03-2015合同评审管理制度.doc

江苏福坤玻璃有限公司管理制度 FK/QGA21-A03-2015 合同评审管理制度 2015-10-20发布 2015-10-21实施 江苏福坤玻璃有限公司 发 布 第一条、目的： 根据客户提供的订单或意向性订单，为了确保能够保质保量地完成订单，对生产能力、物料需求、加工工艺和时间要求、产品价格、物流发货、特殊包装标准有关风险等相关因素进行评审，以降低合同风险，确保合同顺利履行。 第二条、合同评审的使用范围： 公司与客户签订的所有销售合同。 第三条、参加合同评审的各部门职责： 销售部： 1.1负责召集生产、业务、采购、财务、物流等部门参加合同评审； 1.2制作、提供销售合同文本； 1.3报告客户信息、需求、报价等情况； 1.4对参加评审的各部门提出的意见和建议认真记录（使用规定的合同评审记录等），会后整理会议记录，制作合同评审会议纪要，存入客户档案等； 1.5根据评审会的意见，修改合同并与销售员、客户对接，确认修改条款和内容，制作销售合同文本正稿； 1.6向业务技术部下发订单，并在登记表上做好交接登记； 1.7制定每日发货计划。 业务技术部： 2.1负责对合同中客户提出的工艺标准，技术和品质要求、生产的技术难易程度进行评审确认； 2.2对客户提供的订单、电子文本、图纸审查并确认； 2.3对生产难度较大的订单，及时编写“作业指导书”，并组织培训； 2.4按销售部订单的要求制单、下单； 2.5对客户的产品质量进行跟踪检查，产品出厂时提供有效的产品质量合格证、检验报告等。生产部： 3.1负责订单生产难易程度、生产能力、供货期进行评审； 3.2对发货包装要求、包装箱制作、装箱标准进行评审； 3.3根据业务部下单任务制作生产计划，确保按时交货； 3.4根据订单及现有库存情况编制主要原辅材料采购需求计划，填写采购申请单报总经理审批。 采购： 对订单所需的原辅材料评审，核查库存情况，根据生产部提报的采购申请单进行采购，并及时向生产部和销售部沟通、汇报采购进度情况。 财务部： 负责对销售合同的报价评审，测算毛利率、评审资金回笼时间、方式、客户的信誉，资金实力有关风险等。 物流部： 6.1对订单包装要求、发货要求、运输方式、运输成本进行评审，对货架使用、回笼评审；6.2对订单完成情况及时跟单，确保整单包装； 6.3根据销售部的发货计划，制定包装发车计划； 6.4确保所有发货的产品配备产品合格证、装箱单等资料。 总经理： 负责对评审通过后的正式合同进行审核、审批。 8、行政部： 对合同的评审，合同的履行全程进行督查，征求客户的意见，发现问题及时协调解决。 第四条、工作程序： 1、合同分类： 1.1一般合同：指没有特殊加工工艺要求的、尺寸相对统一、加工难度系数较低的销售合同。 1.2特殊合同：指有特殊加工工艺要求、包装要求、尺寸零散、加工难度系数较大的销售合同。 2、基本工作流程： 2.1销售报价：销售部负责搜集汇总客户的信息、需求、报价等情况，进行研究，提出初步的报价方案，与客户沟通、协调，达成初步的销售合同； 2.2合同评审：销售部牵头组织召集相关部门负责人对初步的销售合同进行评审。对评审情况详细记录并制作会议纪要，对评审后的合同与客户做进一步的沟通协调，形成统一意见。 2.3合同制作：对照合同文本，制作正式合同，交客户签字盖章确认。同时，将正式合同文本报公司总经理审核并审批后，加盖公司合同专用章，形成正式有效的合同。 2.4生效后的合同修订：需销售部填写《合同评审表》中合同变更评审内容，根据修订的内容，组织相关评审部门按照原评审资料和新变更内容进行重新评审。相关内容以协议等形式做为合同附件，执行合同管理制度和程序； 2.5评审中的特殊情况：有关部门不能参加评审会议，由销售部门暂时通过电话或微信、短信形式征求评审人的意见，并做好相关记录，事后请缺席的评审人在评审表上补签名确认。 2.6相关记录： 《合同评审表》 《会议签到表》 附加说明： 本标准由公司标准化委员会提出。 本标准由销售部负责起草。 本标准主要起草人：高维静 本标准审查：公司标准化委员会 审定：洪爱萍 本标准解释权归起草单位。 标准审查签字栏 主任 日期 年 月 日 小 组 成 员 江苏福坤玻璃有限公司企业管理标准 合同评审管理制度