4、长春健康教育档案规范细则(正文).doc

长春市健康教育档案规范细则 一、总 则 （一）为了提高我市健康教育档案的质量和管理水平，充分发挥健康教育档案在疾病控制、健康管理和卫生事业发展中的作用，结合我市健康教育工作实际，特制定本实施细则。 （二）健康教育档案是指在健康教育工作中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体形式的文件资料。 （三）健康教育档案是健康教育工作的真实记载，是健康教育工作方法、技巧的一种存储形式，也是健康教育工作经验积累的宝贵财富。健康教育档案必须实行规范化管理，确保档案的完整、准确、系统、真实，有利于档案的开发和利用。 （四）健康教育档案是健康教育工作的重要组成部分。各级、各行业领导必须把这项工作纳入规划、计划、管理制度和健康教育专（兼）职人员的职责范围之中。 （五）各级、各行业单位应配备专（兼）职档案员，并每年定期参加健康教育档案规范化管理培训，以提高档案管理水平。 二、健康教育档案工作岗位责任制 （一）主管健康教育档案工作领导职责 1、应将健康教育档案工作纳入年度工作计划和年度考核目标，并制定和健全相关的管理制度。 2、要求各科室和项目负责人，按规定及时将应立卷归档的文字、声像资料整理移交给健康教育档案管理人员。 3、配合健康教育档案管理人员对档案的收集整理及组卷质量进行检查。 4、协助审查准备归档的文字、声像资料。 （二）健康教育档案管理人员职责 1、热爱健康教育档案管理工作、不断提高政治思想、科学文化和档案管理水平，努力做好本职工作。 2、指导、监督、检查、协助相关科室，做好文字、声像资料的形成、积累和整理归档工作。 3、检查、验收项目档案是否完整、准确、系统。 4、负责各相关科室档案资料的接收、整理、归档立卷、保管利用等工作。 5、对下级档案管理人员进行培训、指导、检查。 三、健康教育档案归档范围及保管期限 （一）组织管理类 1、上级行政主管部门和业务主管部门下发的文件、业务考核标准、中长期健康教育工作规划和工作规范。 2、健康教育各种会议、培训通知、活动记录。工作督导检查相关资料、工作调研报告、工作通报、工作简报、工作信息等资料。 3、年度工作计划、工作总结。人员、设备、经费使用情况。规章制度及各类人员培训相关资料。 4、工作网络情况、基础数据、各类问卷及评价。 （二）宣传活动类 1、各种社会宣传相关资料、健康知识咨询记录。 2、健康知识讲座、健康知识竞赛相关资料。 3、健康知识宣传栏、电子屏幕、报纸、广播、电视宣传相关资料。 4、健康教育宣传品的制作与发放过程中形成的相关资料。 （三）控烟工作类 1、上级行政部门和业务主管部门下发的有关控烟工作的文件及控烟工作考核（评估）标准。 2、本单位有关控烟的文件、规划、计划、总结。 3、有关控烟的政策和法规。 4、控烟组织机构、人员分工、经费使用的相关资料。 5、控烟基线调查、无吸烟家庭和无吸烟学校评比相关资料。 6、控烟知识宣传栏、控烟知识社会宣传、咨询资料。 7、控烟知识培训相关资料。 8、控烟干预措施落实执行情况。 9、控烟标识张贴资料。 10、戒烟门诊工作相关资料。 11、控烟工作督导检查过程中形成的相关资料。 12、控烟宣传品的制作与发放过程中形成的相关资料。 （四）项目类 1、上级下发的项目文件、项目实施方案、项目操作流程。 2、项目可行性报告、项目实施方案、项目工作流程。 3、项目组织机构、人员分工、项目管理制度、项目经费使用情况。 4、项目工作会议、活动、培训记录。 5、项目工作信息、简报。 6、项目培训通知、总结。 7、项目实施过程中形成的所有文字、图片、音像资料。 8、项目督导检查的文字、图片资料。 注：“亿万农民健康促进行动”归入项目类。 （五）保管期限 健康教育档案保管期限为五年。 四、健康教育档案归档要求 （一）文件材料的归档整理单位为件或卷。一事一份的材料为一件。正文与附件为一件。转发文与被转发文为一件。报表、名册、图册等一册为一件。一事多份的材料组成一卷，要填写卷内目录。 （二）档案资料整理要遵循档案资料的形成规律，保持资料的有机联系。 （三）归档资料的质量要求：归档资料应归原件，做到完整、准确。档案资料的形成时间（ 年 月 日）公章必须齐全。 （四）归档步骤 1、集中档案资料，按年度装档。跨年度的资料如长期规划、计划，归入文件资料内容针对的第一年。跨年度的总结归入内容针对的最后一年。 2、确定题目，题名要求能准确揭示文件资料的内容。 3、编写页码，凡是有文字的页面都要标注页码，打印在文件资料底下空白处的正中。 （五）确定档案的盒号 1、第一盒为组织管理类，第二盒为宣传活动类，第三盒为控烟类，第四盒为项目类。将归档文件按顺序装盒，确定每一卷的盒号。每个单位每一年度分类装盒，每盒从1开始编流水号，装满一盒再装下一盒，直至装完。注意盒不能装的太满，适当