企业内部务档案管理制度.doc

企业内部业务档案管理制度 8.8.1总则 1）为了加强对我公司档案的科学管理和搜集、整理工作，有效地保护档案和充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，按照集中统一管理档案的基本原则，结合我院实际情况制定本办法。 2）档案是指在过去和现在的各项活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文件材料、计算材料、图纸、单据、照片、录像、录音、点算磁盘（带）、等不同形式于载体的历史记录。 3）档案的种类包括工程档案、设备仪器档案、文书档案、会计档案、声像档案、电算档案。 4）档案是公司各项活动的历史记录，是国家和社会的宝贵财富，使各项活动的重要凭证和依据。公司各项领导和职工都要关心和保护档案，维护档案的完整与安全。 5）档案管理工作是我公司各项活动的主要组成部分，各部分应将档案管理工作纳入本部门工作，并把文件材料的手机、整理、预立卷工作与各项活动同步进行。 6）档案管理工作在公司经理和总工程师领导下，由档案管理部门具体负责档案的接收、整理、保管、统计、提供利用和按规定向档案馆移送档案等工作。业务上受上级档案行政管理部门的监督和指导。 7）档案管理工作是企业强化内部管理和提高审核质量的重要环节工程造价咨询档案制度的完善、标准与否，反映其内部管理制度和审核质量的高低，它规范着造价咨询单位的执业行为，促使其建立责任追究体制。结合当前实际，我们更应充分认识到由于目前造价咨询市场还存在各种弊端，造价咨询机构片面追求经济利益，执业行为达不到国家和省有关文件的要求，专职人员和兼职人员执业素质高低不同，这就要求造价咨询机构做好档案管理工作，让其成为保证审核质量的强有力屏障，同时也是对主审人员和辅助审核人员一种制度上的管理和约束，起到事后监督（事后控制）的作用。? 1）文件材料的收集与预立卷归档工作，文书档案有资料员负责，其他各类档案有负责，资料员配合或有资料员单独负责。 2）有关部门在考核各部门工作时，应把归档工作加入考核内容之一，并作为奖惩的依据。 3）文件材料的形成与归档范围 （a）设计类 各种依据性文件材料、基础资料各阶段的设计文件图纸、计算书。 （b）设备仪器类 重要仪器设备（10万元以上）开箱验收记录、安装图纸与使用说明、调试运行报告、维修记录及有关改装、报废、挑拨等文件材料及有关文件材料。 （c）点算类 各类引用的点算软件和硬件及相关文字材料、公司开发的项目包括软件及开发过程中各阶段的文字材料和有关文件材料。 （d）声像类 由公司自行制作或引进的照片、幻灯片、录音带、录像带、影片等及其有关文字说明与文件材料。 （e）文书类 1、经公司办公室统一收发的各类正式文件（包括底稿及附件），有关重要活动的文件材料（包括底稿及附件等）。 2、各业务部门直接收发与我公司业务工作有关的各类文件材料（包括底稿及附件）及内部产生的各种重要的文件材料。 （f）会计类 各类会计凭证、会计帐篷、辅助账簿及其它会计材料。 （g）以上未能包括的公司其它活动中直接形成的具有保存价值的文件材料。 2）归档的文件材料必须是原件（定稿）且必须完整、齐全、准确，对不符合要求的，档案部门应予以拒收。 3）归档的文件材料必须符合要求，严禁用圆珠笔或铅笔书，必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写。 4）归档具体要求按照各类档案管理办法。 8.8.3 档案管理与利用 1）档案部门要做好档案工作的标准化、规范化和系统化工作。 2）档案部门对接收的归档才来要进行检查和验收，对不符合归档要求的，应退有关部门重新处理。通过验收的归档材料要及时整理、分类、装订、登记、编目、统计和编织检索工具等。 3）档案部门应做好提供利用工作，编制多种检索工具，建立各类档案的计算机数据库，逐步达到利用计算机进行检索。 4）档案部门应根据工作的需要，做好档案信息的编研工作，并逐步向深层次方向发展，做到档案信息的二次三次开发。 5）档案著录应按照现行的国家标准《档案著录规则》进行，各类档案案卷标题的拟写要充分反映出卷内材料的内容，又要力求做到简明扼要。 6）各类档案的借阅应征得公司领导或部门主管的批准。复制档案应根据不同的内容，征得公司领导或主管部门的同意。 7）档案保管 （a）存放档案应根据各类档案的载体、形式的不同，采用不同个专用设备。 （b）各类档案入库存放次序，应按公司各类档案分类规定排列。 （c）已归档的各类档案，一律不准修改。 （d）存放档案的库房，除档案外不得存放其它物品，且具备良好的卫生环境和防火、防盗、防潮、防高温等措施。库房建设应按照现行国家标准《档案馆建筑设计规范》执行。 （e）定期对库藏档案进行整理、核对、调整，做到分类排列整齐、账物相符。 （f）对破损或载体变质的档案，要及时进行修补或复制。 （g）库藏档案因移交、作废、遗失等，要办理有关手续，编制目