会务工作培训教程.ppt

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1 会议概述 2 会务工作流程 3 会务工作具体内容 4 常用会议的组织程序 5 会见与会谈 6 技能训练 教 学 目 的 通过本模块的学习,了解会务工作的基本内容及工作程序,学会拟定会议方案,掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。 教学重点与难点 1、教学重点 会议筹备工作; 会议方案的制作; 会见与会谈的操作程序与方法; 案例分析。 2、教学难点 会议方案的制作; 会场的布置; 案例分析; 技能训练。 案例分析:请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请柬邀请有关部门的领导光临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极,提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知? 一气之下,都回家去了。 事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心, 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢? 1 会议概述 1.1 会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 1.2 会议的要素 1、形式要素:名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 2、内容要素:指导思想、议题、目的、任务、作用。 3、程序要素:会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 4、财务要素:会议经费、会议设备、会议服务设施。 1.3 会议的作用及缺陷  1.会议作用    (1).交流信息,互通情报 (2).发扬民主,科学决策 (3).组织领导,推动工作 (4).带动消费,促进经济 (5).联络感情,塑造形象   2. 会议缺陷   (1).造成时间、精力的浪费   (2).造成经济的浪费   (3).造成信息的重复、浪费   (4).滋长不正之风 1.4 会议的种类  1.按规模分: 特大型(万人以上)、大型(上千人)、 中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)。 2.按性质分: 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分: 定期和非定期。 4、按出席对象分: 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分: 电话会、电视会、广播会、网络会。   6、公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、 股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。   大家谈 你参加过一些什么样的会议?你是否喜欢这些会议?为什么? 1.4 会议的申报与审批 1、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。 2、会议申批的原则 精简从严原则、“一枝笔”原则。 1.5 会议成本意识 会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍(以小时计); B —参加会议的人数; T —会议的时间(以小时为单位)。 1.6 会议秘书工作的基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题; (2)根据议题安排议程、日程; (3)发会议通知,负责会议报到; (4)对与会人员进行编组; (5)布置会场,安排座次; (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等); (7)负责会议签到; (8)会中组织和协调; (9)会场其他组织和管理; (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。 2.文书

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