【培训工具】职场常用EXCEL基本版.ppt

数据的自动计算与排序 Excel 具备了数据库的一些特点,可以把工作表中的数据做成一个类似数据库的数据清单,数据清单中可以使用（记录单）命令实现行的增加,修改,删除与查找等操作。 A.数据的自动计算 利用此功能,我们可以进行包括求平均值、求和、求最大值、求最小值、计数等在内的数值计算。而自动求和的计算最为简单。其操作步骤如下： 选中要进行计算的区域; 单击常用工具栏中的 [Auto sum]按钮,则下一单元格中将出现计算的结果。 数据的自动计算与排序(续1) 如果要自动求平均值,就可按下面的操作进行： 选中要进行计算的区域 在状态栏中单击鼠标右键,弹出如图所示的快捷键菜单。 单击[Average]命令,则在状态栏中就会出现求均值的结果。 数据的自动计算与排序(续2) B. 数据的排序 排序是根据某一指定的数据的顺序重新对行的位置进行调整,操作步骤如下： 1）单击某一字段名。 2）单击工具栏的 升序按钮或 降序按钮,则整个数据库该列被排序。 3）单击[Data]菜单中的[sort]命令,弹出[sort]对话框如图所示。 数据的自动计算与排序(续3) 4) 在[sort by]下面的编缉框中,选出需排序的关键字,单击[Ascending]或[Descending]单选框,再次单击[OK]按钮,即可完成排序。 如果排序的是文本区域,那么它们的排序就是按第一个字的拼音字母的升序或降序来排列。 数据的筛选 自动筛选 高级筛选 第一步: 建立条件区域; 第一行条件区域输入列标签。 说明: 请确保在条件区域与数据清单之间至少留了一个空白行,不能连接。 其他行条件区域输入筛选条件。 说明: 1.单列上具有多个条件: 如果对于某一列具有两个或多个筛选条件，那么可直接在各行中从上到下依次键入各个条件; 2.多列上具有单个条件 若要在两列或多列中查找满足单个条件的数据，请在条件区域的同一行中输入所有条件; 3.某一列或另一列上具有单个条件 若要找到满足一列条件或另一列条件的数据，请在条件区域的不同行中输入条件; 未完 下页续 数据的筛选 高级筛选 第一步: 建立条件区域; 输入筛选条件: 4.两列上具有两组条件之一 若要找到满足两组条件（每一组条件都包含针对多列的条件）之一的数据行，请在各行中键入条件 5.一列有两组以上条件 若要找到满足两组以上条件的行，请用相同的列标包括多列。 条件：所指定的限制查询或筛选的结果集中包含哪些记录的条件。 数据的筛选 第二步：选定需要筛选的数据清单中任一单元格； 第三步：选择菜单”Data / Filter / Advanced Filter” 第四步：在“条件区域”编辑框中，输入条件区域的引用，并包括条件标志。 第五步：若要更改筛选数据的方式，可更改条件区域中的值，并再次筛选数据。 注：如果需要将筛选结果放到另一位置，请选择”Copy to another Location” 数据的筛选 请使用 若要查找 ?（问号） 任何单个字符 例如，sm?th 查找“smith”和“smyth” *（星号） 任何字符数 例如，*east 查找“Northeast”和“Southeast” ~（波形符）后跟 ?、* 或 ~ 问号、星号或波形符 例如，“fy91~?”将会查找“fy91?” 通配符 以下通配符可作为筛选以及查找和替换内容时的比较条件?: 分类汇总 分类汇总的概述 分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法. Data/ Subtotal 分类汇总 确保要进行分类汇总的数据为下列格式：第一行的每一列都有标志，并且同一列中应包含相似的数据，在区域中没有空行或空列。 单击要分类汇总的列中的单元格。在上面的示例中，应单击“运动”列（列 B）中的单元格。 单击“升序排序” 或“降序排序”。 在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。 在“分类字段”框中，单击要分类汇总的列。在上面示例中，应单击“运动”列。 在“汇总方式”框中，单击所需的用于计算分类汇总的汇总函数。 在“选定汇总项”框中，选中包含了要进行分类汇总的数值的每一列的复选框。在上面的示例中，应选中“销售”列。 要分类汇总的列 分类汇总 步骤: 分类汇总 如果想在每个分类汇总后有一个自动分页符，请选中“每组数据分页”复选框。 如果希望分类汇总结果出现在分类汇总的行的上方，而不是在行的下方，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。 单击“确定”。 注释 可再次使用“分类汇总”命令来添加多个具有不同汇总函数的分类汇总。若要防止覆盖已存在的分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。 要分类汇总的列 分类汇总 分类汇