第六章 暨南大学兼职档案员培训——学位档案管理.ppt

暨南大学兼职档案员培训——学位档案管理 主讲：林文兴 档案工作QQ群 加入群密码：暨大档案人 暨南大学兼职档案员培训 档案的定义 档案的作用 档案的工作流程 学位研究生档案的收集 学位研究生档案的整理 学位研究生档案的计算机管理 档案的查询利用 档案的定义 档案 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。——摘自《中华人民共和国档案法》 高等学校档案 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 ——摘自《中华人民共和国教育部国家档案局令》（第27号） 档案的作用 查考作用 凭证作用 档案作用的体现 出具证明的原始凭证 各项工作的查考凭据 科学研究的可靠资料 经济建设的重要依据 宣传教育的生动素材 编史修志和档案编研 档案工作业务流程 学位档案材料收集范围 学位档案整理规范 分类编目（2010年学位档案已编目导入系统） 档号由实体分类号和案卷及件号两部分组成 学位研究生档案实体分类号：四位年份-JX16.XX，XX是学位类型用代码表示，博士代码用12，科学学位等代码用13 ，专业学位代码用14 。 如：2010届博士，则实体分类号为:2010-JX16.12 学位研究生档案案卷号：用学位证书编号的后四位编码。 档案整理 按规范将档案材料排序→把同类目材料装订成件（用不锈钢钉或线钉）→每件材料从1开始编写页码（有文字就算1页）→录入计算机系统→打印卷内目录→装袋。 移交归档 打印一式两份移交目录（档案馆和部门各留一份），将档案实体和移交目录同时移交档案馆。 学位研究生档案整理注意事项 下述学位材料必须收集归档 授学位决议 答辩会议记录 论文评阅书 答辩表决票 答辩委员审核表 论文 档案材料装订时必须使用不锈钢钉（可到档案馆免费领取）或线装。如用非不锈钢钉装订的材料要起钉重装。 移交归档的材料必须加盖学校及其相关部门印章。 学习时间可在答辩审核表和学生成绩表获得。 暨南大学档案管理系统应用 登录方式 76 互联网查找：暨南大学档案馆→暨南大学档案管理系统 暨南大学主页→管理服务→校长办公室→部门链接→档案馆→暨南大学档案管理系统 用户登录 学位研究生档案录入及编辑 进入学院学位研究生编辑界面 点击档案管理→部门著录→点击学院名称→即可进入学院学位研究生编辑界面。 添加记录 点击添加案卷，即可添加学位研究生材料。（注意不是添加文件） 修改记录 打开表内查询→输入检索条件→查到数据后，在右边记录窗点击编辑按钮 ，即可编辑学位研究生材料。 输入要求 从实体分类号到学习时间的7项数据填写相应材料。 从授学位决议到其他材料的19项数据除论文题目外，其他只填页数。（页数算法:有文字的都算一页，空白页不计页数） 密级根据论文密级选择，保管期限为长期，存址、全宗号不填。 系统应用界面 学位研究生档案编辑界面 目录打印 卷内目录打印 点击打印所有，弹出打印选择界面→在自定义打印目录栏，点击档案移交目录（单件移交） →选择相关选项→点击打印预览，可预览打印结果→点击菜单栏文件、打印、打印即可打印移交目录 移交目录打印 点击打印所有，弹出打印选择界面→在自定义打印目录栏最下栏目（自定义打印选项上一栏），点击圆点，下拉选择学位档案卷内目录→自定义打印选项栏选案卷→点击打印预览，可预览打印结果→点击菜单栏文件、打印、打印，即可打印移交目录。 打印设置 目录打印需调用部分控件，打印前需放开IE安全权限。设置如下：点击工具→IE选项→安全→自定义级别→下拉找到ActiveX控件选项→选择启用→确定 打印目录已设置页边距，在IE中的页面设置请取消边距及页码。设置如下：文件→页面设置→删除页眉、页脚、页码设置→确定 打印选择 打印设置 打印结果一览 查阅档案 点击综合查询栏目即可跳转查询界面 在输入框输入查询条件（若干条件用空格分隔，原理跟百度相同） 选择所要查询的档案表（可多选和全选） 点击查询，即可查询档案，查询到多条记录可输入页数查询数据。 查阅档案 其中有 符号的表示系统有电子全文。可点击浏览。 谢谢 * * 档案收集与征集 档案分类与立卷 档案保管与统计 档案开发与利用 ↓ ↓ ↓ 研究生成绩表 9 硕士(博士)学位论文答辩申请书 8 学位论文评阅人及答辩委员会成员审核表 7 硕士(博士)学位论文答辩委员会表决票 ☆ 6 硕士(博士)学位论文