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文件材料归档范围和档案保管期限表编制 文件起草 一、明确范围与分工 二、文件结构安排 三、保管期限的设定 本课主要内容 一、《规定》制定的背景、意义和原则 二、《规定》内容介绍 三、企业文件材料归档范围与档案保管期限表编制 四、业务指导与审查 《规定》制定的背景、意义和原则 一、背景 《规定》的制定是为了适应社会主义市场经济体制的完善和现代企业制度、现代产权制度的要求，规范企业各类文件材料的归档范围和档案保管期限，使企业档案成为企业内部控制、健全和其管理、依法规范经营的基础，有效地服务企业和其活动的凭证参考需要，并满足国家和公众对企业依法生产经营进行监督管理的要求。 《规定》制定的背景、意义和原则 意义： 《规定》是一部新形势下企业档案业务建设的重要规章，是改革开放以来我国企业档案工作提升发展的重要成果，是企业科学界定文件材料归档范围，准确划定保管期限的重要指南。《规定》的贯彻实施，对企业科学编制文件材料归档范围和档案保管期限表，推动企业和国家档案资源建设具有重要意义。 《规定》制定的背景、意义和原则 《规定》制定遵循以下列原则： 一、法规一致原则。 二、科学发展原则。 三、与时俱进原则。 四、明确责任原则。 《规定》内容介绍 《规定》的性质与效力 《规定》以令的形式颁布，属于国务院部门规章，其效力高于一般的由部门制定的规范性文件。因此，其他有关企业文件材料归档范围和档案保管期限的办法、标准、规范与本《规定》相冲突出时以本《规定》为准。 《规定》与其他规范、标准等的关系 一、《规定》与《企业档案工作规范》的关系 二、《规定》与《国有企业文件材料归档办法》的关系 三、《规定》与其他办法、标准规范的关系 《规定》正文内容释义及特色 一、正文内容条文释义 二、正文条款特色 《规定》正文特色 一、明确了归档范围的划分标准 二、明确了管理类档案保管期限界定标准 三、将保管期限三分法改为标时制 四、对国有企业文件材料归档范围和档案保管期限表设置了调查机制 《规定》附表内容及特色 一、《企业管理类档案保管期限表》内容组织与排序 1、依文件材料产生的先后顺序，把企业设立过程形成的文件材料排在最前面。 2、依据文件材料的重要程度排列，把有关企业资产、资本、治理等重要文件材料置于前，其他置于后，把与企业领导活动有关的文件材料置于前，把其他活动文件续后。 3、多种逻辑关系综合运行，其中包括来源原则结合档案类、企业活动分类原则进行。 4、对外部来文不再进行细化，而把重点放到本企业。 5、采用文种与事由相结合的方法，先叙述通用文种，再叙述每一事由下的其他文件。 《规定》附表内容及特色 1、进一步细化突出股东大会、董事、监事会形成材料。 2、对资本经营业务产生的文件材料重新梳理。 3、突出了合同、协议等契约文件材料的归档。 4、突出了审计、风险控制、社会责任等文件材料的归档。 5、突出企业经营管理变化趋势，突出资本经营、证券业务。 6、“产品销售”改为“市场营销”。 7、增加了“企业管理”、“项目管理”管理类文件，将能力建设、项目建设、条件保障建设等的管理文件统一命名为“项目管理工作文件材料”纳入经营管理中。 8、信息化工作单列条目。 《规定》附表内容及特色 9、将职工培训文件纳入人力资源管理文件。 10、突出了“外事工作”方面工作文件管理。 11、在“党务工作”中增加了“三重一大”文件归档内容。 12、对于无批复的请示为分两种保管期限。 13、关于生产过程文件的处理。 14、项目建设、设备仪器管理工作中所形成的管理类文件处理。 管理类保管期限表的结构 一、管理类保管期限表的结构：表格内容可进行适当的增和删。 管理类保管期限表的结构 二、文件材料排列方法与编号 1、按照机构序列或职能序列来安排文件材料的排序；机构排序列举文件条目最好到第二级部门。 2、文件材料归档范围和档案保管期限左侧第一栏是编号。编号必须反映出文件材料的分类层级，采用分层编号法(层垒制)，即：第一层用“1”，第二层用“1.1”，第三层用“1.1.1”、“1.1.2”第四层用“1.1.3.1”。 编号最好不要超过四级。 保管期限的处理 相对固定的几类文件材料。 一、计划总结：重要的计划为永久，一般的计划为30年，但工作总结一般都划为永久，这是从存史角度考虑。 二、规章、制度、标准：重要的为永久，一般的划为30年。 三、员工招聘方面的文件材料一般都划为永久 四、劳动合同与人员有关的文件材料：现在员工合同一般分为固定期和无固定期，但凡与人有关的文件材料基本都划为永久保管。 档案保管期限表的作用 一、保管期限表将构成档案价值的来源、内容和形式等因素以及不同角度的衡量标准熔汇成统一的保存价值标准。 二、档案保管期限表是人们长期实践经验的总结和概