HR人士要掌握Word邮件合并操作步骤与技巧.doc

HR人士要掌握的Word邮件合并操作步骤及技巧 HR人士在日常工作如制作加薪通知单，打印工资单，这些都可以可以通过Word的邮件合来提高工作效率。在Word2010文档中完成信函、电子邮件、信封、标签或目录的邮件合并工作，会用到邮件合并操作。 以使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例，操作步骤如下： 打开Word2010文档窗口功能栏点击 “邮件”----“开始邮件合并”----“邮件合并分步向导”。 打开“邮件合并”任务窗格----“选择文档类型”---“信函”单选框----单击“下一步 正在启动文档”超链接-----选择目标路径下的Excel文件数据，并在目标数据文件打开时，选择目标标数据文件中的需要操作合并的源数据的工作表。注意只能选择一个工作表。 直到单击“下一步：撰写信函”超链接， 在信函中根据需要撰写信函内容的文字，撰写文字完成后，插入合并域，单击“下一步：预览信函”超链接，可以预览邮件合并后的结果。单击“完成并合并”---“编辑单个文档”---在打开的“合并到新文档”对话框中----可以选中“全部”、“当前记录”单选框或者指定邮件合并的范围---单击“确定”按钮，将合并的内容根据内容存成文件。再根据需要打印或者发送。  Word2010邮件合并的一些操作技巧 在生成新文档把生成的数据紧密排列？不是一页只有一条数据 在开始邮件合并里面选 目录, 就可以把生成的数据紧密排列的效果. 选择 信函 的时候是一页一条数据. 2.邮件合并，每页自定义设定选定条目的源数据 选择信函，合并成文档后，看到的是每行EXCEL中的数据占一页，如果需要设定一定数目的EXCEL源数据在一页上，把第一行的数据链接设置好，复制在一页上，再在第二记录开头“插入Word域”的“下一记录”。如下图： 3.邮件合并日期格式问题，需要按照按年-月-日显示 邮件合并后希望日期格式显示为：年-月-日，如：2012-12-25。不能按word的日期显示，用{MERGEFIELD 入职日期 \@YYYY-M-D}可以解决问题。从根源上解决此问题的办法是：更改区域选项中短日期格式，即控制面板—区域和语言选项—选择英语(美国)进行自定义—修改日期中短日期格式设：如yyyy-MM-dd 。 4.邮件合并MERGEFEILD 修改插入域的格式 修改插入域的格式：在域代码编辑状态下，修改域代码的字体大小等格式，之后在域代码中写入{MERGEFIELD name \* charformat} ５.邮件合并MERGEFEILD 修改数据源的格式： 小数 {MERGEFIELD number \# 0.00} 货币 {MERGEFIELD number \#￥###,##0.00} 电话 {MERGEFIELD phone \# ###-####-####} 日期 {MERGEFIELD date\@YYYY年MM月DD日}，备注：M必须是大写的得出结果为小写 2012年12月25日 日期{MERGEFIELD date\@EEEE年O月A日}，备注：得出结果为大写二〇〇七年十月二十九日 百分比{={MERGEFIELD number}*100 \# 0.00%} ６.含有选择条件的邮件合并 数据源：（Hiredate入职日期 必须为可识别的日期格式) 显示入职日期在1月份的人的姓名和入职日期： {if {MERGEFIELD Hiredate \@ MMMM}=January {MERGEFIELD Name} {MERGEFIELD Hiredate}} {if {MERGEFIELD Hiredate \@ MMMM}=4 {MERGEFIELD Name} {MERGEFIELD Hiredate}} ７.邮件合并操作的一些快捷键 Alt+F9 ---- 域代码编辑快速切换 Ctrl+F9 ----快速插入域，需写入域代码，域代码修改后，点预览下一条记录 ８.邮件合并操作域代码中0和#的区别 域代码中0和#的区别： 0不足位补0，#不足位补空格 Annie Li 总结 癸巳正月 天津