会议管理.pdf

会议管理 讲师：蓝天 自 我 介 绍 他的名字是－－ 他来自－－现任－－ 他的个人爱好是－－ 30天内他最快乐的事是－－ 掌声鼓励 学习方法 喜悦快乐、团队合作 准时参加、分享知识 全程参与、尊重每个人的存在 积极行动、勇于发言 关闭通讯工具 严禁吸烟、保持清洁 1 第一章 会议通则 一、会议成本知多少 会议成本的计算 5人，半天，工资100元/天，200元场租 会议的成本？ 要把每一位参加会议的人都看作资源。 资源的利用应按照需要，而不是多多益 善。 二、会议的特征与功能 会议是指三个或三个以上的人(其中一个 为主持人) ，为发挥特定功能而进行的一 种面对面的多向沟通。 ①提供信息 ②汇集信息 ③解决问题 ④培育训练。 2 三、不同会议的类型 目的 信息型会议 决策型会议 股东大会 董事会 常务会 经理会 主管会 员工大会 …….. 常见的会议形式 诸葛会：献计献策，原则上让与会者自 由发言，不做批评。 辩论会：会议始终只讨论一个题目，与 会者互相提问、解答并畅所欲言。 分组讨论会：将与会者分组，讨论一定 的时间后，让各组代表发言。 1、开业典礼 做好舆论宣传工作 确定出席人员 发放请柬 安排接待工作 布置环境 程序： 3 2、剪彩仪式 剪彩用具（红色缎带、新剪刀、白色薄 纱手套、托盘、红色地毯） 剪彩人员（不超过5人） 程序： 3、签字仪式 准备好待签文本 确定好签字人员 布置签字现场 程序： 4 、新闻发布会 确定新闻发布的主题（说明性；解释性） 选定新闻发布会的时间 确定新闻发布会的地点 确定邀请记者的范围 选定发布会的主持人和发言人 准备会议资料（发言稿、问答提纲、新闻通稿、 辅助材料） 程序： 4 四、导致会议失效的因素 填写表单，分析会议失效的因素 第二章 准备会议的技巧 一、会议目标的设定 二、与会人员的选择 三、会议时间的选择； 四、会议地点的选择； 五、会议场地的布置； 六、议程的制定。 5 一、会议目标的设定 1.会议目标必须用书面列明 2.会议目标必须切合实际 3.会议目标必须具体而且可以衡量 4.会议目标所表明的必须是“应实现什 么”， 而非“应做什么” 二、与会人员的选择 1.对实现会议目标有潜在贡献的人 2.能够因参与会议而获得好处的人 3.对与会人数的控制 三、会议时间的选择 应该考虑方便与会者出席的时间 主席至少应指明会议大约会在哪一个时 间结束。 以不超过一个半小时为限 主席如果不能坚守原定时间主持会议， 则宁可另择时间开会，而不应轻易找人 代为主持 6 四、会议地点的选择 场地必须够大以便容纳与会者及视听器 材(关于形象化的说明） 必须拥有充足的照明及通风设备 必须能免于声音、电话、访客等干扰， 以防与会者分心 必须拥有包括桌椅在内的适当家具 五、会议场所的布置 解决问题的会议 培训会议里 信息传递会议 (1)切忌选择令人忽视你的存在的位置 (2)平常多观察主席在会议中的举动 (3)