如何利用好Email沟通客户-.ppt

如何利用好Email沟通客户 ----抓住他的眼球和红心！ 现代贸易人的幸福和痛苦 相信国际贸易专业的同学们都学过贸易函电，对那些规矩森严的古典函电应该印象很深。想象一下，如果今天还要以那样严格的书面方式来沟通，我们的工作效率会如何？ 幸好，信息社会让我们不必循规蹈矩了，尤其是互联网以及Email的广泛应用使得沟通变得更加随意快捷，这是身为现代贸易人的幸福。 但是，发出去的Email石沉大海，即使电话、传真催促也没有反应，我们的痛苦有谁了解？又有谁能帮忙？自助者天必助之，让我们一起探讨自助之道。 如何让你的Email看起来很美 把握Right Time 寻找Right Person 撰写In the right way and manner 祈求Good luck 表现Your care to them 小技巧 Tips Email背后的你是关键 把握Right Time 什么时候发信有关系么？答案是Absolutely yes. 一般来说周一、周五不适合发信, 因为人同此心，客户这两天往往要处理很多事情，不会很认真的阅读每一封Email, 尤其是push letter,也许随便扫一眼就丢到垃圾箱了。 时差较大的客户如欧洲、西亚中东的客户适合在下午发信，他们可在工作时间马上看到信，有助于提高回复率,如果精力充沛，晚上给美洲客户发信效果更好。 Push letter 最好放在周二周三周四，当然要提高回复率的前提是你的letter 写的足够诱惑，目标客户正好也有此需求，这样的诱惑才是挡不住的！ 寻找Right Person 一封Email 即使写的再好，没有被Right person 读到，也基本等于0，所以要尽可能知道目标客户的Purchase Manger 或者大Boss姓名、Email地址，做到有的放矢。 实在查不到，只好发到info之类的Email等待相关人给你转了，记住要写上Att: Purchase Manager；也可以尝试打电话问，如果运气好，碰上脾气好的前台，是有可能知道采购负责人联系方式的。 撰写In the right way and manner 这个问题最基本也最重要，一封文理不通的Email 怎么可能赢得客户的眼球呢？ 我公司目前业务人员中外语专业的要比国际贸易专业的要多，虽然外语水平顶呱呱，但是不一定能写出好的Email, 一封好的Email，需要具备以下要素： 简练精确的subject Clear、Concise and Precise 的正文 注意商务礼节 （如果刚开始写商务Email,不妨参考以下文章：初學者指南） 简练精确的subject 主题鲜明、准确，让读者一看就知道针对的是哪件事，但不要太长，控制在15个words 以内比较好，毕竟任何人的显示屏宽度都是有限的； 必要的提示语，让读者能想起发出过这样的要求，也能避免被当作垃圾邮件给处理了； 例如： Re: shipment under SC 086 Re: inquiry for alum foil tape of Nov. 21 LC amendment requirements under POxxx-urgent! Clear、Concise and Precise 的正文 语法、单词正确，发送前最好用拼写检查程序查下；涉及到比较专业的贸易词汇或者产品词汇，可否查下词典确保准确？ 短句效果比长句好，尽量用大家熟悉的表达方式和词汇，no big words,不要让客户翻词典，毕竟我们不是在搞文学创作； 段落不宜太长，一般有个3、5行就好了（如果不能自动换行一定要ENTER换行），否则读者肯定会头晕脑胀，更别提认真读您的大作了；当然全文也不要太长，读者喜欢翻页或者不断滚动屏幕。 层次分明，如果事情比较多，最好能来个1、2、3、4;a、b、c、d分清楚； 格式一致美观：发送前把字体、段落格式调整统一； 如果可能，在回复时不要引用那么多原文，把相关文字摘录即可；如果能针对客户每条问题回复更好； 以下举例说明： RES: RES: Re: RES: inquiry for glasswool blanket at BATIMAT Dear Denis, ? The landed cost of glasswool boards is not competitive enough if compared with local producer Isover (Saint-Gobain). There are some reasons for it: ? 1) duties of 12% 2) the freight of $ 4,800 is considered for taxes reason, so th