“数字档案室”系统用户手册 - 太仓市档案局.docVIP

太仓档案局数字档案室项目 用户手册 系统概述 功能结构 本系统主要包括我的工作台、文档管理、业务管理、现形文件、系统管理等5个部分，功能结构如下图： 下面我们将对上述各个功能模块进行详细使用说明。 系统认证 此系统模块的主要作用在于对管理用户的合法性进行认证，并根据不同用户的角色提供相应的功能模块。 从系统管理员那获取用户名和口令。填写用户名和密码登陆系统。 其中，取回密码 可以按用户信息取回对应的密码，而遗失密码也可以向档案局（馆）提出，由馆管理员进行重设。 我的工作台 该模块主要实现对档案单位基本信息的发布，主要功能有公告，政策法规，规定的发布、现形文件查阅中心、业务论坛，档案室基本情况及全宗卷等。 〖公告、法规、规定〗 该子模块主要发布档案馆或着上级单位的通知公告、法规、规定。 〖现行文件查阅中心〗 按下首页现行文件中心按钮进入查阅界面，可以按题名和原文内容查阅现行文件及其它数据。 数据检索 数据检索：可以根据各种设定的查询条件对所有数据进行检索，快速高效帮你找到目标数据。 借阅审批列表 借阅审批文件列表：显示所有提交上来的需要审批的借阅记录。 留言本 留言本：用户留言区域，给于用户对系统的意见，建议的等权利。 全文检索 根据关键字，可以进行条目和原文的具体内容的模糊检索。如检索“中国”，则返回结果 其中点开原文：中国共产党更加清醒认识未来发展问题 可以看到原文中出现“中国”二字。 注意：以上皆为测试数据 〖业务论坛〗 点击业务论坛图标可以进入档案业务指导论坛，来方便的提交自己遇到的问题，和档案的业务之间的交流。 操作类似于一般的论坛。 〖全宗卷〗 本模块列出档案编研的案例信息，供单位人员查看。 〖档案室基本情况〗 本模块主要显示该档案室的基本信息。 〖利用申请提示〗 本模块主要用户提示电子利用申请，以便管理员及时审批。 〖公告、邮件提示〗 页面右下角，出现的提示框，主要用于提示用户有新的公告以及邮件。 〖其他〗 修改密码是简单的用户修改密码功能；邮件反馈用于用户有什么问题时，可以用邮件的方式向本公司反馈；相关链接用户链接常用的网站。 文档管理 该主模块主要是实现文件管理归档、档案著录采集、档案管理和档案检索等。 这里我们将文档管理分为2块区域，左边的树型菜单，我们称为（档案）向导树，右边的我们称为数据区，选择向导树里面的不同的数据库类型，数据区将显示该库的数据。 向导树是档案的类型库列表：文件、档案（文书档案、科技档案等）、资料、以及销毁档案库、条目回收站和文件回收站。 数据区是数据的展示区，可以针对不同的档案类型进行的增加，修改，删除，检索，排序，原文管理等常用的操作。以及报表打印、导入导出、数据检索等功能。 下面，我们以归档文件库为例，进行操作说明： 〖文件归档〗 文件来源 文件来源有2方面，其一，通过太仓市OA，公文流转后直接归档，系统自动提取，存放在未归档文件库；其二，通过著录，包括手动著录以及数据导入。 文件著录、管理 文件的著录以及管理功能类似于档案的著录及管理，这里不累赘，详细请看档案的著录及管理功能。 文件归档 位于数据区上部，是归档按钮设置处，根据定制的档号格式，自动提取档号字段。 需要进行文件归档时，先选取所要归档的文件 在勾选框后面的是件号顺序，可修改。然后定义档号字段，年度，保管期限以及机构问题 如果机构问题的下拉框中无值，说明该单位没有设置过，请到系统维护，机构问题设置模块进行设置子键值。所有工作做好之后，点击归档即可。 而不归档是针对不需要归档的文件，将其移到资料目录下的不归档文件库里去。 〖档案著录〗 档案著录有两种方式：界面式著录和表单式著录。 界面式著录 在数据区，有新增按钮，可以进入著录界面 根据手上的纸质档案填写相应的档案条目信息，保存。如果填写的信息不够全面或者不满足要求，系统会提示。如下：（例） 如果信息填写正确，系统提示保存成功，将出现下图： 首先在标签栏多出了很多按钮。 条目信息填写正确之后，我们要进行原文的挂接，点击上方原文按钮，出现原文挂接界面， 选择相应的文件，（注意太大的文件不建议使用该功能挂接），选择原文类型，挂接，成功后将在著录界面的下方出现该原文信息。 （著录界面A） 至此，一份档案就著录完成了。 续建：当一条档案条目信息著录完成后，我们可以在界面上方看到续建按钮，点击，可以新打开一个著录界面，但是该著录界面的字段信息可以部分继承（继承规则由管理员进行自定义）原条目，例，在上述著录界面A上点击续建，将出现如下界面 复制：当一条档案条目信息著录完成后，我们可以在界面上方看到复制按钮，点击，可以新打开一个著录界面，但是该著录界面的字段信息可以完全复制原条目信息，例，在著录界面A界面上点击复制，将出现如下界面 关联：可以将该份档案与其他档案进行关联。 表单式著录