公司档案理制度模板.doc

重庆**机构档案管理制度（暂行） 1．目的 为了加强档案的管理，有效保护和利用档案，确保项目各类档案资料完整、安全、系统、查阅便捷，充分利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理制度及标准化流程》的相关精神，结合公司关于加强企业档案管理工作的重要通知，特制定本文件。 .适用范围 本文件适用于重庆**机构各类资料、档案的管理。 .术语 资料——是指**机构过去和现在从事生产、经营、管理等活动（包括对内、对外）而形成的各种文字、图表、图纸、声像等不同形式的记录，以及实物。它是形成档案的根本依托和基础来源。 档案——对各类资料按一定规则实施收集、整理、移交、立卷、归档、登记、统一保管所形成的，对国家、社会和本项目有保存价值的不同载体形式的历史记录。 档案前期管理——对资料进行收集、分类、临时保管、整理、移交档案室的阶段。 资料管理员——**机构各部门文员或项目负责人。 档案管理员——**机构档案管理员。 行政人力主管——当资料管理员或档案管理员出现工作交接时，应有行政人力主管参与监交。各业务单位的资料管理员交接时，行政经理担任行政监交人。 档案室——指**机构档案室。 职责 行政人力组是**机构档案管理的职能机构。全面负责**机构对各类档案的管理工作；负责指导/督促/检查各单位按本文件的规定进行资料收集、保管，对资料实施建档、交档的管理；负责档案的保管、利用、销毁的管理。其中： 3.1.1**机构档案室：负责**机构设立的相关基础档案（证照、公司文件、政府往来文件、部分印鉴等）和公司指定要求管理的档案等。 3.1.2各部门档案柜：负责本部门档案和合并接收部门移交的档案管理。 3.1.3各类财务、人事、审计等资料由财务、人事、审计部门负责归档保管。 3.1.4客服助理（内勤） 负责本项目从初步设计到项目竣工交付完成整个实施过程中形成的所有资料的追踪收集。并按业务类别分类保管，按期向项目公司档案管理员移交。 负责在规定的时间内向项目公司档案管理员移交所有收文资料。 负责城建档案向档案馆的移交及竣工资料的验收、移交。 4）负责建立本单位资料管理台帐，记录各类资料、档案的收、存、交、借等环节。本部门工作过程须保留的、和办理完毕的、和其它有利用查考价值的文件材料（包括但不限于〈资料及档案管理明细表〉中的内容），并负责分类整理、登记目录、暂时保管资料、按时向档案管理员移交。移交必须按项目公司档案归档范围、归档时间的要求，及时发起移交流程，完成实物资料的验收归档。 3.1.5合约内业：负责与从工程实施开始到项目结算完成前整个过程中的、与生产成本相关的所有资料的跟踪收集，并逐个单项工程、逐个分包单位分类保管。 3.1.6设计内业：负责从概念设计到方案设计完成全过程以及项目面积测绘过程所形成的所有资料的追踪收集，并逐个项目进行分类保管。 3.1.7行政人力组档案员：负责综合档案的保管，并建立以上档案、资料的管理台帐。指导并督促各业务单位资料管理员对档案实施前期管理。 档案管理的借阅及强制规定 **机构各类员工均不得未经资料管理员或档案管理员登记并同意就存放和使用（必须做到收、发两条线管理）、或延期缴交属于档案管理范围内的资料原件。无论何种渠道取得的资料原件，均必须在取件一个工作日内发起移交流程，并在最短时间内向档案管理员或资料管理员缴交实物。 各单位资料管理员每天下班前清理自己当天的应收、应发、应交、应存资料，查看是否有未分类归集、未缴交、未分发和未收齐的资料，若有当天工作已产生而未收集到资料的现象应立即催收当天的资料原件，必要时单位负责人应协助催收，直至落实；对未归集、未缴交和未分发的资料立即进行处理。 按月移交的资料必须在每月25号-31号内移交。按年移交的资料必须在次年1月内完成移交。 移交档案管理的各类资料，必须是原件或原始资料，如移交原件或原始资料的复印件，必须注明原件保管责任人。 各项目资料管理员在原件移交前，须备份复印件部门留存，以便部门内部员工及时借阅、提高效率，属工程竣工向城建档案馆移交的部分资料，需留存一份原件在本部门。 4.6档案查阅必须设置权限，凡无权限查阅的人员需要查阅时，必须经过档案借阅审批权限人同意，档案管理员按审批的内容提供；查阅前档案管理员必须进行登记；必须在档案管理员的视线范围内查阅；查阅后必须完整地归还档案管理员。所有档案、资料管理员一律不能直接对外借阅档案、资料，若有需要由本公司涉及该项业务的员工按内部借阅程序执行。 附:档案借阅流程: 4.7资料管理员、档案管理员更换时，须由其直接上级与相应行政监交人共同按其所有目录逐项监交资料；新的接任人员必须经相应的行政监交人和单位负责人进行档案管理培训并被相应的行政监交人和单位负责人共同确认合格后方可上岗。 4.8无论何时，资料管理员和档案管理员都必须保