巴基斯坦案管理制度-终稿.doc

档案管理制度 为规范巴基斯坦ADB-51嘎吉布鲁塔变电站项目及ADB-53德拉加齐汗变电站项目实施过程中文件和资料的管理，特制订本制度。 总? 则 在本工程实施过程中形成的各类文件和资料（含电子文档和多媒体信息资料）均应负责任地完整地完好地保存。对于工程建设中记载有关的重要活动、主要过程和现状以及具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，立卷归档。 项目部负责工程档案的组织、协调并指导设计、施工承包商的工程项目竣工档案文件的整理和编制；协调解决工程档案工作中存在的问题；督促有关单位及时做好工程阶段性归档资料的收集、整理及移交工作。 工程文件的具体归档范围同时应符合国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB /T50328-2001规范附录A的要求。 除特殊说明外，工程档案归档文本文件应为原件。工程档案文件资料应分为文本文件和电子文件两种，同步整理、编制、移交。 根据本项目的特点，项目部的档案资料管理由商务经理总负责，并分别在公司总部、巴基斯坦项目现场办公室与各施工现场指定一名人员具体负责工程档案的工作。 对文件整理、归档的其它要求，按照公司的有关规定执行。对电子文档的其它要求还可参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。 原件与复印件的掌握 施工中形成的技术文件、施工记录、质量验评等，主办人亲笔签字即为原件，移交资料中至少应有一套是原件。 验评表、检验报告、签证等文件材料均应为正本(必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的必须加盖单位公章)。 材质证件、试验报告、工程联系单、设备缺陷处理单洽商纪要、索赔文件、材料代用单等，均应原件归档。文件中如有复印件应由供货单位或使用单位在复印件上加盖质检部门印章并签字。对于多个单位工程共用的原材料合格证等资料、无法使用原件的单位工程案卷须在复印件上加盖原件出处章注明原件所在案卷。 由业主签发或反馈的工程联系单、传真、会议纪要等如为复印件须加盖原件出处章，注明原件所在单位。 热敏纸传真件不得作为原件归档，应由接收人复印后签字并加盖部门公章，视同原件。 文件资料的标识 文件资料的制定者或获得者应对文件版本状态进行标识，如用A, B, C等顺序标识或用日期来标识。文件版本升级后，旧版本文件上应加盖“作废”章。文档管理员应就此制定修改情况一览表，或更改通知单，及时通报相关部门。 电子文件 用文字处理技术形成的电子文件，及时注明文件存储格式、属性和文字处理平台。 用扫描仪等设备获得的图像电子，如果采用非标准压缩算法，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注明软硬件环境和相关数据。 由计算机多媒体技术制作的文件其中包含视频、声频两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整。电子文件制作应使用不可擦除型光盘。 电子文件归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见；如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和软件一同移交给接收单位。电子文件归档时，归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。 资料与档案的立卷方法 立卷要求 ADB-51嘎吉布鲁塔变电站及ADB-53德拉加齐汗变电站各建一个独立卷宗 各卷的立卷内容均按下列规定进行，工程档案文件分卷册、分册整理、编制；册下可分为分册，由立卷单位根据内容多少划分。 巴基斯坦项目现场办公室立卷内容见附件1。 ADB-51嘎吉布鲁塔变电站及ADB-53德拉加齐汗变电站的项目立卷内容见附件2。 北京总部立卷内容见附件3。 立卷说明 工程档案归档文件应编卷、册、分册，每卷应有总目录及分目录。册下可分为分册，由立卷人根据内容多少划分。内容少的情况下可放在一个档案盒中，但是中间应放隔页纸，文件按时间排序，倒序装订。 卷的起始号为1、2……。册的起始号为01、02……。分册的起始号为001、002……（起始号均为数字）。 卷案封面设计详见附件4。 案卷的装订 每一案卷应视文件材料的数量，采用整卷装订和按件装订两种方法。如案卷厚度超过20mm，则采用整卷装订。如案卷厚度不超过10mm，（特殊分项、分段工程）可采取按照不同的文件材料名称以件为单位装订。 档案资料的销毁 要销毁的资料档案，需要总工与项目经理共同监销，并附《资料档案销毁清册》。 项目完工后，由档案管理员会同有关人员对所有文件资料进行整理、汇总，技术资料移交给业主，其余文档需全部拿回到总部，与总部资料合卷，然后进行归档。 文件借阅 原件不得借出。外借原始文件或借阅时间较长者，档案管理员可以对该文档进行复印或者扫描。 各岗位存档的文件每季度向资料员归档一次。如需要使用归档后的文件，则按照规定的借阅程序办理借阅手续。借阅资