使用Excel 的一些小巧门.doc

怎样使用Excel 自動保存 ?如果使用WORD，可以打开 工具—选项，在打开的对话框中上方选择“保存”选项卡，里面有一个“自动保存时间间隔ｘｘ秒钟”前面的方框中打上勾，可以选择时间。这样可以在你电脑突然断电或异常死机时避免文件丢失，在下一次打开WORD文档时恢复。但关闭时仍然需要选择保存，否则自动储存的文件将被删除。 利用顶端标题行快速设定每页打印标题 在平时工作中，经常看到有人在Excel中制表时，将表头在每一页复制一份，以便在打印时在每张表格中都有表头，这样不仅麻烦而且当每页内容多少发生变化时，还得重新调整排版。事实上这大可不必，只要在整个表格前面设置一个表头，然后将表头设置成打印标题，问题便迎刃而解。具体方法是选择文件*页面设置，然后选中工作表选项卡，点击顶端标题行输入框右边的按钮，然后在工作比标中将需要作为表头的一行或多行选中，点击确定即可。 利用”冻结窗格”增强表格的直观性 ---- 当我们在制作一个Excel表格时，如果列数较多，行数也较多时，一旦向下滚屏，则上面的标题行也跟着滚动，在处理数据时往往难以分清各列数据对应的标题，事实上利用”冻结窗格”功能可以很好地解决这一问题。具体方法是将光标定位在要冻结的标题行(可以是一行或多行)的下一行，然后选择”窗口”*”冻结窗格”即可。滚屏时，被冻结的标题行总是显示在最上面，大大增强了表格编辑的直观性。 利用条件格式将特定的数据醒目显示 ---- 在一个表格中有时我们常常想让一些零散分布的、具有一定特征的数据以不同格式显示出来，以便一目了然，易于查阅。Excel的条件格式功能可轻松地实现这一点，具体方法是先选定一块区域，然后选择格式*条件格式，在打开的窗口中输入条件，然后单击格式按钮，对满足条件的数据的显示格式(字体、边框和图案)进行设置，若要增加条件，还可按添加按钮添加下一个条件。这样在选定的区域内满足条件的数据都将以您设定的格式进行显示。 利用条件求和向导对数据按条件进行汇总 ---- 在一个表格中经常需要将表中的数据按一定的条件进行求和计算。如一个人事职称档案表，需要统计助理工程师、工程师、会计师等职称的人数各为多少。对类似问题，利用条件求和向导便可很好地解决。具体方法是选择工具*加载宏，在打开的窗口中选中条件求和向导，然后按确定按钮，调用加载宏; 选择工具*向导*条件求和，进入求和向导; 在求和向导中首先单击输入框右边的小按钮，然后在表格中直接选定包含数据的区域，再单击下一步，在求和列中选定求和数据所在列，在条件框中添加求和的条件，根据向导的步骤指定存放汇总结果的单元格，即将光标置于输入框中，直接在表格中选中相应单元格即可，最后单击完成按钮。在汇总结果单元格中将出现预期的汇总结果，且一旦设定，汇总结果单元格会随着数据变化自动汇总，一劳永逸。要取消汇总结果只需点击汇总结果单元格，将公式去掉即可。当然，熟悉函数公的用户，可直接定义单元格的公式，效果是一样的。 6.Excel中数组公式??Excel中数组公式非常有用，尤其在不能使用工作表函数直接得到结果时，数组公式显得特别重要，它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。输入数组公式首先必须选择用来存放结果的单元格区域（可以是一个单元格），在编辑栏输入公式，然后按Ctrl＋Shift＋Enter组合键锁定数组公式，Excel将在公式两边自动加上花括号“{}”。注意：不要自己键入花括号，否则，Excel认为输入的是一个正文标签。选取数组公式所占有的全部区域先选中区域中任意一个单元格，然后按下Ctrl＋/键即可。编辑或删除数组公式编辑数组公式时，须选取数组区域并且激活编辑栏，公式两边的花括号将消失，然后编辑公式，最后按Ctrl＋Shift＋Enter键。选取数组公式所占有的全部区域后，按Delete键即可删除数组公式。数组常量的使用数组公式中还可使用数组常量，但必须自己键入花括号“{}”将数组常量括起来，并且用“，”和“；”分离元素。其中“，”分离不同列的值，“；”分离不同行的值。使用不在工作表中的数组有时，公式仅占用一个单元格时也需要以数组的方式输入。其具体原则是：一个公式使用了数组，并且这个数组不在工作表上，就应该使用数组的方式输入这个公式。下面介绍两个使用数组公式的例子。1有如图所示的工作表，需分别计算各商品的销售额，可利用数组公式来实现。单元格F2中的公式为：{=SUM(IF(A2:A11=″商品1″，B2:B11＊C2:C11,0))}。这个数组公式创建了一个条件求和，若在A2:A11中出现值“商品1”，则数组公式将B2:B11和C2:C11中与其相对应的值相乘并累加，若是其他值则加零。同时，虽然数组B2:B11和C2:C11均在工作表中，但其相乘的数组B2:B11＊C2:C11