如何开好会——会议沟通.ppt

如何开好会 ——谈谈开会的沟通技巧 开篇语 身为管理人员，相信大家对开会已是身经百战了。不管是参加会议还是主持会议，我们都已有不少经验了。 那么如何才能使会议高效，当然是效率高，又有效，有没有需要把握的技巧和方法呢？ 让我们一起来讨论讨论，把经验加以总结，如果有些建议对您有参考价值，那就太开心了！ 让我们为举行高效会议而努力。 我们的建议是： 基本概念 会议的类型 特定主题的讨论型会议 善于引出意见，集思广益 善于整理意见，归纳集中 始终把握会议主题和气氛 传达信息的传达型会议 充分准备，把握传达贯彻的主要精神 狠抓落实，限定时点强调执行力 达成共识的共识型会议 把握精神，转变观念，求同存异，统一思想 形成决议，共同执行，明确责任，检查监督 处理重点工作和检查计划的例行会议 准备充分，突出重点，检查计划的完成情况，强调计划的严肃性； 对遇到的问题，下级表达要简单明了，上级要给予指导和必要的支持； 主持人要控制好会议议程和节奏，议而不散； 一个单元若有多人参加会议，一定要各有重点，合理分工，不要重复； 善于总结经验，推动全盘工作。应用批评和表扬引导会议气氛大家的工作作风和工作方式； 按时开会，一般不延长会议。 解决问题的专项会议 兼听则明，偏听则暗，找出解决问题的关键； 把握全局，善于协调，控制好会议气氛和时间，尽量避免对立各方陷于僵局，最好别“熬会”； 对明确的事情敢于拍板，明确责任和任务，限时解决； 对一时难以解决的问题，不要焦急，条件允许时不妨“议而不决”，会后或请示上级或加强调查研究和沟通协调，另行解决； 与会人员一定要做好记录，注意会议议程，不要轻易节外生枝； 善于面对不同意见； 重要的会议一般应形成会议纪要或备忘录。 双边会谈或多边会谈 会前各方已充分准备并确定议题； 会谈的特点是：各方往往都有需要弥和的重大分歧； 围绕目标充分表达观点立场，随时注意调节会谈气氛； 充分运用谈判技巧； 各方应有明确的主谈人，其他与会人员不要轻易插话； 会前要设定己方的底线和目标，己方人员会前应十分清楚明了，既有原则，又有灵活性； 遇到困难不轻言放弃，要善于找共同点，运用智慧，实现共赢； 沉住气，尽可能不要谈崩，说话要留有回旋余地。 会议准备 确定会议的主题； 确定是否有必要开会； 确定与会人员和大会发言人员； 进行必要的资料准备； 加强会前沟通或必要的通气，营造良好的会议气氛； 确定会议时间、地点，需要时准备座位表，牌； 准备会议用具，如投影仪、音响设备等。 会议议程 会议议程和议题对成功举行高效会议是极为重要的，务必引起充分的重视，做好做细，对重要会议必要时可先开预备会议。 主要内容有： 确定会议预定时间； 会议议程进度表； 确定会议期望达成的目标和主要议题； 提出大会主席团推荐名单或其他候选名单； 会议通知 会议通知是重要的会议前期工作，对会议是否成功高效影响重大，其目的是让与会人员作好充分的思想准备和相关资料准备，提高会议的效率。 主要内容： 通知与会人员开会的时间、地点、议题、会议目标、会议类型和会议要求； 通知大会主持人、发言人员和书面发言人员做好相应准备； 会议通知可分为书面通知、口头通知、张榜通知和网络通知； 例会除延期、改期外，不再另行通知 主持会议 如何导入 宣布会议开始，阐明议题； 说明议题的重要性，宣布会议纪律和要求； 说明会议期望达到的目标； 宣布会议议程和会议要求； 引出发言 指名发言（可同时提醒下一位发言者作准备）； 交替发问（如询问甲对乙提出的问题有何看法）； 以全员为对象发问； 对发言者适当加以回应或鼓励，避免冷场； 要特别注意，千万别主持人全场一言堂，其余人默默无声； 原则上一次只讨论一个议题，循序渐进。 主持会议 会议气氛的类型： 严肃，认真，庄重； 激烈，紧张，冷静； 热烈，昂扬； 轻松，活跃； 合作，友好。 会议气氛的调节： 熟练运用沟通协调技巧，幽默是很好的润滑剂，恰当的回应、鼓励能调动与会者的积极性； 主持人不但要会说，还要会问，更要善于听。 主持会议 整理意见： 适时整理归纳大家提出的意见； 删除一些离题的意见； 删除目前没有能力做到的意见； 评估各个意见的优缺点， 评估意见能否达到议题的目的。 主持会议 形成决议： 在归纳意见的基础上，作出结论，形成决议； 对每项决议，确定目标，下达任务，明确措施和责任，限定时点； 必要时有签发会议纪要或备忘录。 会议决议的实施和追踪检查 确定负责会议决议的追踪责任单位和人； 明确目标和评估实施结果的标准和时点； 会议成功的要件 成功会议的五大要素： 议题要和与会的人有关； 选择适当的人出席会议； 适当的人，指他对议题有决定权或话语权，在职务上有权力和义务执行会议的决定。 会前要有充分的准备； 与会人员要有正确的开会态度； 准时出席会议； 会前