某公司办用品管理制度.doc

办公用品管理制度 目的 为对办公用品的采购、发放及使用进行有效的管理，合理配置办公资源、降低办公用品费用，特制定本制度。 适用范围 本制度适用于公司办公用品的管理。 内容 办公用品的分类 根据办公用品的价值和使用特性分为A、B、C、D四类： A类：即价值较高，并纳入固定资产管理类办公用品，指计算机，复印机，打印机，传真机，手机，大型办公家具，办公桌，办公椅，空调，书柜，微波炉，饮水机、工作服等； B类：非消耗性工具、文具类，指电话机，各式文件架（栏）、文件夹、资料袋、订书机、计算器、剪刀、钢笔、签字笔、直尺、三角板、白板、号码机、拉杆夹、档案盒、U盘、证件夹、圆头夹、小刀、电水壶、水瓶等； C类：消耗性文具类，指各种纸、笔记本、笔芯、胶水、胶带、回形针、大头针、圆珠笔、橡皮、铅笔、涂改液、钉书钉、复写纸、色带、帐芯、帐壳、印油、皮筋等； D类：即劳保用品，指手套、拖把、扫把、垃圾桶、垃圾袋、厕刷、洁厕净、洗衣粉、抹布、消毒液、脸盆、水桶、肥皂、创可贴、电池、家具护理蜡、玻璃净亮水等。 3.2 需求申请 3.2.1 B、C、D类办公用品的需求由使用者申请，经办公室审核决定是否配给。 3.2.2 A类办公用品由需求部门负责人申请，经办公室审核，总经理审批后决定是否配给。 3.3 采购 3.3.1 经审批后的需求物品，经办公室审核有库存的,办理相关领用手续后发放给需求申请者，没有库存也不能内部调配的，则需申请采购。 3.2.2 所有办公用品的采购，必须实行先申请，后采购的原则。 3.2.3 所有办公用品的采购由总经理指定专人采购（以下简称为采购员）。 3.3.4 由使用人填写《请购单》(需详细注明需采购物品名称、数量、型号、规格、特性、用途、使用日期，其他特性等须在备注栏中写明),经部门负责人审核，办公室核定，总经理批准后，采购员方可实行采购。 3.3.5 未经总经理批准，任何人不得擅自采购，否则其采购费用不予报销。特殊情况，来不及办理请购手续的，须电话请示总经理，经批准后方可采购，事后应及时办理请购手续。否则，其采购费用不予报销。 3.3.6采购办公用品时，必须由2人同去采购，采购员为第一责任人，陪同人为第二责任人。 3.3.7采购员在接到经审批后的《请购单》时，应按照《请购单》所写要求采购。保证所采购的物品满足使用要求，并在要求的使用日期前完成采购作业。 3.3.8 采购员应在所需采购物品满足使用功能的要求下尽量选择价格低的物品。 3.3.9 采购员对于日常性采购的物品，应定点采购，每次采购后将价格报办公室备案。非经常性采购的项目，必须货比三家，最终选择物美价廉的供应商。 3.3.10 严禁在采购作业中，虚报采购费用及物品价格，一经发现，公司将对责任人作辞退处理，且视为被辞退人同意放弃一切经济补偿。 3.3.11采购回来的物品应及时交办公室文员处验收入库。 3.3.12经验收不符合要求的物品，由采购人及时换货或退货。 3.3.13 办公室主任作为办公用品采购的监督者。 3.4 验收及入库 3.4.1 经采购的物品必须先验收后入库。 3.4.2 一般物品的验收人员由办公室文员及采购申请人组成。特殊物品的验收由办公室组织验收小组验收。 3.4.3验收时，要查看所采购的物品数量、型号、特性等与《请购单》所写是否相同，是否满足使用要求。 3.4.4 验收过程中发现所采购的物品不符合质量要求或申请人使用要求的，不予入库，由采购员及时办理换货或退货事宜。 3.4.5经验收合格的物品由办公室文员及出纳共同办理入库手续。 3.5 办公用品的领用 3.5.1 办公用品的领用，由使用者填写《办公用品领用单》，办公室文员审核无误后给予发放并登记所发放的办公用品。 3.5.2 每月8日前，办公室文员将统计后的《办公用品领用单》交财务一份。 3.5.3 办公室文员每3个月应对所负责的办公用品库存盘点一次。发现帐与实物数量不符应及时报办公室主任。 3.5.4 办公室文员对所管理的办公用品负责。 3.6 办公用品的使用管理 3.6.1 办公用品实行谁使用谁负责，办公室负责办公用品的使用监督工作。 3.6.2 办公室负责A类办公用品的维修工作。 3.7 其他未尽事宜按照公司相关制度执行。 《请购单》 物品名称 单位 规 格 数量 特 性 颜 色 用 途 要求到货日期 备 注 申请人 部门经理 办公室 总经理 请购单 物品名称 数 量 规 格 型 号 特 性 颜 色 用 途 要求到货日期 年 月 日 备 注 申请人 部门经理 办公室 总经理 办公用品采