GDAIS软件汇交资料整理说明.PDF

GDAIS软件汇交资料整理说明 全国地质资料馆 2014年4月14 日 正文报告、附件、审批、附表类整理 • 1）确定最小单位：成果资料的正文报告、附件、审批、附表类资料，按照国 家有关组卷规定，确定电子文件最小归档单位，每个最小归档单位为一个电子 件或者文件夹。 • 2 ）命名：电子文件（夹）的命名必须与文件题名、归档名称保持严格一致， 不允许随意略写，如果题名中有不适合作为文件名的通配符，可以在文件（夹） 名中删除该通配符。 • 3 ）转换归档格式文件：需要预先转成PDF格式文件的，手工转成PDF文件，检 查转出文件质量，确保没有错误，采用与源文件相同的命名，如果采用系统自 动转换，则此步可以不做。 • 4 ）归置：所有要汇交的电子文件，命名后统一或者分类放到文件夹（可以自 定名）中，建议源文件和存档文件放到不同的文件夹。 正文报告、附件、审批、附表类整理 数据库、软件、多媒体数据整理 • 1.数据库数据整理：数据只有源电子文件，不需要存档电子文 件，一个数据库一个文件或一个文件夹（多个文件的放到一个 文件夹中），命名为该数据库的名称，不能用简称，系统直接 挂接就可以。 • 2.软件成果整理：每个软件发布版本、源代码、相关文档放到 一个文件夹中，命名为该软件的名称不能用简称。系统直接挂 接就可以。 • 3.多媒体数据整理：每个多媒体数据放到一个文件或者一个文 件夹，命名为该多媒体名称，系统直接挂接就可以。 附图类电子文件整理（1） • 附图类电子文件整理 – 1）附图源电子文件整理：按附图目录，根据图件顺序号对附图源电子文件进行逐 个整理，每幅图的源电子文件存放到一个文件夹。该图所有图层文件都须放到该 文件夹下，不允许各文件夹之间有共享图层文件。 – 2 ）附图存档电子文件整理：按附图目录，根据图件顺序号整理或生成存档电子文 件，每幅图件的存档电子文件为一个文件。 – 3 ）附图电子文件命名：源电子文件（夹）和存档电子文件的名称，按照“顺序号+ 空格+ 图名” 的形式命名，其中图名需与图件标签上的图名保持一致，如果有特殊符 号不适合做文件名，则将该符号删除。如：“1 南岭地区矿产远景区划图” – 4 ）附图文件归置：分别将源电子文件和存档电子文件放到不同的文件夹下。 附图类电子文件整理 （2 ） • 附图类电子文件整理 – 5 ）录入系统时，先录入存档电子文件，并完善目录，然后将目录 同步到源电子文件，并进行文件挂接。 – 6 ）图件较少（10张图以下）的可以采用逐幅图添加方式录入系统， 使用附图界面下“存档电子文件”页面下的“添加文件”功能逐幅录入， 并补充对应的目录信息。 – 7 ）图件较多可以批量导入，附图管理界面的“存档电子文件”页面 下，使用“导入模版下载”功能，下载图件的导入模版。 – 8 ）填写模版信息，使用“批量导入”功能导入填写后的模版。 – 9 ）使用“挂接附件”功能关联对应的文件。 附图类电子文件整理 （3 ） • 附图册类电子文件整理 • 在一套资料内附图册必须并且只能赋予一个顺序号，不允许赋予多个顺序号。 – 1）存档电子文件整理：将封面、扉页、目录制作到一个PDF文件中，命名为： “顺序号+空格+ 附图册的名称” ，形成封面文件。附图册里每一页图制作成一个 PDF文件，命名为“页码+空格+该幅图的名字” 。 – 2 ）源电子文件的整理：将封面、扉页、目录制作到一个word文件中，放到一个 文件夹中，将该文件夹命名为“顺序号+空格+ 附图册名称” 。附图册里每一页图的 源文件放到一个文件夹中，命名为：“页码+空格+该图幅的名字” 。建议将每个附 图册的源电子文件放到一个文件夹中，不要与别的附图或者附图册混合。 – 3 ）录入系统：在系统的附图第一册中，添加封面文件，包括存档和源电子文件， 然后在存档电子文件中，勾选封面文件，然后点添加册，系统会生成一个与该文 件关联的新图册，在该图册内添加附图册的所有内容，