0118刷品管理规定040701.doc

黄海粮油工业（山东）有限公司 印刷品管理规定 黄海粮油工业（山东）有限公司《印刷品管理规定》已由总经理办公会议于 年 月 日通过，现予公布，自 年 月 日 起施行。 黄海粮油工业（山东）有限公司 总经理 张振涛 年 月 日  目 录  第一章 总则 2 第二章 印刷品的设计、制作和印刷 2 第三章 印刷品的验收入库、保管和费用结算 3 第四章 印刷品的领用发放、使用、收回和报废 5 第五章 罚则 6 第六章 附则 7 第一章 总则 第一条 为了加强对公司印刷品的统一管理，规范公司印刷品的设计、制作、印刷采购、验收、保管、领用和报废管理，保证公司各部门业务正常开展，控制办公费用，特制定本规定。 第二条 本规定适用于公司各部门和全体员工。 第三条 本规定所指印刷品，指公司在业务中需要使用的并需要印刷的单证、宣传册等，包括： 各类单据、表格和报表等； 公司宣传册； 产品宣传册、促销宣传册、促销活动宣传页等； 其它需要印刷的资料。 第二章 印刷品的设计、制作和印刷 第四条 公司现有业务和规章制度中规定使用的各类单据、表格和报表的格式，由公司人力资源与公共事务部企业管理员统一负责设计、制作；需要印刷时，由行政管理员提出申请，填写《印刷申请单》，注明需印刷的理由、资料名称、印刷数量和交货期限等，并附设计、制作的格式样本，交办公室主管审核后，报本部门经理和总经理或副总经理审批。公司领导批准后，交采购部采购员办理采购印刷手续。 第五条 采购部根据批准后的《印刷申请单》，同时联系几家印刷单位，要求印刷单位根据格式样本进行打样，样品经过人力资源与公共事务部企业管理员和经理签字确认后（样品应一式三份，企业管理员、采购员和印刷单位各一份封存，以备验收），采购部根据几家印刷单位的报价、印刷质量、信誉、服务态度、交货期等，与人力资源与公共事务部经理共同确定印刷单位（必要时可以指定印刷单位）、印刷费用和付款条款等。 第六条 确认样品和确定印刷单位、印刷费用和付款条款后，由采购部与印刷单位签订《委托印刷协议》，经副总经理签字批准后生效。《委托印刷协议》一式四份，行政管理员、采购部采购员、财务管理部出纳和印刷单位各执一式。签订《委托印刷协议》后，采购员负责催货、供货跟踪、到货确认和入库协调工作。 第七条 今后各部门需要新增的单据、表格和报表的格式，由使用部门负责设计、制作样本，经人力资源与公共事务部企业管理员签字确认后，由行政管理员负责办理印刷申请审批手续。 新增的单据、表格和报表的印刷手续，按第五条和第六条的规定办理。 第八条 公司宣传册的策划、设计、制作和印刷，由人力资源与公共事务部企业管理员按第四条的规定办理印刷申请审批手续，经公司领导批准后，按第五条和第六条的规定由采购部委托外部专业单位进行策划、设计、制作和印刷。 第九条 各销售部门的产品宣传册、促销宣传册和促销活动宣传页的策划、设计、制作和印刷，由各销售部门负责提出具体实施方案，并办理印刷申请审批手续，经各销售部门经理和公司领导批准后，由采购部联系专业单位进行策划、设计和制作样本，经各销售部门经理在样本上签字确认后，与采购部共同确定印刷单位、费用和付款条款等，并由采购部按第六条的规定办理采购合同签订手续。各销售部门负责配合外部专业单位进行策划、设计和制作。 第十条 公司其它需要印刷的资料的设计、制作，根据具体情况确定。如属于公司统一使用的公共性资料，按第四条、第五条和第六条的规定办理。如属于各部门单独使用的资料，按第九条的规定办理。 第三章 印刷品的验收入库、保管和费用结算 第十一条 公司现有业务和规章制度中规定使用的各类单据、表格和报表印刷后，在印刷单位完成印刷通知送货前，必须由人力资源与公共事务部企业管理员根据封存的样品对印刷品的内容、格式、印刷质量等进行核对和确认，确认无误后由企业管理员签发《印刷品验收单》。《印刷品验收单》一式四份，企业管理员、物流管理部综合库库管员、采购员和印刷单位各留存一份。 第十二条 采购员凭《印刷品验收单》方可通知送货，由采购员填写《送货通知单》一式三份，物流管理部综合库库管员、采购员和印刷单位各留存一份，印刷单位凭《印刷品验收单》和《送货通知单》方可送货。 第十三条 库管员凭《印刷品验收单》和《送货通知单》方可入库。采购员没有《印刷品验收单》擅自通知送货的，综合库库管员不得接收入库；已经送货的，后果由采购员承担；库管员没有接到《印刷品验收单》和《送货通知单》擅自入库的，后果由库管员承担；印刷单位没有《印刷品验收单》和