第四章 工作说明书编写.ppt

第四章 工作说明书的编写 工作说明书的构成 工作描述的含义 工作描述的主要内容 任职资格的含义 “显性”任职资格的主要内容 “隐形”任职资格的主要内容 4.1 工作描述的编写 工作描述是对工作本身的内涵和外延加以规范的描述性文件。 核心内容：工作标识、工作概要、工作职责、工作关系。 选择性内容：工作权限、履行程序、工作范围、职责的量化信息、工作条件、工作负荷、工作特点与工作领域。 1、工作标识 工作标识，是用以区别该工作与组织中其他工作的。 工作基本信息：工作名称、工作代码、所在部门、直接上级、任职者姓名、职位薪点等。 工作分析基本信息：工作分析的时间、工作说明书的有效期和工作分析人员姓名或代码。 工作名称，一组在重要职责上相同的职位总称。 注意： 工作名称要较准确的反映其主要工作职责。 工作名称应该美化。 工作名称要沿用通行的做法。 例如：限定词 + 名词 如：人力资源部经理 财务部经理 行政部文员 2、工作概要 工作概要，是对工作内容的简要概括，通常是一句话，对工作的内容和目的进行归纳。 （1）工作概要中的动词。一般用动词开头来描述最主要的工作任务、并且只需要包括最关键的工作任务即可。 （2）工作概要的规范写法。 工作行动+工作对象+工作目的 工作依据+工作行动+工作对象+工作目的 例如：销售经理的工作概要为：“根据公司的销售战略，利用和调动销售资源，管理销售过程、销售组织、关系、开拓和维护市场，以促进公司经营目标和销售目标的实现。” 3、工作职责 工作职责，就是指任职者所从事的工作在组织中承担的责任，所需要完成的工作内容及其要求。 特点：成果导向性 完备性 稳定性 独立性 系统性 工作职责的梳理 (1)基于战略的职责分解： 确定职位的目的 分解关键成果领域 确定职责目标 正确选择表达职责目标的用词 确定达成职责目标的行动 形成初步的职责描述 （2）基于流程的职责分析 理顺职位内部各项职责之间的逻辑关系。（并列型、流程型、网络型、混合型） 寻找职位的流程入口与出口。 去除重叠职责，填补真空职责，理顺错位职责。 明确职位角色，进行规范描述。 工作职责的描述 （1）工作职责描述的书写规则： 采用规范的书写格式 尽量避免采用模糊性的动词和数量词 尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语 尤其尽量避免采用管理学专业的冷僻术语 （2）工作职责描述的书写格式： 行动或角色（动词）+具体对象+职责目标（成果） （3）常用动词表： 在职位说明书中常用的动词有130多个，例如： 决策性质：批准、授权、监控、确定、领导、计划…… 管理性质：组织、衡量、达到、实施、改善、规范…… 支持性质：建议、提议、支持、预测、分析、评估…… 基本用词：检查、收集、发放、提交、处理、操作…… （4）工作职责的书写次序 工作职责的定量化信息 （1）职责的定量信息的分类。 描述性的数据：主要用于工作分配、资源分配和时间管理。 评价性的数据：主要用于工作评价与薪酬决策、关键职责识别与绩效评价、培训和开发 （2）职责的定量化信息的表达方式。 各项职责所花费时间的百分比 各项职责的重要性排序 各项职责的复杂程度 4、工作关系 工作关系是指某一职位在正常的工作情况下，主要与组织内部哪些部门和哪些职位发生工作关系，以及需要与组织外部哪些部门和人员发生关系。 工作描述中的工作关系主要包括两部分： （1）该职位在组织中的位置。 （2）任职者在工作中形成的关系。 5、工作权限 工作权限，是指根据该职位的工作目标与工作职责，组织赋予该职位的决策范围、层级与控制力度，该项目主要应用于管理人员的工作描述和职位评价，以确定职位对组织的影响大小和过失损害程度；另外，通过在工作说明书中对该职位拥有的工作权限的明确表达，可以进一步强化组织的规范化，提升任职者的职业化意识，并有助于其职业化能力的培养。 工作权限与组织分权的关系 工作权限的划分绝非简单地通过工作职责分析来完成，而必须依靠系统性的组织安排，在纵向上根据职能定位与管理人员的职业化水平，在横向上根据组织业务流程的分解，同时考虑到组织内部的信息沟通，资源共享，风险风散，责任分担等若干因素进行系统性的分权，形成分层分类的“分权手册” 工作