关于物业理处用章的申请-附件：印章管理制度.doc

印章管理制度 目的： 为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。 适用范围： 本制度适用于总物业及下属物业管理处。 印章的刻制和启用： 印章的刻制 1、公司印章的刻制均须报总物业办审批，后呈集团公司签批。 2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。 印章的启用 1、新印章启用前应做好戳记，并留样保存，以便备查。 2、印章启用应由总物业办报集团公司批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。 印章的保管、交接和停用 公司各类印章须设专人保管 1、公司公章、合同专用公章由集团公司指定专人保管，财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由集团公司指定两人分别保管，物业管理处印章由物业客服部负责人保管。 2、印章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 3、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写《印章借用审批表》，征得其部门负责人、总物业经理同意，并经集团公司主要负责人（分管领导）批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。 4、 印章保管人因事离岗时，须由总物业经理指定人员暂时代管，以免贻误工作。 印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。 印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。 印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。 有下列情况，相关印章须停用： 1、公司名称变动； 2、印章使用损坏； 3、印章遗失或被窃，声明作废。 印章停用时须经总物业经理审批，上报集团公司，并将停用印章送集团公司封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。 印章使用 使用范围： 1、凡属以海南XXX物业管理有限公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章； 2、凡属以海南XXX物业管理有限公司XXXXX物业管理处名义签署的协议类文件、对外发文、开具介绍信及业务范围内的文件材料等（如车位使用服务协议（业主）、装饰装修管理协议、房屋托管清洁服务协议（业主）、委托租赁协议（业主）、绿化养护服务协议（业主）、燃气开通联系函、有线电视开户证明、工作联系函、小区通知、物品放行条、施工许可证、施工人员出入证、动火证、加班许可证）一律加盖管理处业务章； 3、凡属以海南XXX物业管理有限公司名义签署的合同类文件加盖合同专用章； 4、凡属财务会计业务类文件（如财务报表、物业服务费缴费通知书、支金往来凭证、收据等）加盖财务专用章。 使用程序： 1、公司公章、合同专用章须用印时，应填写《印章使用审批表》并附需用印文件原件及复印件→部门负责人审核→总物业经理审核→集团公司分管领导签批→用印。 2、管理处业务章须用印时，应填写《印章使用登记表》→部门负责人审核→总物业经理审核→集团公司分管领导签批→用印。 3、财务专用章须用印时，应填写《印章使用审批表》→部门负责人审核→总物业经理审核→集团公司分管领导签批→用印。 4、印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。 5、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经公司领导签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报集团公司备查。 违纪处理 1、违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。 2、印章保管人应将《印章借用审批表》、《印章使用审批表》、《印章使用登记表》保存好，按月汇总存档。 附件1： 印章使用审批表 编号：XZ-BG-015 用印部门 　 发往单位 　 用印文件 　 用印份数 　 印章名称 　 用印日期 年 月 日 事由摘要 　 用印申请人 　 申请日期 年 月 日 部门负责人 　 审核日期 年 月 日 总物业经理 　 复核日期 年 月 日 集团领导 　 签批日期 年 月 日 附件2： 印章使用登记表 编号：XZ-BG-016 序号 印章名称 用印文件/材料 数量 日期 申请人 部门负责人 总物业经理 集团领导 1 　 　 　 　 　 　 　 　 2 　 　 　 　 　 　 　 　 3 　 　 　 　 　 　 　 　 4 　 　 　 　 　 　 　 　 5 　 　 　 　 　 　 　 　 6 　 　 　 　 　 　 　 　 7