会议管理定征求稿.doc

目的 为加强公司会议的稳定性与高效性,增加对各种会议有效管理,提高会议室使用效率,特制定本管理规定。 适用范围 2.1本规定适用于本公司各部门。 定义 3.1会议室定义：董事大会议室、培训会议室、各部门小会议室。 职责 4.1人事行政部为公司级会议管理的归口部门，各部门为相关会议管理的归口部门。 4.2人事行政部是公司会议室使用管理的归口部门。 5.会议内容 5.1年度会议 5.1.1年度会议在每年一月份召开。 5.1.2会议地点：另行决定。 5.1.3会议流程： 总经理主持并致辞； 各部门作上年度工作总结及下年度工作计划，用PPT形式展示。部门轮流顺序按：财务部、人事行政部、市场部、销售部、售后部、信息部； 下年度公司级工作重点及工作计划安排（总经理指示）。 由总经理或副总对各部门下年度的工作做总结并提出要求。 5.2财务分析会议 5.2.1财务分析会议每月28日（遇休息日延后）召开； 5.2.2会议地点：原则上在公司会议室 5.2.3会议流程： 财务部负责会议的主持； 回顾上次会议纪要及本月公司经营状况、财务状况，参加会议人员按需要另行通知； 由总经理或副总对各部门下年度的工作做总结并提出要求。 5.3部门经理例会 5.3.1部门经理例会每单周五上午9：00召开 5.3.2会议地点：原则上在公司培训会议室 5.3.3会议流程： 总经理负责或委托人主持会议并回顾上次例会的情况 各部门经理人阐述上两周工作的执行情况以及下两周的工作重点，工作中需要协作的部门，以及对协作部门的要求。部门轮流顺序按：市场部、销售部、信息部、售后部、行政人事部、财务部； 总经理或副总对各部门下两周的工作做小结并提出要求。 5.4部门周例会 5.4.1各部门周例会每星期固定时间、地点召开，详见《部门周例会安排表》。 5.4.2会议流程： 部门周例会由各部门负责人主持 部门人员回顾上周计划完成情况，以及下周工作计划，并指出存在的问题和遇到的困难并探讨出解决方案。 部门经理安排下周的工作。 5.5业务例会管理 5.5.1早会、夕会、周会、月会 早会可由销售经理或销售主管以全体会议或分组会议的形式召开 会议可强调当日工作计划和工作重点 会议时间不宜太长 夕会由销售经理主持召开，总结当日工作完成的情况 对当天的工作进行总结，提炼较好的做法并时行推广。 找出工作中出现的问题并提出改进计划（采用PDCA循环）。 对重点客户、重大投诉详细记录，确定工作计划、解决方案和责任人，并对结果进行跟踪；对客户满意的最佳案例，总结经验，推广应用。 制定和评审第二天的工作计划和重点。 会议时间不宜太长。 周会由销售经理主持召开（总经理可视自身状况参加与否） 回顾、总结过去一周的工作及预估绩效达成的差异。 提炼较好的做法并进行推广，对未完善的工作进行分析评估并找出改进方案。 制定下周的工作计划。 月会由总经理主持召开，各部门经理参加 回顾、总结过去的一个月的工作。 对当月的工作进行总结，提炼较好的做法并进行推广。 对未完善的工作进行分析评估并找出改进方案。 制定下月的工作计划。 5.6会议纪律： 5.6.1按时参加会议，不许迟到。如有迟到现象，按10元/次扣罚当事人； 5.6.2有事必须提前向会议主持人请假，未按规定请假或请假未批准，不到会者每次罚款50元（因公出差者除外）； 5.6.3将手机调整到振动档。如有手机铃声响起，按10元/次标准扣罚当事人； 5.6.4会议期间，原则上不许接听电话。如确有必要需接听的应走出会场，不得影响会议正常进行； 5.6.5不能在会议室嬉笑打闹，保持良好的会议形象； 5.6.6正确使用投影仪、白板等会议设备。 5.6.7保持会议室的清洁，会议结束后应自行整理会场。要求如下： 桌椅、电源线放置原位 投影仪、空调、灯关闭 白板擦拭干净，白板笔和板擦放置原位 与会者所用文件、产品等全部带走 5.6.8行政经理在会议室使用完后进行检查，如发现会议室未按要求进行整理的，由人事行政部对该会议组织者处罚金50元。 5.7.会议室预约管理 5.7.1各部门根据工作需要接待客户、召开会议、学习、培训等使用会议室必须提前一天，向行政经理预约，行政经理做好登记并及时指出是否有时间冲突。 5.7.2销售部每月提供《会议清单》给人事行政部，以便行政经理能充分利用公司会议室资源，并合理安排。 5.7.3一般情况下按先预约先使用的原则，如遇特殊情况（重要客户到访、需紧急召开的会议等）行政经理应立即通知相关部门做出调整。 5.7.4若会议须延长时应及时通知行政经理，由行政经理告知相关部门并做好会议时间调整。 6 相关文件 6.1《公司管理制度》 7 相关表单 7.1《会议室使用申请单》 7.2《会议记录》 会议室使用申请单 申请日期： 年 月 日