机关照片案整理规则.ppt

机关照片档案整理规则 照片档案 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和题名三部分。 本标准规定了银盐感光材料照片和数字照片档案的整理原则和方法。 整理步骤 收集—分年度—（分类别）—排列—编号—装袋—编目—装盒 收集 照片档案的收集范围： 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象和照片。 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜故迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 其他具有保存价值的照片。 收集要求 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。(主要指数码照片） 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点（如召开全市XX会议：一般收集横幅全景、主席台、主要领导讲话、听众席等各一张） 。 底片、照片、说明应齐全。 底片与照片影像应一致。 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。数字照片以光盘、移动硬盘和照片两种方式保存。（即数码照片不需传统底片，但需要晒出照片） 照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。 收集时间 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，各档案室归档，一般不应跨年度。 依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他形态的档案一起向有关档案移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。 分年度 将照片按其形成年度分类。 分类别 将照片按问题分类。如：可按照文书档案的党群、行政、业务分类，也可分会议、视察、宣传等。 照片数量不多的单位可不分类。 照片不分保管期限，统一划分为永久保管 排列 不分类的排列方法：照片在全宗、年度内按时间先后顺序排列； 分类的排列方法：照片在全宗、年度、类别内按时间先后顺序排列。 编号 在照片背面按照片排列顺序逐张编号。 格式①：全宗号―年度―张号。 格式②：全宗号―年度―类别―张号。 如照片已过塑，则在照片背面贴纸条编号。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则留空。 年度：采用公元纪年，如“2002”。 类别：填照片档案分类方案的类别名称，如：“党群类”、“会议类”、“宣传类”等。 张号：照片排列顺序流水号，如“8”。 装袋 将照片装入照片袋，一张一袋，并逐项填写照片袋上的相关栏目。 照片袋封面设置全宗名称、全宗号、年度、类别、张号、参见号、题名（文字说明）等项目。 题名的拟写要综合运用时间、地点、事由、人物、摄影者五要素，概括揭示照片摄像所反映的全部信息。时间用年月日表示，各要素之间用分隔符号“.”分开。 如：2007年6月8日 . XXX . 视察 . 钦州港 .XXX摄 2010年9月16日至17日 . 钦州市档案业务培训班 . 在市委党校召开 . 会场全景 . XXX摄 对于照片袋放置不下的大幅照片，采用其他方式放置，原照片号不能改动。（大幅照片与普通幅面照片一起按时间顺序编张号，可用大无酸纸档案袋存放，按照片袋格式填写相应内容） 编目 照片档案应依据全宗、年度和张号顺序编制照片档案目录。 照片档案目录设置张号、题名（文字说明）、参见号、摄影者、备注等项目。 装盒 把每袋照片按张号顺序装入照片档案盒，并填写档案盒封面和盒脊相关的项目。 底片的整理 底片的排列编号 采用照片和底片合一编号法，照片号即底片号。 底片号的登录 宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂片边处，不得影响画面：也可采用其他方式（如粘接）将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。 底片袋的标注 底片放入底片袋保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方表明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方表明“K”字样。 将装有底片的底片袋放进对应的照片袋中。 数字照片存储介质（光盘、移动硬盘）的整理 分类：光盘、移动硬盘各自分类。 排列：光盘、移动硬盘按时间先后顺序排列。 编号：光盘、移动硬盘按排列先后流水编号。 光盘、移动硬盘的标注：光盘、移动硬盘各自单独存放保管，并进行标注。 盒号 起止张号 类 别 年 度 全宗号 盒脊格式 盒面格式 盒号 20 1 起止张号 类 别 年 度 2010 全宗号 28 填写示例 钦州市档案局 照片档案盒（不分类）示例 * （全宗名称） 全宗号 年度 张号 类别 参见号 （题名） （全