材料、成采购管理制度.doc

工程项目材料、成品采购管理制度 （试行） 南京柏森实业有限责任公司 2011年4月 材料、成品采购管理制度 （试行） 一、目的 为维护公司利益，使采购工作做到公开、公平、公正，保证材料、 成品的质量、成本、交货期、服务等控制目标，选择到合适的供应商，特制定采购管理制度，以规范本公司的采购行为。 二、适用范围 本制度适用于南京柏森实业有限责任公司承建的所有工程项目，在工程施工过程中，单个项目内总价十万元以上的单项材料、成品由采控部负责协助、监督统一招标采购工作；单个项目内总价一万元以上到十万元以下的单项材料、成品由项目部向本公司供应商名录中的供应商招标采购，并报采控部备案；单个项目内总价一万元以下的单项材料、成品由项目部材料员向本公司供应商名录中的供应商零星采购，并报采控部备案。 三、供应商资源开拓 1、根据公司工程施工需要，通过多种途径寻找、收集相关供应商信息，接洽相关供应商，进行前期资格预审。 2、整理供应商资料，建立《供应商名录》，以备实施采购时使用，并在后续工作中对名录进行更新、补充。 四、工作程序及内容 1、材料需求计划 A、工程管理部对项目部提交的材料计划加以审核, 明确属于总公司统一招标采购的材料、成品,并转交采控部，采控部按照材料计划的要求组织实施招标采购工作； B、属于甲供范围的材料、成品，由甲方自行采购，项目部负责采购后的验收、交接工作； C、属于甲控乙供的材料、成品，单个项目内总价十万元以上的单项材料、成品由采控部负责协助、监督统一招标采购工作；单个项目内总价一万元以上到十万元以下的单项材料、成品由项目部向本公司供应商名录中的供应商招标采购，并报采控部备案；单个项目内总价一万元以下的单项材料、成品由项目部材料员向本公司供应商名录中的供应商零星采购，并报采控部备案。 D、需供货单位制定方案，量度尺寸定制定做的成品、外加工材料半成品实际用料计划报送时，必须附上经甲方或设计单位之一和项目部相关人员确认通过的做法方案图或实样。成品、外加工材料半成品供货周期按现场具备量尺寸条件的时间算起。 E、各项目部填报的临时用料计划每月不得超过2次，超过2次的临时用料计划须由项目部经理和工程管理部经理共同审批。 2、材料采购 A、询价、比价、议价 a、采控部根据材料需求计划，及时与工程管理部、项目部沟通，明确所需求材料的品名、规格型号、颜色、数量、质量等级、需求时间等要求； b、在综合实力相对较强的供应商中选择3家以上进行资格审 查，有必要的情况下须组织工程管理部、项目部等相关部门进行考察，对供应商的综合实力、注册资金、管理、人员素质、机械设备、产品质量、规模、产能等进行综合评价； c、在符合我方要求的供应商中，至少选择３家以上单位报价，同时请其提供相关技术资料、图纸及样品给我司作确认； d、组织工程管理部、项目部对各供应商所提交的技术资料、图纸、样品进行确认，选择出技术条件符合我方要求的供应商。 e、对技术条件符合我方要求的供应商进行综合商务分析（包括品牌、价格、交货期、付款方式、服务等），组织相关部门与供应商进行商务、技术、主要合同条款谈判，从中选择性价比、付款方式、配合服务等相对最优的供应商作为合作单位。同时采控部将该单位提供的符合要求的技术资料、样品进行封存，以此作为评判其后续所交货物质量的依据。 f、采控部草拟并提交《比价议价表》报公司领导审批，以书面形式确定最终合作单位。 B、合同签定 a、与目标供应商就合同细节条款进行进一步磋商，直至双方达成一致意见。由采控部、项目部与目标供应商签定三份材料、成品采购合同，各留存一份； b、原则上单项采购金额在人民币5千元以下（含5千元）的材料，作为零星采购。 C、交货及到货验收 a、根据合同中约定的相关条款，由项目部负责跟催供应商按时 交货，以保证工程进度正常进行； b、甲供或甲控乙供的材料、成品货到工地现场后，由项目部组 织监理单位、甲方单位进行材料数量及质量的验收。验收时按有 关规范、合同约定及供应商先前所提供之合格样品、资料作为检 验依据； c、验收合格，相关单位（甲方、监理单位和项目部）共同在材 料送货单上签字认可。 3、货款结算 按照合同约定办理付款，但须明确： A、采购合同中的相关条款已按约定落实。 B、供应商所供应材料的质量、数量已经项目部、监理单位、甲方相关人员确认。 C、按合同约定应余留的产品质量保证金已经扣留。 D、随货需要提供的相关资料（包括检测报告、使用说明书、质保书等）、配件等已提供，特殊材料、成品的操作、安装培训已切实完成。 五、材料退、换货 １、原则上非产品自身质量问题的材料，不允许项目部退、换货(因我方设计变更、应甲方要求等情况造成的除外)； ２、如因我方原因（如设计变更），造成部分材料需要退、换货的，由项目部编制材料清单，经工程管理部、项