企业档案理规定2012.8.1.doc

1．目的 为规范档案管理工作并保证档案的完整性及必威体育官网网址性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。2．适用范围 本制度适用于涉及公司档案工作的所有相关部门和人员。 3．档案管理组织结构图 4.管理职责 公司的档案工作是在分管副总裁的领导下，由总裁办实行档案工作集中统一管理。总裁办是公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）档案管理工作归口管理的责任部门。 总裁办内设立档案室，由档案室统一管理公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）形成的各种门类、载体的档案资料，并积极提供利用。档案室负责对公司各部门及本企业所属机构（含境外机构）文件材料的收集、整理、立卷归档工作的指导。档案室按规定向总裁办报送所辖范围档案工作情况统计报表。 凡在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向提交备份，从而保证作为档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。归档范围 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等） 政府、项目批文、合同； 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）； 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；年度工作计划及资金计划； 公司的各类合同（含商品房买卖合同）； 5.2.10 公司有效证照、证件、印章； 具有法律效力及保存价值的文件； 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等； 获得的社会荣誉资料； 其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 归档要求 应即时做好档案归档分类保管；应在每最后一天以前将办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向提交备份。 应及时向移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 向提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待专人签收后各留存一联清单备查。 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点： 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； 卷内文件材料应列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 按各类档案资料的必威体育官网网址级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 档案保管期限 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为至五十年左右，短期为年以下。确定档案保管期限的原则 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。 档案必威体育官网网址级别 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 核定密级。 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需副总以上领导批准。 有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经副总以上领导批准。对已到必威体育官网网址期限的档案要请相关部门领导和鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。5.7档案版本号规则 5.7.1所有文件版本编号需要遵守以下标准： 起草阶段的文件版本号