Z01-D-006行政办公管理规定.doc

辽宁龙华汽车部件制造有限公司管理文件 编号：LH/Z01-GD-002-2012 批准：董然涛 行政办公管理规定 2012年5月28日发布 2012年6月1日实施 辽宁龙华汽车部件制造有限公司发布 前 言 为加强龙华公司行政办公的标准化管理，规范办公秩序，提高办公效率，降低行政管理成本。是龙华公司质量体系三级文件之一。 本规定由综合部提出并归口管理。 本规定由综合部起草。 本规定主要起草人：金玉刚 公文制发流程图 责任部门 工作内容 备注 职能部门 拟稿部门 部长 综合部 相关部门 主管经理 综合部 综合部 综合部、 拟稿部门 综合部 综合部 1 目的 为加强龙华公司行政办公的标准化管理，规范办公秩序，提高办公效率，降低行政管理成本。 2 适用范围 本规定适用于龙华公司行政办公的项目运行和过程控制的管理。 3 工作规定 3.1 收文及文书流转 3.1.1 收文必须履行严格的登记手续。根据文件的不同种类，分别登记，并注明时间和编号，以便催办和查阅。 3.1.2 综合部负责接收公文，并把所接收的公文进行登记、编号、注明时间并交有关领导进行批办和传阅。 3.1.3 凡写明公司领导姓名的文件，除注明“亲启”、“亲收”的文件需送领导拆封外，其余一律由综合部秘书统一拆封、编号，登记处理。送公司领导亲收的信件，其他人员不得代拆。 3.1.4 对收到的文件、函件签收拆封时，要进行检查，发现问题及时向对方查询。对开口的文件应查明原因，原则上应拒绝签收。急件随到随办，保证不积压，不误时，不误事。 3.1.5 凡上级文件、重要指示、决议、工作安排、领导讲话、简报等，应由公司综合部部长阅分，秘书按照公司综合部部长提出的阅分意见办理。凡需公司有关领导批阅的文件，秘书要根据领导批示具体意见，及时进行传递和转交。有关部门阅办后，要立即退还公司综合部秘书存档。凡可分清公司所属单位承办的函件、报表、资料等，由公司综合部秘书送交承办单位处理。 3.1.6 文件需转交承办的，须经有关领导批示，由公司综合部秘书办理登记手续后，送到有关部门，严禁直接转交他人或单位。总经理签署批转的文件，前一个阅文者阅后一律转回厂综合部，不准横传。 3.1.7 公司领导需要传阅或借阅的文件，应严格履行登记签字手续，要按顺序传递，按期退回，以免积压或造成丢失泄密。 3.1.8 凡属周知性文件，一般可利用适当的会议或其它形式传达。对主要文件，时间性强，要求传达范围宽的，需经公司领导批示后抄传或复印下发。属于几个单位传阅办理的文件，由公司综合部秘书持文件逐个单位传阅。 3.2 发文及办文规定 3.2.1 以公司名义行文，起草单位应先将文稿送公司综合部审核，如需会签，由起草单位负责办理会签手续，然后呈送公司主管领导签发，最后由公司综合部负责打印、投发，需面送的由起草单位送交。 3.2.2 公司行政文件按专业字号编发，由公司综合部按发文顺序排定，其字号原则上采用部门名称的第一个字（如质字、生字、人劳字等），特殊情况例外。文件的编号由发文单位按自然顺序排定。所有文件头都要按统一规定编写，编号均不得有漏编和重号现象。 3.2.3 办文时必须遵循如下规定： ⑴必须是向上级请示或报告，不得越级行文，严禁多头主送。 ⑵请示与报告要严格区分，符合一文一事的原则，所述问题明确。 ⑶文件底稿要用打印、墨笔或蓝墨水钢笔书写，不准勾划涂改，要符合打字存档规定。 ⑷所有文件必须经主管领导审核批准，需会签的文件，必须经有关单位会签后方能打字。 ⑸发文必须加盖公章。 ⑹按规定划分密级。 3.2.4 要加快办文速度，做到快送、快转、快催办；无丢失、无误办，无泄密。各专业字号文件的执行落实情况，由发文单位负责检查、催办，公司综合部负责监督。对下发到厂属各单位文件的保管情况由综合部定期进行检查和考核。 3.2.5 技术公文由技术部、设备室、质保部按相应标准和要求执行。 3.2.6 本规定未作规定的事项，均按公司有关制度执行。 3.3 公司工作计划和工作总结的编制 3.3.1 根据总经理指示精神，结合我公司工作实际，公司和各单位必须按规定时间和要求，编制、起草年、季工作计划和工作总结。 3.3.2 公司工作计划和工作总结的编制起草，采取“统一领导，归口负责”的原则，各职能单位负责主管系统工作计划、总结的拟定，综合部负责综合汇总。 3.3.3 各单位必须由主管领导或指定专人负责工作计划和工作总结的编制起草工作，按规定时间送交厂综合