文件识别、存放与管理.ppt

文件的识别、存放与管理 讲师：石国利 TEL 温馨提示: 内容提示 第4页至32页为公司文件控制程序的讲解 第33页至38页讲解文件如何管理与存放 幻灯片红色字体为本课程重要内容 文件控制程序 受控文件：供公司内外部使用的,受更改、标识、版本、版序、格式、字体等控制的文件。 DCC：Document Controlling Center 文件控制中心。 外来文件：指从外部获取并由本公司直接引用的文件，如国家/国际标准、法律法规、顾客或供应商提供的文件、材质证明书、变更书等。 支持性文件：支持质量手册及程序文件运作——具体指导每一细节的作业过程的文件（各类检验标准、生产作业指导书、管理规定、作业办法、技术文件以及工程图面等。） 文件控制程序 总经理 ：负责公司质量手册批准； 管理者代表：负责公司程序文件、质量计划、跨部门的三阶文件，以及外来文件批准； 各部门负责人：负责部门的三阶文件及各种表格的批准； 文件中心：负责对本公司所有受控文件的编号、分发、回收、更改进行控制和维护受控文件发放记录,按要求作废失效文件,保证文件持有者手上持有必威体育精装版版本之有效文件。 文件控制程序 文件持有人 收到文件时,应即时签收。 将已失效的受控文件及时退回文控。 妥善保存所有受控文件。 受控文件 无效的受控文件 文件控制程序 文件的分类 公司将管理体系的文件（以下简称文件）分为以下6类。 1）：形成文件的质量方针、目标 2）：质量手册（一阶文件） 3）：程序文件（二阶文件） 4）：支持性文件（三阶文件） 5）：表格（四阶文件） 6）：外来文件 文件控制程序 文件的编制、审核、批准、会签、培训 质量方针，目标由管理者代表编制，总经理批准； 质量手册（一阶文件）由品检部编制，管理者代表审核，总经理批准； 程序文件（二阶文件）由各职能部门编制，管理者代表审核，总经理批准。 支持性文件（三阶文件）由各职能部门编制，部门负责人审核，部门经理或管理者代表批准。 文件控制程序 记录的审批按《记录控制程序》文件执行。 程序文件必须各部门会签，其它文件涉及到相关部门也必须要会签；为确保文件的一致性，在文件发行前均需由公司管理者代表或其代理人进行会签，并在两周内将批准之文件对相关人员进行宣导和培训。 文件控制程序 文件的编号、格式 文控根据下列方式对受控文件进行编号； 质量手册 W-QM-XXX (W:公司简称 QM: 手册代码 XXX: 编号) 程序文件 W-QP-XXX (W:公司简称 QP: 程序文件代码 XXX: 编号) 文件控制程序 部门代号 本厂主要分为以下部门，每一部门以三个英文字母代表其部门。 部门 英文字母 部门 英文字母 人事行政部 ADD 接单 MOD 开发部 PDD 注塑部 PLD 资材部 PUD 灯饰包装 LAD 品检部 QCD 船务部 SHD 太阳能部 SOD UL ULD 木家具 WFD 五金部 MWD 文件控制程序 文件类别 文件名称 英文代码 文件名称 英文代码 公司代码 W 品质手册 QM 组织架构图 OC 检验规范 SIP 程序文件 QP 作业指导书 SOP QC工程图 QC 图纸 DW 产品规格书 PS 文件总览表 DOC 职位说明书 CW 表格 R 控制计划 CP 工艺流程图 TC 产品规格书 检验规范 QC工程图 作业指导书/SOP 文件控制程序 受控文件的版本号用A、B、C至Z二十六个大写英文字母表示，版次用0,1,2,3表示,文件首次定稿版本号“A/0”，第一次更改后版本号改为“A/1”，以此类推，变更到“A/5”后升级到“B/0” ； 各文件中引用到的文件名称用双书名号:《》，引用到的表格名称