06-01时间管理与会议管理.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 有哪些“大石块”常常处于我的周时间表格之外？ * 试按更为有效的周计划方式，做下周的周计划： * * * * * * 给4个小组角色定位，解释下一环节的工作 * 介绍人物框架 * 让大家带着问题看VCR * 陈述结束后 看VCR后讨论竞标方案讨论 陈述张贴 先不做评判，就后续知识点铺出去钩选竞标中打中的知识点 * * * * * * ? * ? * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 试着站着开会。 总结会议结果。 准备跟踪的行动计划。 会议结束时花几分钟时间评价一下会议质量。 会议管理的要点 第四单元 时间管理工具篇 内容 工作计划表 “不处理”清单 索引卡／即时贴法 盘点法 名片整理法 1、工作计划表 列出一张工作计划表，应该包括以下各类： 确立工作目标； 注明工作目标的排序； 描述完成目标的各种途径； 选定最佳人选； 将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 编排月/周/日的工作次序并加以执行； 目的：明确工作目标，清晰目标排序，时间期限压力。 * 2、“不处理”清单 列出一张“不处理”清单，应该包括以下各类： 低优先度的项目。除非你已完成所有更高优先度的事 可以合理授权给其它人的任何事 其它人所提的不适当或欠思虑的工作要求 任何即使忽略也不会有什么不良后果的差事 所有你替其他人做，但其实应该是他自己该做的事 目的：计算可节省时间、减轻压力，感觉被“释放” * 3、索引卡／即时贴法 方法 将每一项工作写在一张索引卡片上 把卡片摊在平面上 根据重要性或必要性排出顺序 好处 直观，易于调整 * 4、盘点法 检讨每天所做的事，获得经验教训，将其应用于未来。 重点是评估每天活动的相对生产力。 关注结果而非价值。 运用回馈协助行为改变。 5、名片整理法 分成工作、公司等几个项目来整理名片。 整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，这样较容易翻阅找寻。 立刻在收到的名片上写“当事人”的资料。 与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳名。 名片上除“个人资料外”，另记录其他资料以加深印象。 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 紧急 重要 不重要 偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 不紧急 紧急 重要 不重要 不紧急 偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机 偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂 紧急 重要 不重要 不紧急 紧急 重要 不重要 不紧急 偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生 合理地分配时间 懂得“重要的少数与琐碎的多数”的原理 掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中；但是有效进行时间管理的人，总是确保最关键的活动具有最高的优先级。 与别人的时间取得协作 任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。 我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。 认清并适应组织的节奏性与周期性是成功的要素。 制定规则、遵守纪律 1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。 没有规矩、不成方园。 3、时间管理四大法则 帕雷托法则 水杯原理 帕金森法则 效能与效率原则 帕雷托法则 80%的结果来源20%的产出。 水杯原理 如果你不先将大的鹅卵石放进水杯里去，你也许以后永远没机会把它们再放进去了。 帕金森法则 时间象一根皮筋：人总是喜欢在最后期限完成任务。 效能与效率原则 效率是以正确的方式做事，而效能则是做正确的事。 第三单元 时间管理技能篇 内容 目标管理的技能 计划制定的技能 减少干扰的技能 避免拖延的技能 有效授权的技能 委婉拒绝的技能 会议管理的技能 1、目标管理的技能 目标导向的人善于利用时间，完成更多的事情。 目标的设定 写出个人的长远目标，尽力分配你所有的时间。 如果有变，修正目标。 当达到目标时，一定要树立新的目标。 2、计