办公用品理制度1.doc

发放状态 文件审批 生效日期 受控章 编制 审核 批准 / / / / / / / / 1、目的： 为规范集团办公用品管理，降低费用，特制定本制度。 2、适用范围： 本制度适用于集团全体员工。 3、职责权限： 3.1 行政管理中心是本制度的归口管理部门。 3.2全体员工具有执行、监督的权力和义务。 4、制度细则： 4.1办公用品管理制度 4.1.1本集团办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放、由集团行政管理中心总务部全权负责。 4.1.2办公物品的申请及购置遵循以下程序：各部门将所需办公用品提前10个工作日报至总务部，总务部根据实际用量和库存情况制订购置计划，经行政总监、副总裁审核、总裁批准后购置。 4.1.3 通信设备、特需办公用品和低值消耗品，须经分管副总裁\总裁批准，由总务部负责购置然后记入备用用品保管账目。 4.1.4设备用品发放采取定期发放制度，每月的5日和20日办理，其他时间不予办理。 4.1.5本集团的备用品保管实行“三清、两齐、一致”制度，即材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日清月结。 4.1.6 本集团的备用品仓库由总务部负责，备用品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价等是否与进货相符，按手续验收入库，登记入账。 4.1.7 在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。 4.1.8 各部门设立耐用办公用品档案卡，由总务部定期检查使用情况，如属非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。 4.1.9 总务部负责收回集团调离人员的办公用品和物品。 4.1.10总务部建立集团固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。 4.2办公文具管理规定 4.2.1本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种，具体定义如下： 4.2.1.1消耗品 铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮等。 4.2.1.2管理消耗品 签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。 4.2.1.3管理品 剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥等。 4.2.2文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用是指个人使用保管的用品，如圆珠笔、橡皮、直尺等。部门领用是指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机、打码机等。 4.2.3消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基数（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。 4.2.4本集团的消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品不在此限。 4.2.5本集团的管理品移交时如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。 4.2.6本集团的文具申请应于每月25日由各部门填写“文具用品申请单”交总务部统一采购，并于次月5日前发放，但管理性文具的申请不受上述时间限制。 4.2.7 本集团各部门设立“文具用品领用记录卡”，由总务部统一保管，在文具领用时作登记使用，并控制文具领用状况。 4.2.8文具用品一般由总务部向文具批发商采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的物品，应酌量库存；总务部无法采购的特殊文具，可以经行政总监同意并授权各部门自行采购。 4.2.9 新进人员到职时，由各部门提出文具申请单向总务部领取文具，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余文具一并交总务部。 4.3办公用品发放规定 4.3.1为规范本集团办公用品的存放，减少办公用品损耗量，特制定本规定，各部门在领取、使用办公用品时，应严格遵守节约、高效利用的原则。 4.3.2各部门办公用品应指定专人管理。 4.3.3各部门应于每月25日前将下月所需办公用品计划报总务部。总务部于每月5日前一次性发放各部门所需办公用品。 4.3.4采购人员根据办公室采购计划进行采购，以保证办公室工作的需要。 4.3.5办公用品入库和发放应及时记账，做到账物相符。 4.3.6任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。 4.3.7 加强库房管理和消防工作，防盗、防火。 附件: 办公用品申请管理工作流程图 办公用品购买管理工作流程图 办公用品领用管理工作流程图 附件：1 办公用品申请管理工作流程图 执行者 行政管理中心 监控者 行政总监 行为实施环节 各部门 行政管理中心 行政总监 管 理 行 为 附件：2 办公用品购买管理工作流程图 执行者 行政管理