管理作业标准及流程.docx

档案管理作业标准及流程1 目的为加强公司档案管理工作，促进档案工作更好地为公司经营和各项工作服务、明确公司应归档的范围，使公司的档案收集更完整、准确，并全面、及时、准确、有效地为公司各项业务提供服务，制定本作业标准及流程。2 适用范围本作业标准及流程适用于公司各中心、成都地区子（分）公司的归档资料的收集、移交及档案利用的相关工作。3 术语和定义3.1 档案收集是指按照一定的原则和方法，将公司经营活动中形成的各种具有保存价值的档案材料集中到公司行政管理单位实行集中统一管理的一项业务工作。3.2 档案提供利用工作,亦称“档案利用服务”、“档案提供利用”，是公司行政管理单位通过一定的方式与方法直接提供档案，为利用者提供服务的一项业务工作。3.3 成都地区子（分）公司是指成都区域范围内、且档案工作由公司总部进行集中管理的各子（分）公司，以下简称“子（分）公司”。4 职责4.1 公司行政管理单位职责4.1.1公司行政管理单位是各中心、各子（分）公司档案的归口管理部门，负责制定档案管理的业务标准，并全面指导、监督、检查各中心、各子（分）公司的档案管理工作。4.1.2公司行政管理单位定期向各中心、各子（分）公司催收应归档的文件材料，以保证档案的及时性和完整性。4.1.3公司行政管理单位按照相关规定为公司业务工作提供档案的查、借阅及复印工作。4.2 各中心、各子（分）公司职责4.2.1各中心、各子（分）公司均应指定专门人员负责做好本单位文件、材料的形成、积累工作，并将具有长期、永久保存价值的资料按规定向公司行政管理单位移交。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。4.2.2各中心、各子（分）公司根据公司有关规定，确定归档文件材料的密级。对绝密类档案单独入柜保管，严防失、泄密事件的发生。4.2.3各子（分）公司行政管理单位按照相关规定为公司业务工作提供档案的查、借阅及复印工作。4.3 财务档案、人事档案、审计档案属于专门档案，不在本作业流程所规范的范围内，应分别由所在职能部门进行妥善保管。5 工作程序5.1 归档文件材料的组成5.1.1反映公司基本建设、经营管理、科学研究等活动而形成的具有保存价值的文件材料。5.1.2公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料；5.1.3公司执行、办理的其他外来文件材料；5.1.4上述归档文件材料包括纸质、照片、实物以及电子（光盘、磁带）等载体形式的历史记录。5.2 归档文件的要求5.2.1归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映公司各项活动的真实内容；5.2.2归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复写纸、热敏纸复写，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批；5.2.3归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、图像清晰，反差良好；5.2.4归档的文件材料应为原件，必须做到法律手续完备，按规定签字盖章。因故无原件的可归档具有凭证作用、法律效用的其他文件材料。5.2.5计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印，应归档修改后的最后定稿。5.2.6归档的文件材料及各种表格，纸张应符合公文格式和档案整编要求。5.2.7归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。5.2.8反映同一内容而形式不同的文件材料应保持一致性。5.3文件材料的收集和移交5.3.1工程项目的档案收集、移交，应符合《交付甲方工程竣工资料管理规范》，并做到工程施工进度与竣工资料形成积累同步，工程竣工验收交接与竣工资料交接同步进行。工程管理部门负责竣工资料的初验、移交工作，公司行政管理单位可协助做好竣工资料的检查指导工作。停建、缓建的项目，责任单位都应收集、整理资料，并自行保管以备查考，不得遗失和销毁。5.3.2经办部门在取得重要证照后，应及时到公司行政管理单位进行归档，并于10个工作日内办理完毕归档手续。重要证件字号、权号等内容发生变更时，经办部门应及时通知公司行政管理单位进行相应变更，并于5个工作日内完成变更申报手续。5.3.3一项工作由几个部门共同参与办理时，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门负责收集归档。5.3.4公司外派学习、考察、调研、参会等公务活动的人员，必须将重要的文件资料向公司行政管理单位办理移交手续。5.3.5文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的或有专门需要的可向公司行政管理单位移交两份。5.3.6各类资料应以纸质形式进行移交归档；移交的资料有电子文档的，责任单位应同时将纸质和电子文档一并向公司行政管理单位移交。5.3.7各中心、子（分）公司向公司行政管理单位移交时，应编制“移交清单”（或由接收方在文件发放签收簿上签字确认），交接双方在认真核对、检查归档文件数量、