文书档案理规定.doc

文书档案管理规定 为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。 一、定义 本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。 （3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。 （4）卷内文件材料应区别不同情形进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 （5）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。 （6）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。 （7）案卷：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 （8）案卷各部分的排列格式为软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。 三、档案的保管与存放 1、根据国家档案局第8号令要求，文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年（各类文书档案保管具体期限见附件）。 2、机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。 3、处理中的文件，按照文件类别临时存放于文书人员办公室内，每季度清理一次，不得积压。 4、归档后的文档，按文档类别统一存放于档案室，注意防霉防蛀，定期检查及维护。 5、档案室内不得存放非档案物品，更不能存放易燃和腐蚀性物品，坚持“以防为主、防治结合”的原则，着重做好防火、防盗、防水、防尘、防霉、防虫、防鼠工作和库房内温、湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。 四、档案的开放利用 1、所（园）内各单位或工作人员确因工作需要借阅档案的，可借阅职能范围内的有关档案。非本职范围内的档案一般不外借，如有特殊需要，要向办公室主任说明理由，批准后方可借阅。 2、合同是文书档案的一个重要组成部分。借阅合同须报经办公室主任批准后到文书人员处办理借阅手续。 3、借阅档案（文件）须办理借阅手续，借阅期限一般不超过五天，一次借阅数量不得超过三卷（份）。 4、借阅人员应对档案的必威体育官网网址、安全和完整负责，不得带至公共场所，不得泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散，未经批准不能抄录复印，确因工作需要的，须到档案室办理相关复印手续。 5、还在必威体育官网网址期限内的密级档案（文件），概不借阅，内部人员借阅须经办公室主任批准。密件不准复制。 6、借阅的案卷原则上不许带出本单位。 7、外单位人员借阅档案，必须持单位介绍信报办公室主任批准。 二○○九年七月二十日 附: 文书档案归档范围及期限