大宗数码购作业规范.doc

大宗数码科技有限公司 采购作业规范 1、目的： 为规范，，特制定此作业2、范围： 适用3、职责： 3.1采购部： 3.2业务部： 3.3品保部：验收、记帐和发放工作4、定义： R：公司内部使用PO：采购订单，公司对外使用。5、作业内容：(经管理部确认，一般方案可否执行(确认不能执行(报经经理核准(由经理与供应商高层进行协商(达成协议(供应商紧急安排生产(供应商出货(满足我厂生产需求。 5.7.2.2 紧急采购方案的采购周期一般2~3天左右可实现到货，仅适应于本地供应商。 5.7.2.3 紧急采购方案将影响供应商的正常生产计划。除情况特殊外，不得采取紧急采购方案。 5.8 采购订单（PO）的编制 5.8.1胶片类及由油墨类管控物料的采购，必须采用本公司的《采购订单》，《采购订单》一式二份，一份由采购存档，一份由财务结算。 5.8.2零件类的采购，必须采用本公司的《采购订单》，《采购订单》一式三份，一份由采购存档，一份由财务结算，一份由仓库收货及进度跟踪。 5.8.3 采购人员根据业务部的需求，结合公司安全库存量、供应商生产周期等信息，定期拟定采购计划。 5.8.4 采购人员在确认供应商能够满足本次采购交期时制定《采购订单》，并明确供应商名称、采购单号、产品型号、物料名称、物料编码(管控物料必须要有物料编码)、规格/颜色/材质、单位、订购数量、交货时间、包装要求及品质要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、样本或其它文件，应在《采购订单》上注明所附文件的识别方式。 5.8.5已下达的《采购订单》如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供应商未正式生产前通知供应商，否则供应商有权不予接受修改内容。对供应商已生生产的订单，采购人员应牵头主导，协同相关单位共同商讨其处理对策。 5.9 采购物料的交期控制 5.9.1采购人员在《采购订单》发出后要与供应商联系，要求供应商24小时内确认交期与数量并回传盖章(或签名)确认《采购订单》，急单采购人员要将约定交期回复需求部门，在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商，跟催交期。如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明“异常原因”及“预定交货日期”，呈采购部经理核示后转送需求部门，依需求部门意见拟订处理对策。 5.9.2仓管人员应根据零件类《采购订单》提供原(物)料到料的数量与质量信息，提醒采购人员是否按交期到货的信息，以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。 5.10验收及入库 5.10.1采购人员或管理部依据《采购订单》，对胶片类及油墨类管制材料进行收货并回签供应商货单。收货签单后，供应商的送货单按规定不能直接给到仓库，由采购人员或管理部开出三联的《入库单》给仓库入库，《入库单》写明日期、物料名称、物料规格、物料编号、颜色及数量(注：特别注意供应商名称及单价等资料绝不允许出现在《入库单》上)，以便仓库管理人员能按正常流程办理入库手续。另《入库单》须写上供应商的送货单号，以便后续查找。 5.10.2仓库人员依据《采购订单》，对零件类材料进行收货并回签供应商送货单，按正常流程办理入库手续。 5.10.3仓库管理员在进货当日依《入库单》及《采购订单》对来料物资进行验证。验证内容包括：物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，合格后由品保部检验人员进行检验，公司规定3-4天为供应商入料检验时间，入料检验合格后，出具入料检验合格书，由采购、品保、使用单位及主管签名确认，OK后将入料检验合格书传真给供应商，供应商作为收款的依据(注：合作3次以上的应商可执行)。6.3纳入合格的供应商，采购人员要求供应商在空白的《厂商合作期评审表》下面进行签名或盖章确认，供应商在遭到相关部门投诉后，采购人员按要求填写《厂商合作期评审表》，由相关部门进行项目投诉并做扣分处理，依次累计，当供应商的所得分数低于60分后，将作为不合格供应商，予以淘汰。 6.4纳入合格的供应商，由采购人员登记入《物料供應商(A棟)资料一览表》中。 7．参考文件： 《大宗数码采购作业流程》 《AQL2.5与AQL4.0检验标准》 《仓库管理作业流程》 《大宗A栋财务请款作业须知》。 8. 相关记录： 《新供应商访谈记录表》 《新供应商访谈记录表附件资料》 《厂商前期评鉴表》 《供应商实地评估表》 《厂商合作期评审表》 《大宗数码来料检验报告》 《入料检验合格书 manufacturers of technical documents on the quality requirements applicable to this project. Construction quality inspection and evaluation standards issued by