第8讲采购作业计划和控制.ppt

第6章 采购作业计划和控制 教学目标 理解和掌握采购作业计划的概念和特点 熟练掌握采购作业流程的特点 理解和掌握采购作业控制的内容 6.1 概述 采购作业是指为了向企业提供满足生产和管理所需要的各种物料而必须采取的各种管理性的和事务性的活动。 采购管理也是企业生产经营管理的重要组成内容 . 采购管理是整个企业经营管理活动按照计划开展工作的起点. 有效的采购管理是降低企业经营成本的重要环节. 教学目标 理解和掌握采购作业计划的概念和特点 熟练掌握采购作业流程的特点 理解和掌握采购作业控制的内容 采购作业流程 一般的采购作业流程 供应商管理 生成采购作业计划 询价和洽谈 采购订单 订单跟踪和到货验收 供应商管理 供应商管理主要采取分类管理模式，不同类型的供应商采取不同的管理模式。 分类管理模式的关键在于如何确定分类方式: 根据供应商的信誉和质量来分类; 根据供应商所供物料的市场特性来分类; 根据企业与供应商之间的紧密关系来分类。 1. 供应商评审 供应商评审过程主要是找出哪些供应商能在质量、服务、定价3个方面达到可接受的水平. 质量：可靠性、制造过程、管理与财务状况 服务：能力、灵活性、提前期 定价：价格 2.生成采购作业计划 采购作业计划的主要属性包括采购物料编码、名称、采购批次、采购数量、技术性能要求、采购作业开始日期、物料到货日期、审批人和审批日期等。 采购作业计划特点：近期详细且确认、远期粗略且未确认。 强调：对于没有包括在BOM结构中的生产辅料、办公用品、劳动保护用品等物料，由需求部门或者库管部门提出采购申请，经有关人员审核后才能进行采购。请购单则是这种采购申请的表现形式。 3.询价和洽谈 当采购作业计划生成之后，采购人员应该按照作业计划的要求，依照供应商供货推荐目录，根据供货商的资历和供货档案，选择和联系供应商，并且针对采购作业计划中物料的具体要求洽谈物料的价格、质量、技术性能要求和供货日期等。 询价和洽谈的过程比较复杂，可以通过询价单和报价单的方式完成。 询价单：企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价的单据，这种单据详细列出了需要采购的物料名称、数量、技术性能要求和到货日期等信息。 报价单：供应商在接到询价单后提供的物料供应价格、技术性能特点等信息。 4.采购订单 从信息管理的角度来看，每一个订单都由两部分组成，即订单概述信息和订单明细信息。 按照采购订单的生成、下达、执行和完成的过程，可以把采购订单划分为多个不同的状态。 常用的采购订单的状态是：生成、生成确认、下达、下达确认、取消、完成、超量完成和欠量完成等。 5.订单跟踪和到货验收 订单跟踪是指通过ERP系统可以随时查看已下达的采购订单到达的位置和被供应商处理的状态。订单跟踪的主要目的是确认供应商接收到订单、了解采购订单是否能被按时处理和传递采购订单的变化信息。 到货验收是指所采购的物料到达物料送交地点时采取的验收作业和对验收结果的处理措施。物料到达以后，应该通知有关人员进行物料到货登记，开始物料验收。不同的物料可以采取不同的物料验收方式。 教学目标 理解和掌握采购作业计划的概念和特点 熟练掌握采购作业流程的特点 理解和掌握采购作业控制的内容 6.3 采购作业控制 采购作业控制是指通过设置与采购作业相关的参数，将采购物料的数量和质量控制在预定范围内的风险防范措施。 常用的采购作业控制措施包括 1、 预算控制措施 2、 物料选用目录控制措施 3、 采购订单控制措施 4、质量控制措施 5、财务付款控制措施等。 预算控制措施 预算控制措施是指通过制定采购预算防止实际采购金额超过预算金额的控制方式。预算控制也是企业管理人员审核采购订单时判定该计划是否合理的一个重要依据。 在ERP系统中，有两种常用的采购预算控制方式： 根据总账科目控制采购预算； 根据部门、业务类型和采购物料类型控制采购预算。 物料选用目录控制措施 物料选用目录控制措施是指某些物料的采购必须从批准的物料选用目录中选择，不能随意选择目录之外的物料。 物料选用目录的确定过程是，设计、工艺、采购、质量和标准化等职能部门和技术人员，基于国家标准、行业标准、国际标准、地方标准和企业标准等要求，根据供应商的供货历史状况，按照规定的程序确定。 采购订单控制措施 采购订单控制措施主要控制采购到货的物料数量、采购价格以及到货日期应该满足采购订单中的要求，实际中的数据和采购订单上的数据之差应该在事先规定好的误差范围内。 质量控制措施 质量控制措施是确保采购物料满足设计和工艺提出的技术性能指标要求的措施。如果物料的技术性能指标达到或超过了设计和工艺提出的技术性能指标基准，就认为该物料达到了质量要求。 质量控制措施主要