某公司物管理办法暂行规定.doc

河南移动通信有限责任公司 物流管理办法暂行规定 （讨论稿） 总则 为了更好地配合MIS项目的实施，规范公司物资采购程序，加强资金的集中管理和统一调度，保证全省移动通信在业务拓展、网络建设等方面资金的及时到位和有效运作，根据国家有关财务法规，结合本公司实际情况，特制定本办法。 省公司物资采购包括统谈统签工程物资、统谈分签工程物资、备品备件、业务用品（卡品、手机等）、大宗办公用品、零星固定资产、全省生产和营帐用固定资产。省公司物流中心和综合部是相关的物资采购部门；网络部、市场部、计划建设部、数据部、网关中心、业务支援中心等是相关物资的需求计划提出部门。 由省公司统谈统签，反映在省公司的投资计划中，实际操作时由省公司统一签订合同、统一付款；由省公司统谈分签，即由省公司负责供应商选型，指定一家或几家供应商，并与指定供应商签订合同的有关服务条款及各项设备的金额上限，由分公司在指定的供应商范围内自行选定供应商及签合同，由市公司自行付款，但市公司签定的合同金额不得高于省公司规定的上限，且必须将签定的合同交省公司物流中心备案。 分公司物资采购包括规定范围内自行采购的工程物资、办公用零星固定资产、办公用品、部分市场宣传用品。物资物流专职人员负责相关采购职能工作。 应严格按照请购、采购两个环节完成物资采购管理。在合同经过谈判并经由综合部律师和相关部门汇审后，物流中心人员（市公司为物流岗人员）需根据合同内容在MIS中完成采购订单，并经由财务部和物流中心领导审批。只有通过PO审批，财务部在今后合同付款时才能正常进行。 凡金额超过15万元的采购必需签订合同，并按前款进行PO审批；未签订合同的采购，应在收到供应商发票时由采购部门依据发票在MIS中补录PO；金额超过一百万人民币的，必须通过招标决定供应商，金额超过300万元的，需要三至五家供应商的报价。卡品采购由集团公司统一招标。 采购的组织与管理 公司招投标委员会、采购委员会（附件2）负责对采购的过程进行组织和监管。根据公司有关规定，采购分为招投标和议标的形式进行。 招、投标物资采购管理 需招投标采购的物资范围已由相关文件列出。对此类物质的采购，先由需求部门写出书面报告，并报经相关领导审核批准。 技术部门负责牵头拟定技术规范书和售后服务有关要求，征求公司领导及相关部门对标书的意见，并推荐供应商和向供应商发标书。一般情况下发标的供应商不得少于3家。 技术部门牵头，会同物流、审计、财务等部门，在供应商收到标书两天后召开投标答疑会，请所有供应商对招标书相关条款进行答疑,弄清楚所有问题，并明确强调投标价为一次性最优惠价。答疑会应由双方人员签字记录。 由物流中心牵头，根据投标规定限时收集供应商投标书，通知相关部门人员适时开标，并经监督组人员复核。开标情况要有记录，参加人员要有签字。 根据项目成立技术、商务谈判小组，小组组成部门不得少于3个，每个小组人员不得少于3人（人员从公司专家库和各部门抽调）。技术和商务谈判结果要经小组人员签字。 由物流中心牵头，向公司招投标委员会汇报工作，提交技术、商务报告。由招投标委员会形成采购决议，由物流中心、财务部结合MIS系统实施采购。 议标采购的管理 需求部门提出书面申请，并经相关领导审核批准。该申请应同时在MIS中录入相应的请购单进行同步审批。 由物流中心、需求部门和相关专家及监督部门组成技术商务谈判小组。 物流中心收集相关情报，广泛询价，在此基础上邀请供应商进行竞价，确定入围供应商（至少两家以上）。 物流中心组织与入围供应商进行技术和商务双边谈判，并将结果向采购委员会汇报，由委员会最后确定供应商，并执行采购。 省公司物资采购 统谈统签工程物资采购 统谈统签、统谈分签工程物资分类参见附件1。 一般由省公司计划建设部、信息办提出固定资产投资计划，经项目领导小组批准后，实行招标采购。招标结束后，物流中心信息员根据合同草案在MIS系统录入采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。 供应商根据采购订单，以及供货要求，定期送货。工程物料采用分散接收方式，由各分公司接收货物，实物入库保管，由各分公司网络部负责。 省公司物流中心信息员确认各分公司货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。 工程物资开箱领用时，要求仓管员做好实物出入库的登记工作。 定期对实物进行盘点，确认呆坏料。将盘点结果交本部门和财务部门确认，并按有关财务规定处理。 备品备件采购 备品备件是指一次性采购，分多次领用的网络工程建设、维护用物资，如信号板、一次性大量采购的天线、电源等。 根据生产需要，由网络部申请人提出需求，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。 备品备件的采购同样以招标方式进行。但合同需要与工程合同严格区分开，备品备件作为独立