QP-17 产品需求识别订单控制程序.docVIP

产品需求识别\订单控制程序 文件编号：QP-17 版本：C 版次：00 制(修)订日期：2010-5-21 生效日期：2010-6-1 文件总页数：6页 修订记录: 版本/号 修订原因 修订日期 修订页次 修订人 C/00 全面改版，更新商务部跟单过程中相关流程内容，增加产品缺料发货联络函和紧急放行单 2010-5-21 全部 曹锦亮 编写:曹锦亮 审核:刘珊红 批准: 杨志强 1.目 的： 控制并规范公司商务作业流程，确保本公司与客户的订单/合同均能符合买卖双方所需，同时确保客户的需求能得到及时、专业的跟进和有效处理，并使订单合同的执行及交付过程受控。 2.适用范围： 与订单评审相关的所有范围。 3.引用文件、定义： 3.1《工程控制程序》……QP-702 3.2《客户投诉及售后服务处理程序》……QP-804 3.3含义： a、投标性报价：针对正在招标的项目，报给各投标开关厂的价格； b、采购性报价：招标结束，报给已中标开关厂的价格； c、待订货项目：已确订中标开关厂，但开关厂尚未订货的项目。 d、标准产品：公司已研发成功并广泛投入市场推广运行的产品。 e、非标产品：不同于标准产品技术要求的产品。 4.权 责： 4.1商务部 4.1.1负责客户资料及其需求信息的记录、收集、整理、归档； 4.1.2负责报价、商务谈判、合同签定、直至产品最终交付的全过程跟进； 4.1.3负责对售后服务、客户报怨、客户投诉信息登记，处理并跟进； 4.1.4同与产品交付全过程有关部门的沟通协调。 4.2工程部 4.2.1负责确认签订《工矿产品购销类合同》所需的《生产细目单及合同评审表》； 4.2.2负责客户及公司业务人员的技术咨询，协助商务部对客户进行的技术层面的交流及确认。 4.3生产中心 4.3.1负责解答商务部对产品交期及外购件等方面信息的咨询； 4.3.2按合同的要求进行产品的生产，质量控制、包装、入库。 4.4售后服务部 分析、解决客户投诉的产品质量问题。 5.程序内容： 5.1 商务信息收集、分类 5.1.1商务信息内容： 5.1.1.1客户的基本资料：包括地址、电话、传真、联系人（采购、技术）等； 5.1.1.2项目信息：正在投标及已中标项目的名称、使用产品的型号及数量、项目投产时间等； 5.1.1.3售后服务及客户投诉信息：包括需要服务的项目名称、产品型号、数量、服务地点、联系人、联系电话等。 5.1.2将客户的信息按地区分类，并相应填入商务部ERP系统的《客户信息》、《已签合同》、《待订项目》的相应栏以备待查。 5.2商务跟进 5.2.1投标性报价 5.2.1.1确定客户基本资料和项目信息后制作《报价单》，由商务部主管审核并加盖报价专用章后传真给客户。 5.2.1.2商务部主管每日整理当天的询价信息，于次日发给销售管理组，由销售管理组通知相应片区业务员跟进并确认最终中标厂家。 5.2.1.3将以上内容填入商务部ERP系统的《报价单》中，以备查询。 5.2.2待订货项目处理 5.2.2.1商务部接到业务员或开关厂通知的已中标但开关厂尚未订货的项目时，应及时将开关厂及项目信息登录到商务部ERP系统的《待订项目》里面； 5.2.2.2定期同开关厂联络，确认项目进展情况（包括是否已同设计院签定技术协议和合同，技术图纸是否已到技术部，是否需要我公司技术支持等），并将跟进情况登录到《待订项目》，直至开关厂订货。 5.2.2.3商务部将项目跟进情况及时反馈给业务员。 5.2.2.4对于设计院已设计我公司产品，但开关厂最终未采购的项目，商务部应归纳整理至《项目流失情况表》，并分析项目流失原因。 5.2.3采购性报价 5.2.3.1确定客户基本资料和项目信息后制作《报价单》，由商务部主管审核并加盖报价专用章后传真给客户。 5.2.3.2同开关厂随时保持联络，直至订货。 5.2.3.3将以上内容填入商务部ERP系统的《报价单》，以备查询 5.2.4订单评审及合同制定 5.2.4.1订单评审： a、收到开关厂书面或口头采购订单后，同开关厂确认项目信息、产品型号、数量、要求交货时间，并要求开关厂提供项目的一次方案图及技术联系人；将以上信息商务部ERP系统的《受订清单》交给工程部，由工程部同开关厂确定具体技术方案及订货明细并制作《生产细目单及合同评审表》； b、商务部接到《生产细目单及合同评审表》后同生产中心确认生产周期，同时此订单流程开始启动，生产中心开始安排生产。 d、对于非标产品，商务部根据工程部提供的《非标产品联络单》组织各相关部门汇审，以确保产品质量。 5.2.4.2合同的签定 a、跟据《生产细目单及合同评审表》