OA使用理规则.doc

协同办公系统（OA）使用管理规则 协同办公系统（简称“OA系统”）是公司信息化管理的重要组成部分，为健全公司OA系统的管理制度，规范工作流程，提高办公效率，充分发挥OA系统的作用，保证该系统的运行及安全，加强其维护管理能力，特制定本使用管理规则。 一、OA使用管理包括：用户管理、流程管理、系统维护管理、终端维护管理、邮件系统管理。 二、管理部门 1、信息中心技术部（简称“技术部”）为OA系统的管理部门，负责该系统的维护和管理，保证OA系统安全，为公司员工使用OA系统提供技术服务。 2、各部门、各门店向技术部提供OA系统的用户、用户权限、办公流程、系统功能需求等相关的设置和调整申请。 三、OA系统用户管理 1、OA系统用户管理是指对用户的增加、删除，以及用户属性、权限的设置和调整等管理。 2、按照用户权限与岗位职责一致性原则，需设置OA帐户的新进员工在办理入职后的1天内，由行政人资部（简称“人资部）负责，以OA“新建事项”形式向技术部提出建立和开通OA帐户申请；技术部在收到协同的2天内完成开通的所有工作，并把用户名和原始密码回复人资部；人资部当天把用户名和原始密码转告该员工。 3、新员工收到用户名及原始密码后，可以进入OA系统修改原始密码；用户名和密码是唯一性的，用户本人是用户名及密码的管理者，承担使用该用户名及密码产生的一切后果。 4、各部门、各门店根据各自工作需求，如需增加、删除、调整权限等，由部门负责人以OA“新建事项”形式向技术部提出申请，如涉及公司机密事项权限的，需经主管中心总监、信息中心总监以及常务副总经理审批同意后方可。技术部需在2天内完成该申请。 5、用户权限设定要与员工实际岗位职责相匹配，在用户岗位发生变化时，该用户权限随之变化，用户调整申请以保证系统的安全性。（一）新建事项 1、用途：用于向同事或部门发起协同工作或传递对方所需的信息或文件。 2、主要使用步骤： ①标题：填写协同主题； ②内容：填写需要同事或部门协助解决的事项，要求事项清楚，协同要求明确； ③、④流程：点空白处，选择“新建流程”，选择协同接收人员名字或部门。如只点部门，则部门内包括的所有人员将收到该协同事项。 ⑤插入：如有附件需提交，点击该处，可选择“本地文件”（Word或Excel文件）或“关联协同”（已接收或已发OA事项）。 ⑥立即发送：上述步骤完成后，点击该处，文件就可以流转至相关人员。 （二）待办/已办 1、用途：回复发起者的协同事项。 2、主要使用步骤： ①点击“待办/已办”，双击“处理状态×”； ②阅读协同内容，点击“ 处理”，如有附件，点击“ 附件”阅读； ③填写回复处理意见，并可选择插入“本地文件”（Word或Excel文件）或“关联协同”（已接收或已发OA事项）作为附件； ④如协同事项需时处理，可点击“暂存待办”，但需填写原因以及完成时间； ⑤填写回复意见后，点击“继续并提交”，完成协同事项处理。 ⑥如需把该协同事项保存，点击“继续并归档”，界面弹出“请选择归档的档案夹”，选择“我的文档”，然后点击“确认”即可。 ⑦查找已处理的协同：点击“已办”或“全部”，点击“选择查询条件”，在“标题”、“重要程度”、“发起者”、“发起日期”中选择条件，然后旁边的空白处填写，再后点击“查询”即可弹出所需的内容。建议选择“发起者”较为快捷查找到内容。 （三）表单应用 1、用途：了解同事通过表单形式发来未处理的事项以及根据所需选择“表单模板”中的固定表单填写申请事项。 2、表单应用中包括的申请单 ⑴共用表单： ①借款单 ②内需申请单 ③用车申请单 ④内部费用报销单 ⑵行政中心：发文审批单； ⑶采购部： ①商品条码锁定/解锁申请单 ②采购商品促销协议 ③得一采购合同（费用）审批表 ④采购现金借款单 ⑤得一采购价格调整审查表 ⑷招商部： ①招商专柜装修工程审批表 ②招商新引专柜意向审批表 ③招商专柜撤场审批表 ④得一招商合同（费用）审批表 ⑤得一招商价格调整 ⑸门店： ①专柜水电抄表单 ②门店商品领用单 ③门店商品报损单 ④员工请假单 ⑹百货 ①招商专柜进场装修工程审批表 ②百货专柜新引专柜意向审批表 ③招商专柜撤场审批表 ④百货专柜条款异动（促销活动）报批函 3、内需申请单 ⑴在“表单应用”中选择“内部申请单”，在申请事项中选择申请事项： ①工程设备维修：由工程部负责的工作事项——接收部门和人员：工程部经理； ②行政事务/总经办事项：由行政中心/总经办负责的工作事项——接收部门和人员：行政中心总监； ③电脑设备/配件/耗材：由信息中心技术部负责的工作事项——接收部门和人员：技术部经理； ④广告宣传/装饰耗材/卖场布置：由商品管理部策划组负责的工作事项——接收部门和人员：商品管理部经理或策划员； ⑤监防设备/消防用品：由监防部负责的工