技能篇(三)会议组织.ppt

技能篇（三） 会议组织 —“舍会议，别无他途！” —“不开会，那还了得？” —“会无好会！” —“会议，会而不议，议而不决，决而不行，行而未果。” 什么是会议？ 会议，是三个或三个以上的人，为达成特定目标，循一定的规则而进行的多向面对面的沟通。 会议是一种群体沟通的方式。 会议是一种相当有用的管理工具。 使用这种管理工具的代价是极为高昂的。 群体沟通的优势 美国沟通专家Maier指出： 可以产生更多的点子和信息； 提高了团队成员之间的理解，关系更加融洽； 团队中有较高的动力和业绩水平； 消除影响问题分析和解决效率的个人偏差和盲点。 英国沟通专家Nicky Stanton指出： 能产生更多的承诺； 能产生更好的决策。 群体沟通的缺点 时间与效率； 群体压力； 专家或领导压力； 说而不做。 请你来做—— 有效会议的描述和评价； 无效会议的描述和评价； 会议的组织 会议的准备阶段 会议的进行阶段 会议的后续阶段 1、会议的准备阶段 1.评估是否需要开会? 2.明确会议目的： 信息共享 动员激励 产生创意 制定决策 同时，需要对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分类。 3.确定与会者及其角色： 与会者的构成 与会者的结构 与会者结构： 同质性和异质性的平衡 结果导向和过程导向的平衡 4.制定会议计划: 半对半法则 3/4法则 六分法则 三分法则 报告法则 议程钟法则 议程完整性法则 时间完整性法则 记录法则 5.设计会议议程: 将讨论的事务的内容; 顺序; 所讨论的事务需要的支撑材料； 不要将议程排得太紧。 2、会议的进行阶段 1. 在会议的开始，造成“我群感”。 2. 将某些能够使会议团结一致的议题放在开始和结尾。 3. 会议主席应使近期的、较易达到的目标尽快实现，这样会使与会者增加兴趣并激发信心，保证会议的顺利进行。 4. 充分利用与会者的经验与专长，使其有发表意见的机会。 5.会议主席应当在会议当中通过必要的插话、简短的小结使讨论的问题集中于某一点上。 6.会议主席的一个重要职责就是及时对会议作出总结。* 7.如果会议的目标已经达到，应尽快总结并结束会议。 8.形成会议备忘录。 会议主席的角色职责 会议主席 会议控制 过程引导 促进讨论 应付“隐秘议程” 作出决策 隐秘议程具有以下特征： 成员个体想引起别人的特别注意； 设法保护自己所代表的群体的利益； 利用会议贬低对手； 掩盖在过去错误中所表现出来的无能； 结成特别的非正式联盟，或者把会议作为个人消遣或“追求个人成就”的舞台。 会议主席的角色类型 会议主席 会议主席类型：社会领导型、决策型 会议主席职责： 社会领导型：促进讨论、会议引导、会议控制、应付隐秘议程、作出决策 决策型：作出决策、会议控制、应付隐秘议程、会议引导、促进讨论 确定会议主席的角色职责(1) 某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理和副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如“各个击破”，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。如果你是会议主席，面临这种相争不下的局面，你准备如何解决？如果最终需要你就这次会议作总结，你又如何对“市场营销”问题作总结？ 确定会议主席的角色职责(2) 某高校正在召开“中国21世纪管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法。有的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式等等。这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。如果你是这次研讨会的主席，面对这种局面，你如何应付？你又如何就研讨的问题作总结？ 一般与会者的角色职责 一般与会者 决定是否必要出席； 准备； 准时与会； 给出精确信息； 倾听； 支持他人； 公平参与； 确保责任明确，减少后续 工作。 作为会议群体成员的考虑因素 在这个群体中我是谁？扮演何种角色？其他人期望我扮演何种角色？谁将对我的行为进行评判？ 影响沟通的方式是什么？谁有可能影响？我是否可以施加影响？若可以，又如何影响？ 我个人的目标和需要是什么？它们与群体目标和需要是否一致？若不一致，我又该采取何种对策？ 会议议程（1）：原则 例行公事的项