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会议高手 ——深度会谈之艺术 目录 …….前言 …….成功的会议 …….会议管理 …….与会规则 …….主席的职责与注意事项 …….如何开场、结论、使別人 愿意发言及发问的技巧 目 錄 …….倾听与记录的技巧 …….主席的工作——促动 …….会议中的问题 …….如何发言 …….报告的种类 目 录 …….论证的误导 …….感觉与事实 …….抱怨的种类及如何抱怨 …….主持会议的原则 ……. 庆祝与检讨 会议是学习型组织的修练场 ——深度会谈的艺术 会议的能力是现代人必备的团队工作能力. 一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事. 会议正是团队合作最常用的沟通协调方式. 会议 內 容 会议主题 会议目的 议程 决议 成功的会议 有效——藉蓍团队的集思广益,解决个人无法完 成或突破的问题,有效达到会议目标。 和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队有安全 感、信任感、认同感,展露个人才能。 参与——参与的人用心关注,才能让会议得到健 全发展。 效率——当一个会议成功的要素具备后,能在预 定的时间内完成开会,这就是效率。 学习——在参与开会的同时有更多学习的机会。 会议的管理 会议的成本 会议召开的时机 重要的、紧急的议题 需要集思广益的 无法私下协商的 与会的資格 了解实况的人 有权做决定的人 重大关系的人(执行者或关心此会议的人) 会议通知需知 会议名称:明确点出主题,使人一目了然(如E_MAIL主旨) 目的:应详尽说明,方便成员们做相关的资料搜集 时间 地点 议程:应包含开会预定结束时间 准备资料 与会人员 主办单位 会议通知范例 决议追踪 什么事? 什么时候完成? 什么人负责? 什么时候报告? 如何报告? 议程设计 由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。 由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。 由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。 与会规则 要守时,坚持到底 要做事前准备 针对主题主动发发言,简短扼要 对事不对人,不做人身功击 予以真诚的肯定及赞美 倾听他人发言 用积极的话代替消极发言 以探询、谦虚代替主观论断 主席注意事项 独占发言——避免冗长的发言,占用大家交流 意见的时间。 火爆浪子——要能容纳他人的发言,不可情绪 化与他人发生冲突。 优柔寡断——要思路清晰,对决议事项要果断、明确。 加入冲突——应站在中立的立场来化解冲突。 操控议程——应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。 如 何 开 场 背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍,并说明对会议的期待,以促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。 会议期待 开场举例说明 近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有70%。 因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计划。 首先将由业务部周厚坤课长为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最后由营销部门整合后提出执行方案。 本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油! 如 何 总 结 宣达决议 激励动机 评估目标达成 过程回顾 悬念事项 如何让大家愿意发言 塑造会议欢乐、和谐的气氛。 建立包容、安全的讨论环境。 保持客观,对事不对人。 不以言立人,不以言废人。 设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。 主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。 有效倾听与良好沟通。 发 问 的 技 巧 开放与封闭 空投与指定 倾听的技巧 注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪 记录的技巧 活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much. 掌握主词、动词、形容词 明确数字 运用key word 列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方向 一言以蔽之 主席的工作 发言的促动:让大家想发言,并说出想表达的意见。 工作分配的促动:鼓励大家主动认领工作,掌握成 功的