办公室管理案例分析的.pdf

《办公室管理》辅导案例分析 案例一 某公司经理某一天收到一封非常无理的信，是一位与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲要求秘书记录自 己的口授回复：“。。。我没有想到会收到你这样的来信，虽然我们之间已经有那么长时间的往来，但事已至此，我不 得不中止我们之间的一切交易和来往，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！。。。” 这是信件的大致内容，经理要求秘书立即将信件打印寄走。对于秘书，有以下四种行为： A ．“是，好的”然后回到办公室将信件打印寄走。 B ．如果将信件寄走对公司和经理本人都非常不利。秘书想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，因此，为了公司 的利益，哪怕得罪了经理也值得，于是秘书对经理这样说：“经理，这封信不能发，把它撕了算了！” C ．秘书不仅没有退下去打印，反而前进了一步，提出忠告：“经理，请您冷静一点！给对方回一封这样的信，后果 会是什么呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？” D ．当天快下班的时候，秘书将打印出的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以把这封信寄走吗？” 作为秘书，你认为以上行为，哪一种正确？为什么？请阐述分析理由。 分析及要点： ①最优答案为D ②分析：A 行为对于经理的忠实、坚决。作为秘书也确实应具备这样的品质，但仅仅具备“忠实和坚决”，对一位秘 书而言是远远不够的，如果仅仅这样，仍是一种失职行为。B 行为是从整个公司的整体利益出发，对于迷失而言， 这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的，但是它和 C 行为一样超越了秘书的工作角色，所以是不可取得。C 行为从 经理的助手角度考虑是可取的，但是，从秘书的职责考虑，无论如何秘书都不应该干预上司的最后决策，否则是越 权行为。D 行为是最合理的行为。因为，经理和正常人一样，也有情绪波动，不能控制的时候，但当他情绪稳定下 来以后就会进行自我反省。这个时候秘书征求意见，实际上是给经理一次重新决策的机会；作为公司领导，经理有 自己思考问题的角度和方式，他必须权衡与各方关系的利益；总之，作为经理的秘书，在没有弄明白经理的真实感 情之前，你即不是政策的制定者，也不是最后的决策人。 案例二 秘书A 小姐与它男朋友B 供职于同一家公司，他们两个准备在第二年春暖花开的时节结婚，但他们的关系至今公司 内部无人知晓，不过他们准备在年底在公司公开关系。 但是这个时候，A 小姐在出席公司的董事会讨论人事问题时，听到会议内容：最近海南的C 病的很厉害，那边的经 理申请总公司立刻派人接替C 的工作，因为董事会考虑到B 还没有结婚，决定派B 在月底前立刻赴海南接任C 的职 务。按照公司惯例，职员到外地复职，时间最短一年，而且期间不得回家探亲。 请问A 小姐是否应该把董事会上听到消息透漏给它的男朋友B 先生呢？因为不仅明年的婚期有可能耽误，而且即使 结婚也得忍受两地分居的煎熬。 分析及要点： 答案当然是不能泄露给B 先生。原因是人事问题对于一般职员来说，是一个非常敏感的话题，B 先生属于一般职员， A 小姐属于高级秘书，对于秘书最基本的素质是坚守秘书职责（责任感、可靠性、忠于职守），秘书最基本的素质不 应该仅仅表现在口头上，更重要的是在实践中去实践，在关键时刻能坚守。 案例三 秘书A 曾经于数周前多次向其上司转达P 先生打来的电话，但每次得到的回答都是：“这事我不好出面，请转给营业 部主管。”于是当本周P 先生再次打来电话时，秘书A 直接把电话转给了营业部主管。但事后，秘书却被上司叫去， 询问有关P 先生的事情，当时上司怒气冲冲的问到：“P 先生没有给我打过电话过来吗？” 请问你该怎么处理这个问题？ 分析及要点： 首先虽然对上司的出尔反尔感到非常气愤，但出于对自身秘书工作性质的把握，也应该向上司抱歉，首先把责任承 担下来；待上司平静以后再向上司解释：“如果每次都向您请示就好了，请原谅”，上司自然会从你的话语中明白你 的意思，这种回答即避免上司的尴尬，也提醒了上司，要分清责任，你尽到了秘书职责，不卑不亢！这种回答方式 也会另上司愉快的！ 案例四 假设你是公司一名重要合伙人的秘书，这名合伙人的职责是吸收新职员；与其他合作者商量特别任命。一位新来的 打字员告诉你，她似乎感觉到别人已经知道她的很多个人情况，并在背后议论它，请考虑这种情况是如何造成的？ 怎么样才能避免？ 分析及要点： 这种情况说明公司的内部人员有人泄密，作为主管人力资源主管的秘书，你的职责是在事情已经发生的情况下，首 先应该立刻向上司汇报；其次，立刻找到打字员当事人，向他直接渗透有关上司对他的工作非常满意，正在考虑安