接待管理章制度.doc

接待管理规章制度 一、 总 则 第一条 制定目的：为更好的树立企业整体形象，规范接待工作，展示集团企业的管理风范，要求相关职员做好来宾接待工作，特制定本制度。 第二条 适应对象：党政领导及外宾、相关业务客户来访参观，各类涉外会议的来宾接待，均按本制度执行。 第三条 权责部门：运营部。 第四条 执行单位： 1、被访单位（或部门）：负责接待标准的申报（需要配合事情、事由介绍）及来宾的洽谈、陪同；涉及特殊接待活动的由人力资源部另行安排； 2、接待通知：业务部门将接待内容及时间最少要提前一天交人力资源部，经人力资源部审核同意并决定需要陪同人数后，由被访单位（或部门）发出； 3、接待安排：人力资源部负责整个接待活动指导、协调及管理，行政办公室负责车辆、参观、食宿、票务、赠品等的安排。 4、场地：接待重要贵宾要有责任人提前验收场地、检查好所有准备工作的落实、确定行车线路、明确现场指挥责任人负责履行现场调度的职能。 5、重要礼品、接待费用超标准的，由业务部门事前提出要求意见并说明事由，由人力资源部审核。 6、接待客人完毕后费用报销报人力资源部审核。由财务中心配合把关，没有表格审批一概不予报销。 7、每次重要贵宾接待完毕后，需做接待总结，并记录存在问题及如何改进，总结会议由人力资源部组织，行政办公室负责记录接待全过程并保存档案。 第五条 公司一切公关活动要体现一个目标、两个理念、三个基本原则： 1、一个目标：接待树形象，服务创品牌； 2、两个理念：以人为本、以诚待人、以质服人、以周服人；接待工作无小事； 3、三个基本原则：热情周到的原则；舒适安全的原则；勤俭节约的原则。 第六条 来宾接待分类： 1、贵宾接待：包括区党政机关正职以上领导、各类市级以上行业协会主要负责人、国内外大企业负责人、重要客户及长期合作伙伴或人力资源部确定为贵宾档次的来宾接待； 2、普通接待：一般客户及因普通业务往来或非重要身份的来宾访问接待。 二、来宾接待 第七条 接待规则： 1、来宾未到公司之前要做好接待相关准备工作：公司一切接待活动归口人力资源部统一管理，被访单位（或部门）涉及的所有接待活动，需先填写《来宾接待申请表》上报人力资源部审批，视为贵宾接待的由人力资源部安排落实接待方案，相关部门配合实施。普通接待的由被访单位（或部门）凭人力资源部审批后的《来宾接待申请表》交行政办公室，由行政办公室配合完成接待工作；普通接待如因临时来访且时间来不及，须先向人力资源部做口头汇报，取得同意后交行政办公室实施，并于当天客人离开后补办《来宾接待申请表》； 2、《来宾接待申请表》应由被访单位（或部门）向来宾咨询后详细列明以下要素： （1）、来宾姓名、单位、职务、来访事由、到访人数等； （2）、预计抵、离公司时间； 、是否需要专车专人接送、接送时间、地点、陪同人员； 、是否需要安排食宿，食宿要求标准，拟定入住酒店名称，相关费用由何方支付； （5）、是否需要预订飞机票、车船票，费用由何方支付； （6）、来宾行程具体安排，包括参观时间、地点、陪同人员； （7）、其他需要准备的事项。 3、人力资源部负责审批《来宾接待申请表》，确定接待级别并落实相关部门做好接待工作，安排接待方式、参观线路、参观地点、人员安排等事项，审议接待计划，落实各项接待工作的责任人；接待活动一经确定，各执行部门不能随意更改，若接待过程出现困难要及时沟通处理，如确需更改需报人力资源部同意； 行政办公室接到通知后应认真做好人、事、物、场地等的各项准备工作： （1）、制作接客欢迎牌；安排专车专人到机场、火车站、汽车站轮渡码头等地迎接客人； （2）、准备好各种企业相关宣传资料，如公司简介、投影设备等； （3）、做好接待场所安排，确认是否需要会议室，搞好清洁卫生、提前半小时开窗或开空调等； （4）、按要求需留影的做好照相器材的准备工作； （5）、需安排食宿的，按食宿标准预定用餐及入住酒店； （6）、需代订飞机票、车票、船票的，做好预订票务工作； （7）、需礼品的做好准备； （8）、做好茶水、水果盘、鲜花、欢迎卡等准备； （9）、其它事项。 5、被访单位（或部门）负责衔接来宾行程的安排和到达后的接送陪同，并跟踪来宾来访过程的其它接待要求，及时照会相关部门落实安排； 6、行政办公室根据《来宾接待申请表》要求，制作等离子显示屏欢迎界面、安排洽谈场地的布置和茶水、点心的准备工作。须在宿舍楼食宿的，由行政办公室负责安排行政食堂开膳和宿舍床位的布置。 第八条 接待程序： 1、接客：根据需要，司机或相关人员按约定时间提前十分钟到预定地点接客人； 2、来访：门卫向来访车辆敬礼，做好来访登记，发放贵宾卡，指挥车辆停放。重要的客人受访人须到广场迎接； 3、迎宾：接待人员起立微笑，向客人亲切问好，引导客人行径并先为客人按电梯，带