加以整理，再向发言人确认 ? 将整理后的暂时方案向与会人员提出，并 听取其意见 主持会议的要决 发生纠纷时 ? 暂时置之不理 ? 用视线注视以控制场面 ? 以起身动作唤起与会人员对纠纷事件的注意 ? 以黑板提示讨论核心，整理发言内容，并向全 体人员提示 ? 向影响力大的与会人员发问，示意其主动发言 以调解纷争 ? 以巧妙的坚定态度，导引进入井然有序的议程 ? 视情况需要，宣布休息若干分钟 主持会议的要决 与会人员发生争议时 ? 主持人可发言居中调解 ? 暂时置之不理，以使两者情绪恢复冷静 ? 征询其他与会人员的意见 主持会议的要决 部属向你提出抗议时 ? 可使其他与会人员发言，藉以执行全场控 制 ? 充分听取其所坚持论点 ? 主持人切忌不得强行令与会人员屈服 主持会议的要决 部属对主管的结论无法认同时 ? 即使表达方式不同，仍须深切注意与会人 员的发言语气，引导讨论，以完成相同意 见的结论 ? 利用交替发言，由另外与会人员口中向其 他人员沟通 ? 清点赞成与反对人数 主持会议的要决 有习惯性反对者时 ? 务使其能设身处地，为对方的立场设想 ? 体谅其反对意