166河中煤旭阳焦化有限公司会议管理制度.doc

河北中煤旭阳焦化有限公司 发 文 稿 纸 签发： 李庆华 会签： 周调会讨论通过 部门审核： 刘景军 拟稿人： 马强 标题：河北中煤旭阳焦化有限公司 附件： 主送单位：公司高层领导 抄送单位：各车间、部门 打印份数：1 校对人：马强 2014年4月15日拟稿 2014年6月27日发稿 00166 河北中煤旭阳焦化有限公司文件 中旭发（2014）17号 签发人：李庆华 河北中煤旭阳焦化有限公司 （本制度2008年5月第一次修订；2010年4月第二次修订；2014年4月第三次修订） 第一章 总 则 第一条 为规范公司会议管理，提高会议效率，保证会议质量和效果，特制定本制度。 第二章 会议组织 第二条 会前准备 1、通常会前准备工作包括拟定并发出会议通知，与会人员准备会议资料，会议室及会议用品准备等。 2、拟定会议通知。根据各级会议要求，会议组织部门负责草拟会议通知，包括会议议程、参会人员、会议时间、会议地点、会议主题、会场纪律、会议记录人及其他会议要求等，并报会议主持人（参加会议的最高领导）审批确定。 3、发出会议通知。会议组织部门负责将会议主持人审批确定后的会议通知提前发至与会人员邮箱，同时抄送总管理部。公司级会议除紧急会议、临时会议外，会议组织者需提前一个工作日通知参会人员。 4、与会人员准备会议资料。与会人员收到会议通知后，应根据会议准备会议用资料，并在规定的时间内将电子版会议资料发送送至组织部门指定邮箱。组织部门汇总整理后于会前一天发送到与相关人员邮箱，供提前阅读以提高会议讨论效率。对需打印的会议资料，与会人员应提前通知组织部门做好准备。 5、会议室及会议用品准备。会议组织部门根据会议要求，安排会议室及准备会议用品，包括按照会议要求布置参会人员座位、摆放桌签，调试会议用电脑、投影仪、话筒及其他照相摄录等设备，提供镭射笔、插线板、计算器、白板笔、录音笔及配用电池等物品。 6、集团在公司召开的重大会议或公司承办的重要接待会议，由总管理部负责制定详细的会议筹备方案；公司级会议或部门会议一般不准备茶水、矿泉水和水果，如果有需要，经总经理同意后安排行政服务中心或采购部落实。需要摆放桌签的由总管理部统一提供并由会议组织者根据具体会议摆放，需要照相的由总管理部安排，需要摄像、音响、视频、笔记本电脑、投影等设备准备的由信息管理部负责。 第三条 会中管理 1、参会人员应于会前五分钟进入会场就座，并应保持维护会场秩序，保持会场肃静。 2、会议组织者应提前将电子文件按议程确定的发言顺序编号,播放过程中应保持流畅，同时负责将录音笔置于合适位置，保证录音效果。 3、参会人员发言时，要言简意赅，简明扼要，其他人不得随意打断，讨论问题时，要依次发言，要充分发表意见，不能场上不说，场外乱说。 4、与会期间要将手机调成振动或静音，会议期间不允许接打电话，如遇重大事项，在不影响会议的情况下可请示主持人到场外处理。 5、会议期间不得随意出入会场，不得大声喧哗。 第四条 会后管理 1、会议结束后，会议组织部门负责将现场剩余文件和需缴回的文件收讫，需销毁的要及时销毁。 2、整理会议纪要与记录。会议记录人应根据现场文字记录及录音文件整理会议纪要。 3、格式要求。会议纪要需按要求进行编号，其他内容要素应全面，包括会议时间、会议地点、参加人员、会议议题、会议决议及布置的重点工作，并制作工作督办表，要求填写工作内容、完成时间、责任人等。 4、时间要求。会议纪要应于会议结束后24小时内完成整理，48小时内完成审批发布。 5、工作催办。会议组织者根据工作督办表对会议决策事项进行跟踪催办，并在下次会议开始前汇报各事项的完成情况。对会议决策事项的完成时间要求为一个月以上的，应以月为节点进行催办；完成时间要求超过一周、不足一个月的，应以周为节点进行催办；完成时间为一周内的，应以天为节点进行催办。 6、会议精神传达。各级会议的主要决议事项应及时向相关人员传达。 第三章 会议纪律 第五条 会议纪律由总管理部监督并执行考核。 第六条 会议出勤。参会人员无正当理由迟到或早退的，处以每次100元的罚款。如不能参加会议，应向主持人请假，对未请假的缺席人员处以每次200元的罚款。凡请假未获批准而擅自不参会人员处以每次300元的罚款。 第七条 参会者必须自觉遵守会场纪律： （一）会议期间，须将手机调为静音、震动或关机，会议中手机铃响一次，罚手机持有者50元；会议期间一般不允许接打手机，确因特殊情况需要接打手机的，须向会议主持人说明情况，经同意后到会议室外接打手机。 （二）会议期间不准随意走动，不准交头接耳、开小会、闲聊，不准打瞌睡、玩手机或看与会议无关的资料，发现一次罚款50元，并当场批评。因特殊情况需要临时离开会场者，须