采购和催交管理作业指导书.docVIP

北京兴油兰州鄯善原油商业储备库 PMC项目部 采购与催交管理 作业指导书 A 梁宝利 杨保增 版本 日期 文件状态 编制人 审核人 批准人 目 录 1. 总则 1 2. 采购 1 2.1 物资采购的原则 1 2.2 物资采购招标工作 2 2.3 采购合同的管理 7 3. 货物催交 9 3.1 催交的任务 9 3.2 催交级别 10 3.3 货物催交工作内容 10 3.4 货物催交工作补救计划 10 总则 编制目的 通过审查EPC承包商的采办程序文件、作业文件及参加必要的采办活动，规范EPC在物资采购、催交过程中的行为，对EPC承包商的采购、催交过程进行监督控制。 适用范围 本作业指导书适用于鄯善兰州原油商业储备库建设工程的物资采购、催交过程中的监督管理。 编制依据 《鄯善原油商业储备库PMC合同协议书》 《兰州原油商业储备库PMC合同协议书》 《》《》2.2.4.1承包商推荐的邀请投标商清单（短名单）应在已有的合格供货厂商（长名单）中。根据拟采购货物的具体要求，选3-5个供货商。凡是响应招标文件要求的供货商，就可以按规定日期进行投标。倘若要向“长名单”以外的供货商询价，应按PMT规定审查内容进行资格审查，合格后报PMC审查和PMT审批，办理工程项目入网证书。 2.2.4.2无论招标还是议标采购，每一类材料、设备至少选择3个投标者，以确保获得在商务和技术上都最具竞争力标书。当出现下列情况而致使承包商无法根据合格供货商名录进行采购时，PMC应要求承包商继续推荐合格供货商，审批办理入网手续。如果确实存在困难，承包商应书面形式向PMC推荐可选项、供货商或技术规定，PMC报请PMT批准，否则，不得继续实施采购活动。 （1）列出的供货商没有投标（没有响应）和/或不能保证最少三个投标者。 （2）要求的设备或材料不在任何一家供货商产品目录中。 （3）列出的任何一家供货商不能满足技术规定和数据表供货的能力。 2.2.4.3除现场采购材料和议标采购外，其余采购将采取邀请招标形式,投标采用密封标书。传真报价只适用于现场采购材料和议标采购。 单一资源推荐及紧急采购 2.2.5.1单一货源推荐需遵守以下准则： （1）承包商准备一份详细的清单----唯一资源论证资料，报PMC审查，PMC提出审查意见后，报请PMT批准。 （2）单一资源供货商应从批准的合格供货商名录中选择。 （3）没有PMT批准之前禁止进行单一资源招标活动。 2.2.5.2紧急采购的条件 （1）工程急需的物资。 （2）采办周期长保证不了工期要求的物资。 （3）施工中设计变更造成设备/材料参数发生变化，且按正常采办程序保证不了工期要求的物资。 （4）品种杂、批量少、非标准的物资。 2.2.5.3紧急采购的商务过程 （1）承包商以电子邮件或传真、电话的方式报请PMC，PMC审查拿出意见后报PMT批复。 （2）PMT同意后，承包商根据PMT批准的技术规格书或技术要求，立刻在合格供货厂商名册中进行询价，按议标的方式货比三家或者进行单一货源采购，择优选择合格的供货商或生产厂家。经PMC审查后报请PMT批准后签订采购合同。 招标文件管理 招标文件可分为技术文件和商务文件两种。其主要包括下列内容： 2.2.6.1询价函(RFQ) 采购询价函(RFQ) ，即招标邀请函，根据采办申请书来提出。询价函(RFQ)是招标文件的总说明和对投标人的总要求。包括：拟招标采购产品名称、规格、数量、参考规范、图纸、数据、要求交货的日期，报价截止日期，报价书份数以及附件。询价函(RFQ)中应要求供货商报两年运行备件价格。附件即投标文件格式。 2.2.6.2投标人须知 投标人须知是对投标人的具体要求，PMC控制内容一般如下： （1）总则。阐明招标的目的，是询求提供招标货物的固定价，并请按照规定的投标截止日期，将完成的投标书送达询价函(RFQ)中所规定的地点。 （2）符合招标文件的声明。投标人应向招标人声明，保证报价完全符合招标文件的要求并没有异议。如果投标人对招标文件及其附件中某些条款有异议时，应在报价偏差表中逐条列出。 （3）技术说明。投标人推荐的货物应满足采购单中所阐明的技术要求。为了能对所推荐的货物有准确详细的了解，投标人应以足够的详细资料数据加以说明。 （4）货物需求一览表及其附件。包括在该招标文件的货物需求一览表及其附件中的有关要求，必须填写完整并与投标书一起返回招标单位。 （5）价格。投标书中的价格应为投标人负责货物生产制造和包装、发送到指定交货地点为止的不变价格（固定价），并应按供货一览表的要求分项列出。 （6）投标费用。投标人不得以任何理由向招标人索取投标费用。 （7）投标书的采用。招标人有权部分采用投标书中的内容或完全不采用。 （8）投标有效期。投标有效期规定为投标截止日期之后多少