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哈佛时间管理通则 　　一、办公促效法 　　□ 促效法 　　1．将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来 　　最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿(ADF)，即为功能之因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看着，也无所谓，可以大大的节省人力与时间。 　　可是，这种精心设计出来的功能，却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是用文书处理机打在A4的纸上，而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一，自动送稿功能(ADF)的威力，也要大大减小了，因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。 　　2．单面使用活页纸 　　从学生时代起，我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然，有时也会使用一般的笔记本。不过，从讲究效率的观点来说，活页纸是最佳选择，而且最好只使用活页纸的单面。 　　或许，这样会令人觉得太浪费，但是以单面使用每一张只记一个项目，即使随着思路起伏随手记下，事后还是能分门别类自由地调整页码，使笔记更加清楚易读。也就是说，必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用，可以免去一张张翻页的麻烦，得以顺利的进行作业。 　　3．把书架上大套书籍书背向下排置 　　百科全书类的大套书籍，可以称之为知识的宝库，平常应经常翻阅利用才是。事实上，这类书籍往往被束之高阁，无人问津。 　　把大套书籍排上书架时，都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因之一，在于难以放在普通的书架上。只要向下排置，就可以解决这个困扰。把书背向下排置时，令书底朝外并在上面写上书名，这么一来就可以随手抽取查阅，不会再有笨重、不便的感觉了。 　　4．利用百科全书的硬纸盒来收藏，可收一举两得之效 　　把百科全书排上书架时，应该一定先把硬纸盒取下来，让它“赤裸裸”地排在书架上，其理由是，事先取下硬纸盒，需要时，即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。 　　百科全书或全集之类的大套书，一套都有数十册之多，利用这些硬纸盒做“整理盒”，分门别类地收藏明信片、书信等信件资料，实在非常方便，盒子的容量又多，大小又适合放置书信、明信片，所以，按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻，自是“手到擒来”。 　　5．将经常使用的工作用语记号化、简略化 　　在处理的事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。像这样将经济使用的工作用语记号化、简略化，在交待工作的时候，可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。 　　不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可加以简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高拟稿的速度，很快就可以交给秘书去打字。　　6．将重要的剪贴资料印成B5大小 　　很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯，不过，如果以此来整理应用资料，未必是提高效率的方法。　例如，把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中，在检索的阶段上，这种办法相当不便。 　　在管理者办公室中，剪下的报纸、杂志文章一律要复印，而且利用复印机放大缩小的功能，全部统一成B5大小，这么一来，不但日后容易整理，而且检索工作也会更为轻松愉快。 　　7．在活页纸的两侧打孔 　　我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔，因为想同时对照两种资料时，可随意夹左夹右，资料自然一览无遗。单面使用法的优点是，在这种情况下，将性能发挥到极点。 　　如果有两侧打孔的活页纸，在装订归档之时，就更加方便，何乐而不为呢? 　　8．参考书籍在复印出所需资料后，要立刻归位 　　书架乱七八糟，找一本急需要的书都得花上大半天，当然会导致工作效率降低。书架要以自己的方式随时整理得有条不紊，如此工作才能顺利的进行下去。整理的要诀在于——尽快将使用过的书籍归位。 　　通常，工作前所需的资料，在一本书中顶多占两、三页左右，因此，不管搬出多少本书，应都应只把必要的章节印下来，随即把书籍放回书架上，这么一来，书架才能保持有条不紊，过后也不必为了找寻书籍，而浪费许多不必要的时间。在整理与检索上，都是非常有效率的，实在是一举两得。 　　9．编制派得上用场的“专属用书”〖HT5”，5SS〗每个月都要写相当多的稿件。写一、两张稿件，往往就需要查阅好几本参考书，在这种情况下，一本本翻阅查寻，就是有再多的时间也不够用。一般来说，专门书籍大都是厚重一大本，要在这么厚重的书中找出一小段参考资料，真如大海捞针，要浪费不少心力。 　　因此，从必用的参考文献中，事先印下认为需要的资料，编成一本“专属用书”。先将资料整理成一册，高效率地